気軽に携帯でき、場所を問わず使いやすいスマートフォンの普及は、現代のワークスタイルに多くの変化をもたらしています。その影響は名刺管理においても例外ではなく、無料・有料、また個人向けから企業向けまでさまざまなタイプの名刺管理アプリが提供されていますが、ビジネスにおける名刺管理の重要性を考えた時、十分な機能を備えているとは言えないものも多くあります。企業の資産である顧客情報を、安全かつ効率的に管理するのに適したアプリについて考えてみましょう。

名刺管理の最大の負担「情報登録」は正確さに不満が

無料のものや個人向けを謳うアプリは、低コストで利用できる点がメリットですが、情報の読み込みに関する機能は十分とは言えないという側面があります。

たとえば名刺をカメラで撮影した画像の状態のままで保存するタイプのアプリの場合、名刺データの検索性は低く、顧客情報を効率的に活用できる環境とは言い難いでしょう。OCRに対応した無料アプリもありますが、社名や住所などの配置が一定とは限らない各社の名刺すべてを正確に読み込むことは難しく、手入力による修正という多大な手間が生じてしまいます。

ビジネスの情報保護には適さない機能もある

無料や個人向けのアプリを使う場合、情報の活用の範囲や方法にも注意が必要です。たとえば、アプリ内の情報がスマホの電話帳にある情報とつながる、スマホで利用しているソーシャルネットワークサービスと連携できるなどの機能を持つアプリの場合、ビジネス上の人脈がプライベートの知人に意図せずに知られてしまうといった事態も起きかねません。便利な反面、大きなリスクもある機能です

また、個人向けや無料のアプリと企業向けのアプリの大きな違いの一つに、情報の消失や漏洩リスクへの対策のレベルがあります。情報管理への意識が高まる昨今、情報へのセキュリティ対策は企業の信頼度に影響する重要な課題です。

企業向けならではの性能で、作業効率とセキュリティの課題を解決！

前述した作業の負担やセキュリティの課題を解決するための機能を備えているのが、ビジネスでの利用に特化した企業向けアプリです。

たとえば情報の登録であれば、スマホのカメラで名刺を撮影して送信するだけでオペレーターによる正確な登録が素早く行われる、また安全なクラウドサーバーに保管することでセキュリティや顧客データの活用のしやすさを強化するなど、使い勝手、安全面ともに充実が図られています。

作業効率、情報保護どちらの観点でも、ビジネスにおける名刺管理は企業向けに作られたアプリを組織として利用するのが最善の策と言えるでしょう。