営業担当者が引き出しの中に溜めてしまいがちな名刺を100%データ化し、マーケティング活動に活かすことで大きなコストメリットを得ることができます。マーケティング活動用の見込み客データ（リード）の獲得コストに換算すると明らかです。

◆BtoBビジネス企業 A社の例：
・有料Web媒体やリスティング広告を用いた新規リード獲得コスト：1件あたり15,000円
・1人の営業担当者が1ヶ月で新規獲得する枚数：平均10枚
・20人の営業担当者が1年間で新規獲得する枚数：2,400枚
⇒ 2,400枚（年間獲得）×15,000円（新規リード獲得コスト）＝36,000,000円

回収し、100%データ化することで、非常に大きなコストメリットがあると言えます。またデータ化しないことで、多大なマーケティングコストの損失が発生しているとも言えます。営業活動の利便性向上のみならず、効率的なマーケティング活動への投資のためにもデータ化をお勧めします。

紙で作られている名刺をデータ化する目的にはどのようなものがあるでしょうか。個人レベルや組織レベルで異なる利用目的や最適なデータ化手法について考えてみましょう。

◆データ化する目的と必要となること

1. 住所録・連絡先リストとして使う
   営業担当者が得意顧客と連絡を取り合う上で、自身の携帯電話やメールソフトに顧客情報としてデータを登録し利用します。この場合”自分が分かれば良い”という個人的な範囲でデータを活用することが多いかと思われますが、そのデータを用いて一斉に得意顧客へ年賀状を送るなどの場合は注意が必要です。個人でメール送信や電話をかける場合はメールアドレスや電話番号が正確であれば良いことが大半ですが、組織的な利用において、例えば郵送物に利用する場合は会社名、部署、住所、氏名、役職など、多数の項目にわたりデータの正確性が求められることとなります。
2. 社内システムの顧客マスタとして使う
   CRMや基幹システムなどの顧客マスタとして利用するために、名刺データを取り込みます。この場合も会社名や部署など、正確なデータの登録が必要です。さらにデータはさまざまなシステムや情報と連動することが考えられるため、データの更新や履歴を管理することが必要となります。
3. マーケティング活動用のリード（見込み客）データとして活用する
   新規顧客開拓などのアプローチ活動を行うために名刺データを利用します。DMなどの郵送や一斉メール配信にあたり、データが正確であることが大前提となります。またデータに重複があってはいけません。複数の名刺や入手した顧客データより、同一人物を一意のデータとして集約して管理できなければマーケティング活動での利用は困難です。しかし、手作業で重複データをチェックしたり、マージ処理を行うことは非常に労力がかかります。

◆データ化する手法

名刺をデータ化するにはいくつかの方法があります。

1. 手入力
   Excelリストなどへ手作業で1件1件入力を行いリスト化するという作業を誰もが一度は経験しているのではないでしょうか。当然のことながら時間がかかり、また多くの間違いやミスが発生してしまいます。面倒であるがゆえに本当に必要な名刺しか入力しなくなってしまいます。
2. OCRソフトを使う
   名刺をスキャン、または撮影をするだけでOCR処理を行いデータ化するソフトウェアがあります。とてもかんたんですがOCRの精度は100％ではないため必ず間違いが発生します。その結果、人の手で修正を行う必要がありますが、その作業が面倒であるため継続できず、正確なデータの蓄積は困難です。
3. 入力代行業者に委託する
   入力作業を専門とした業者へ紙の名刺をそのまま渡すだけで、入力作業後のデータ化したファイルを納品してもらうことができます。当然コストがかかりますが、展示会など自社で処理ができない量の名刺を一度にデータ化しなければならない場合は有効です。しかし、コストメリットが生まれるか否かはその後のデータの活用の仕方次第と言えます。Excelリストになったデータを他のメール配信システムやSFAにインポートして活用しなければ意味がありません。
4. 名刺自動入力と管理・活用機能が一体化したクラウドサービスを利用する
   スマートフォンアプリでの撮影やスキャナーでスキャンするだけで、あとはその画像を元に外部のスタッフが入力を行い、クラウドのデータベースへデータを格納する名刺管理サービスがあります。最も手間がかからず、そしてデータが正確であることから近年急速にこのようなサービスの利用が普及しました。データを一意に管理でき、また人脈の可視化も行えます。個人での利用はもちろん、組織的な営業ツールとして、またマーケティング活動にまでデータを活かせるため、名刺管理ツールは非常にコストメリットが大きいと言えます。

名刺をデータ化する目的はさまざまですが、企業・組織としての目的は営業やマーケティング活動における”活用のため”であると言えます。その目的を達成するための最適な手法として、名刺管理サービスを採用してみてはいかがでしょうか。