2004年から、当社では個々に運用していた基幹系システムを統合するERPシステムを新たに導入することになりました。この時、使用しているPCの台数やOS、CPUなどの仕様が、ERPシステムに対応できるかどうか確認が必要になりました。全国に設けられた工事事務所は300ヵ所にも及びます。工事に合わせて数ヶ月から数年の期間で事務所を開設・閉鎖します。このため正確なPCの仕様を個別かつ継続的に監視することは困難と判断し、PCの仕様を遠隔から自動収集できるツールを探すことになりました。 当時、IT資産管理ツールは市場に数多く出回っていましたが、当社の工事事務所では、インターネット回線を利用してERPシステムを運用していたため、インターネット回線に対応するツールを探すことに苦労しました。ここで見つけたのが AssetView PLATINUM の前身となる AssetView HYPER でした。他の多くのツールはEthernetなど社内LANの使用のみを想定したツールとなっていましたが、AssetView HYPER は、社内LANとインターネット回線の使用を想定している当時では唯一のツールでした。このツールのおかげで、当社は工事事務所のPC の仕様を遠隔地から容易に自動収集することができました。また同時に、ERPシステムのクライアントとして個々のPCを利用するためには、セキュリティを保つVPNソフトの導入も必要になり、ライセンス管理にも活用できることを期待して、まとめて1,000ライセンスを調達することにしました。

当社は、自社独自の資産管理システムを構築し、IT資産やオフィス備品など全資産を管理していましたが、その情報収集はあくまで紙伝票による運用としており、担当者がシステムから出力した紙伝票を配布・回収して最新情報をシステムに入力していました。この作業には時間がかかり、精度にバラツキがあるなど、時に大変な作業負荷がかかっていました。 業務効率化の一環として、資産管理業務の効率化が検討されるなかPC管理においても、手作業による情報収集の在り方が課題として指摘されました。全てのPCを誰が使っているのかを効率的に把握する手段を求めて、情報システム部を中心としたワーキンググループで検討を開始しました。ここで注目したのが AssetView HYPER からバージョンアップされていた AssetView PLATINUM のアンケート機能でした。 この機能の特長は、個々のPCにアンケートを送信し、PCの使用者が必要情報を入力し返信してもらえることです。

2010年7月から AssetView PLATINUM のアンケート機能を利用して全てのPCの使用者を確認しています。 四半期ごとに各PCの画面にPCの管理番号と使用者入力欄が表示され、その入力欄に社員番号を入力してもらうだけの簡単な操作をしてもらいます。入力されたデータは、自社のPC管理システムのデータベースに取り込み、更新しています。この際、使用者が入力した社員番号が適切かどうかを人事データベースと付き合わせ、実在しないあるいは退社した社員の番号が入力されていた場合は再入力を促して、正確な使用者の把握に努めています。また、ファイルサーバーのように特定の使用者を持たないPCもありますが、この場合は管理者に回答を促しています。 自社のPC管理システムに転送しているIT資産管理情報は、AssetView PLATINUM のデータベースに格納されているデータを転用していますが、同システムの構築の際に、データベース構造をオープンにしてもらうことで、必要なデータが抽出できるようになりました。当社では、AssetView PLATINUM とハンモックの柔軟性を高く評価しています。

棚卸し作業の大幅な省力化と精度向上を実現できました。また、使用していないPCを発見することで、PC資産を効率的に運用することもできました。 PCは年々古くなっていき、業務に支障をきたすようなレベルになる前に買い替えなければなりません。ERPシステムもバージョンアップすれば、求められるパフォーマンスが向上して、クライアントPCの買い替えが必要となります。そのような場合に収集したインベントリ情報を使ってPCの廃棄と購入計画を迅速に立案することができます。AssetView PLATINUM により投資コストの最適化が図れています。 また、ソフトウェアベンダーに対するソフトウェアライセンスの管理にも役立てています。これまでの手作業による情報収集は困難でしたが、AssetView PLATINUM でライセンス情報を収集して管理しています。 AssetView PLATINUM は、当初1,000ライセンスで利用していましたが、今では全てのPCに導入したため、3,000ライセンスで利用しています。

工事は、ジョイントベンチャーで受注するケースがあり、1つの工事事務所が複数の会社で構成されることもあります。その場合でも構成会社の方にERP端末を解放してデータ入力などをお願いしています。しかし、一定のセキュリティを確保しなければならないことから、AssetView PLATINUM M のPC操作ログ管理を現在50ライセンスほど調達して試験利用しています。また現在社内で利用しているウェブシステムはInternet Explorerのバージョンを固定する必要があり、使用者が個々にInternet Explorerの自動バージョンアップ機能を停止するプログラムをクライアントPCにインストールしています。この作業の自動化に AssetView PLATINUM D のアプリケーション配布機能が活用できるのではないかと考えています。 最後に、ハンモックの迅速な対応が良いですね。問い合わせに対する回答が早くて満足しています。今後も、当社からの要望への迅速で確実な対応を期待しています。