導入の背景

自社開発のツールが古くなったため、 名刺管理からSFA、MAまでシステムを一気に導入へ

「もともとは社内で作ったツールを使っていましたが、古くなっていたため、見積系や業務系などは新たにツールを入れました。社内にはSFAを強化したい、MAを強化したいなどのニーズもあったのですが、それらに関しては対応できていませんでした」
櫻本氏は今回の導入の背景について、こう語りました。
社内開発のツールのSFA機能は簡易的なもので、商談の数や見積の数などをカウントすることはできたのですが、営業活動の内容までは把握できませんでした。
さらに名刺管理は手入力。営業が自ら入力しなければならないことも多く、案件化に至らないお客様の名刺などは入力されることなく、引き出しの奥にしまわれがちでした。また、MAは別のツールを導入していたものの、顧客管理やSFAと連動しておらず、営業とマーケティングが分断された状態でした。
営業を管理する立場の今泉氏は
「名刺管理と共に、営業の行動が可視化されることが大事でした」
商談数だけでなく、新規の企業にどのくらい訪問しているか、既存の企業にはどれだけ訪ねているかなど、営業活動の具体的な内容を把握したいと考えていました。また、杉山氏は営業活動と連携できるMAツールを求めていました。

選択の理由

名刺管理・SFA・MAの連携や、コストパフォーマンスの良さから、 全員一致でホットプロファイルを選択。

「4社のツールに絞り込んで検討しましたが、全員一致でホットプロファイルを選びました」 今泉氏は、最終決定の際は全員の意見が一致したと言います。そして「ホットプロファイルは名刺管理からSFA、MAまで一気通貫で使えて、費用対効果が最適でした。機能が全て揃っていた訳ではありませんでしたが、今の弊社のフェーズ、やり方には最もマッチしていました」 と、ご自身がホットプロファイルを推した理由を語りました。

インターフェースのわかりやすさ、 スマホアプリの充実も選択を後押し

「名刺管理、SFA、MAをバラバラに入れると、それぞれ費用もかかりますし、管理も大変です。ホットプロファイルは求めていた機能をすべて持っていて、１つのツールで完結するのでシステム管理が楽ですし、コスト面もよかったですね。インターフェースもとっつきやすいので、スムーズに導入できそうだと思いました。自社開発のツールはブラウザベースで、名刺を見ることなどはできませんでしたから、ホットプロファイルのスマホアプリがある点も魅力に感じました」
3人の中でも最も強くホットプロファイルを推したという櫻本氏は、システム担当の立場から、選択の理由をこう語りました。

１つのプラットフォームで営業とマーケが連動できることが魅力

「MAを別に入れる予定はなく、名刺管理、SFAと共にMA機能も併せ持つものが求められていました。しかし、4社のツールの中に、求める機能を網羅するツールがありませんでした。ホットプロファイルはそれらの機能が充実していて、最も費用対効果がありそうだと感じました。今までは分断されていた営業とマーケティングが、全く同じプラットフォームの中で見られる点が、とても良いと思いました。」
と、マーケティングを担当する杉山氏はホットプロファイルに惹かれた理由を語りました。

導入効果

ホットプロファイルの導入でリード数が倍に！ 今は週に100件ずつ増加中

「これまで引き出しの奥で眠っていた名刺も多かったので、最初に名刺を全部入れると、一旦はリードが倍になりました」
杉山氏はそう話した上で、ただし、古い名刺も多かったため、メールマガジンを送ってそれに対する反応があったところをアクティブなリードとして絞り込むと、単純に倍になった訳ではなかったことを付け加えました。
「現在は週に100件くらいずつリードが増えています。セミナーの開催後も、これまでは名刺入力を業者に頼んだりして別途費用がかかっていましたが、今は私がスキャンするだけで済むので、コストも削減され、楽になりました」

