企業において名刺情報は重要な資産です。しかし、営業担当者が自分の机の引き出し内に溜めていたり、また得意顧客の名刺を持ち歩いていることで、名刺管理が効率よく出来ていないケースが多いのが実情です。名刺管理は、お客様よりいただいた名刺情報を営業担当者が社内管理ツールに手入力して管理することが多く、営業担当者にとっては日々の業務のでの名刺管理は非常に手間になることが多々あります。
名刺管理、営業支援ツール『ホットプロファイル』では、面倒で敬遠されがちな名刺管理も、名刺を自動でデータ化し、一元管理することで、営業活動の強力な武器として活用することができます。
● 名刺管理したいが名刺の入力が面倒、机の中に溜まっている
● データを整理できずどれが最新の情報かわからない
● 外出先ですぐに顧客情報を確認できない
お客様が名刺をスキャン、またはスマートフォンアプリで撮影し、送信した画像をもとに、オペレーターが目視により会社名や氏名、メールアドレスなどを正確に入力しデータ化します。 手間をかけることなく名刺管理ができ、PC やスマートフォンでデータを活用できます。
データ化することにより、同一人物の名刺を関連付け
同じ人物は関連付けて登録されます。新しい名刺のステータスは「アクティブ」、過去は「非アクティブ」になり、手間をかけることなく最新の情報で名刺管理ができます。
複合機からのデータ化に対応
複合機(MFP)の一面に並べた名刺を一度にスキャンし、データ化を依頼することもできます。
名刺をデータ化する際の入力内容について
送信された画像をもとに、オペレーターが目視により会社名や氏名、メールアドレスなどを入力し、データ化します。
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※ScanSnap Home は最新のバージョン(1.3.0以降)をご利用ください。 |
業種などの企業属性情報を自動で付与、会社データを分類できる
データ化された情報が登録される際に『ホットプロファイル』が搭載する企業データベースとの照合が行われ、企業の属性情報(業種、業種(詳細)、上場区分、従業員数、資本金)を自動で付与します。『ホットプロファイル』に登録されることで、営業活動に有益な情報へと生まれ変わります。
『ホットプロファイル』に登録したデータ化された情報はWebブラウザー、またはスマートフォンの専用アプリでいつでも、どこでも閲覧・共有できます。スマートフォンアプリではデータを端末に残さないため、便利なだけでなく、セキュリティ対策の観点からも安心して顧客データを活用できます。
名刺管理だけでなく、共有範囲やタグ付け、管理項目の追加が可能
公開範囲やタグの設定、またお客様独自の管理項目を追加することができます。
ダイレクトに既存のメーラーへ連携、宛先などを自動差し込み
名刺やリードのメールアドレス部分をクリックすることで、お客様が通常利用しているメーラーの新規作成画面を呼び出し、メールアドレス、会社名、部署名、役職名、姓、署名を自動で差し込むことができます。
ダイレクトに電話や地図、ルート検索を実行
タップするだけでダイレクトに電話をかけたり、Google Maps アプリへ連携し、地図やルートの確認ができます。
試算してわかる、データ化して名刺管理をする価値
営業担当者が引き出しの中に溜めてしまいがちな名刺を100%データ化し、マーケティング活動に活かすことで大きなコストメリットを得ることができます。マーケティング活動用の見込み客データ(リード)の獲得コストに換算すると明らかです。
◆BtoBビジネス企業 A社の例:
・有料Web媒体やリスティング広告を用いた新規リード獲得コスト:1件あたり15,000円
・1人の営業担当者が1ヶ月で新規獲得する枚数:平均10枚
・20人の営業担当者が1年間で新規獲得する枚数:2,400枚
⇒ 2,400枚(年間獲得)×15,000円(新規リード獲得コスト)=36,000,000円
回収し、100%データ化することで、非常に大きなコストメリットがあると言えます。またデータ化しないことで、多大なマーケティングコストの損失が発生しているとも言えます。営業活動の利便性向上のみならず、効率的なマーケティング活動への投資のためにもデータ化をお勧めします。
名刺をデータ化する目的と最適な手法
紙で作られている名刺をデータ化する目的にはどのようなものがあるでしょうか。個人レベルや組織レベルで異なる利用目的や最適なデータ化手法について考えてみましょう。
◆データ化する目的と必要となること
◆データ化する手法
名刺をデータ化するにはいくつかの方法があります。
名刺をデータ化する目的はさまざまですが、企業・組織としての目的は営業やマーケティング活動における”活用のため”であると言えます。その目的を達成するための最適な手法として、名刺管理サービスを採用してみてはいかがでしょうか。
企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラである
重要な顧客情報である名刺はいまだ個人ごとの管理になっているのが現状です。管理を企業が徹底して行うことで、顧客情報を他部署や企業全体で共有することができ、営業生産性を飛躍的に高めることができます。企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラとなる時代なのです。営業活動に活用できていないケースでの共通点、また管理することで実現する3つの内容について解説します。
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名刺管理で顧客DBを自動作成 - 名刺管理ソフト・営業支援システムの『ホットプロファイル』
名刺管理の『ホットプロファイル』は、名刺をスマホアプリで撮影、またはスキャナーで転送するだけで、かんたん・確実に自動データ化。営業担当者が負担を感じることなく管理できます。 『ホットプロファイル』は「名刺管理」「マーケティング施策」「営業支援(SFA)」の3つの領域で分断された業務プロセスを有機的に結び付け、セールス&マーケティングのオートメーション化を実現する名刺管理、営業支援ツールです。『ホットプロファイル』を活用することで営業担当者の名刺入力や報告の業務負荷を削減し、人脈を活かした活動や見込み顧客へのアプローチを支援します。また営業企画やマーケティング担当者はホットリードの発掘を促進でき、シームレスに営業へ見込み客を提供できます。経営者にとっては、低コストで「名刺管理」「マーケティング施策」「営業支援(SFA)」の各ツールをまとめて導入でき、飛躍的な営業生産性の向上を実現できる、営業支援ツールの決定版です。