営業は日々の活動に大いに活用、便利さを実感

「ホットプロファイルを導入してから、営業は日々の活動に大いに活用しています。新しいシステムを入れると、多くの場合は不満が出てくるものなのに、今回のホットプロファイル導入に関しては、それがありませんでした」
今泉氏は、営業がホットプロファイルを活用している例をいくつもあげました。出先で名刺がすぐに見られることや、行動が可視化されたことなども営業現場で歓迎されています。訪問先に早めに出かけ、時間調整のためにカフェなどを探す際には「近くの施設」機能がよく使われています。企業ニュースが届く機能も、アイスブレイクに使えると好評です。

営業の動きが互いに見えるようになり、 営業は他者と自身を比べて切磋琢磨

「導入前は売上だけはグラフにしていましたが、細かな行動までは把握できていませんでした。しかしホットプロファイル導入後は、営業の動きが詳しく見えるようになりました」
今泉氏によれば、ホットプロファイルの報告機能で項目を細かく設定することにより、商談数はもちろん、新規の企業や既存の企業にどれだけ訪問しているか、同行はどれくらいなのかなど、行動を細かく把握できるようにしました。
商談数などが評価制度につながっているため、各営業担当者はしっかりと活動を報告しています。
「商談数などはリアルタイムに、全員がランキングとして見ることができます。商談に行かず、見積書も提出せず、売上も上がってない...、３つとも平均を下回っていたら、営業活動として成り立っていないことになります。たとえ案件が重なって商談に行けなくても、見積を提出し続けていれば売上に繋がっているはずです。他の人のランキングを見ることで、自分には何が足りないのかを気づけるようになりました」

営業活動の社内共有化により、 行き詰った案件には皆でアドバイス

「商談の報告は自動的に連動して、すべて社内チャットに流れて来るようにしています。商談報告を全員に公開しているんですよ」  
櫻本氏によれば、商談報告の共有化により、担当者は直属の上長だけでなく、様々な人からアドバイスをもらうことができるようになったそうです。この仕組みは営業以外の部署にとっても有益です。
杉山氏は「マーケティング部門の人間は、普段お客様と接していません。この社内チャットに流れて来る商談報告により、お客様の課題や悩みを知ることができるようになりました。」

顧客に対する営業活動や顧客の動きの把握により、 適切なマーケティング活動が可能に

「マーケティングの仕事は、営業が担当していない部分をフォローすることです。ホットプロファイル導入後は、営業がどの顧客とどれくらい接触しているか、あるいは接触していないかが把握できるようになりました。メルマガ配信の際には、営業報告の項目から、お客様のフェーズがPR段階なのか、受注直前なのかなど、情報を引っ張ってきてリスト化して、それぞれの状況に適したメールを送っています」
杉山氏はホットプロファイル導入により、最適なマーケティングが可能になったと言います。Web閲覧履歴を見ることができる機能も便利に感じています。

今後の展開

MA機能を有効利用してより良い営業活動、 マーケティング活動を

「今はまだ、顧客のランクづけを売上などと連携できていません。営業活動でありがちなのが、数多く訪問しているのに売上が上がらず、調べてみたら、顧客が弊社のサービスとマッチしていなかったというケースです。今後はそれらのデータの連携により、弊社とマッチしている顧客に営業活動を集中できるようにしていきたいですね」
今泉氏は今後のホットプロファイルの活用について、こう語りました。
そして杉山氏も
「今はWeb閲覧している顧客の情報を営業が見ることができる状態ではあるのですが、実際には見られていません。そのあたりを活用してもらえるように、適切な情報をピックアップして通知するなどを行っていきたいですね」
と言います。営業が訪問するリードが尽きてしまい、新たなリードを掘り起こす際の優先順位をつけるといったことなどもしていきたいと考えています。顧客が何に対して興味があるのかによってタグをつけ、メールも課題やソリューション別に内容を分け、タグでピックアップした顧客に最適なメールを送るようにしていくことも計画しています。
導入してまだ2ヶ月少々ですが、今後の活用の可能性が具体的に思い描かれています。