老舗メーカーが週報管理の限界を超え、営業成果の再現と組織力の底上げを実現
顧客情報の一元化により、技術・経営とリアルタイムで連携する攻めの体制へ

導入の背景

営業活動の可視化とナレッジ共有を進め、組織力の底上げを目指す

渡辺電機工業が取り扱う製品は、工場内の特定ラインなど部分的に導入されるケースが多く、同一企業内でもライン担当者や設備担当者など、複数の関係者へ提案を横展開していく営業活動が欠かせません。そのため、顧客ごとの対応履歴や顧客の声を、組織全体で共有する重要性が高まっていました。
こうした中、営業活動の報告は週報を中心に行われていましたが、情報の共有・活用という点で課題を感じていたといいます。
「週報自体はありましたが、顧客ごとの対応履歴や継続的に把握したい情報は、営業担当者が個別にリスト化して管理していたため、過去の折衝履歴を確認するには、古い週報を一つひとつ遡る必要がありました。管理方法も担当者ごとに異なり、引き継ぎの際には大きな手間になっていました」（櫻井氏）

また、顧客の声を社内で共有するスピードにも課題を抱えていました。現場で得た情報を技術部門や経営判断に活かしたいというニーズはありながら、十分に機能していなかったといいます。
「週報は定型フォーマットのため内容が簡略化されやすく、顧客の細やかな要望や背景まで書ききれないことも多くありました。経営層や技術部門に顧客の生の声が届きにくい状況だったと思います。技術部門への共有も、課題が顕在化してからになるケースが多く、リアルタイムな連携ができていませんでした」（櫻井氏）

さらに同社では、営業ノウハウを組織として蓄積し、人材育成に活かしたいという思いもありました。ベテランの経験や過去の提案内容を共有し、若手が学べる環境を整えることで、組織全体の営業力の底上げを目指していました。

名刺情報の属人化と、手作業による運用負荷

名刺情報は、営業担当者から提出されたものをもとに販売支援グループでデータベース化していましたが、その運用にも課題を抱えていたといいます。
「名刺提出は必須ではなかったため、誰がどの企業と名刺交換したのか把握できず、貴重な顧客情報が担当者個人の中に留まってしまうケースも少なくありませんでした」（櫻井氏）

また、近年は展示会出展へも注力しており、展示会後のフォローを含めた顧客管理の改善に対するニーズが高まっていました。
「東京・名古屋・大阪などで展示会に出展する機会が増え、展示会後には数百枚単位の名刺を扱うこともあります。名刺のデータ化や手書きアンケートの取り込みは、私と柴の2名で手作業で行っており、大きな業務負荷になっていました」（櫻井氏）

こうした背景から、営業情報・顧客情報の属人化と業務負荷の課題を背景に、同社では営業活動の可視化と情報の一元管理を実現する手段として、名刺管理・営業支援ツールの導入検討を本格化させました。

選択の理由

「使いやすく、続けられる」ツールであることを重視

ツール導入にあたって同社が重視したのは、「現場で無理なく使い続けられるか」という点でした。既存業務を大きく変えず、段階的に活用を広げられるツールであることが、選定の大きな判断軸となりました。
「まずは週報業務をそのままSFAに置き換えるところから始め、徐々に活用の幅を広げていく運用を想定していました。そのため、選定にあたっては、機能が多すぎたり複雑だったりすると現場の負担が増えてしまうと考え、シンプルで分かりやすいことを重視しました。その点、ホットプロファイルは画面構成が直感的で、報告フォーマットのカスタマイズも柔軟に行えるため、自分たちのペースで定着させていけると感じました。機能面とコストのバランスも良く、自社に最も合っていると判断しました」（櫻井氏）
また、トライアル期間中に展示会があり、名刺情報のデータ化から接客内容の記録・共有までを実際に試すことで、無理なく現場に定着させられるイメージを持てたことが、導入判断の後押しとなりました。

導入効果

営業活動の可視化とノウハウ共有で、組織全体の連携が強化

同社では2025年1月からホットプロファイルの本格運用を開始し、現在は営業部門を中心に、社長や管理職、技術部門のマネージャーも活用しており、部門を超えた情報共有の基盤として定着しつつあります。
「名刺登録から対応履歴（営業報告）の登録までの流れが簡単で、スマホからも手軽に入力できるので、Excelで管理していた頃と比較して作業負荷は大幅に減っています。実際に使っている現場メンバーからも『便利だ』という声が多く、自然と浸透しています」（櫻井氏）

顧客情報や案件情報が一元化されたことで、情報の属人化も大きく改善。過去の履歴を検索ですぐに確認でき、若手社員が先輩の提案内容を学びやすい環境が整いました。
「新製品の売り方についてなど、他のメンバーの動きを参考にしながら自分の営業活動に活かせるようになりました。最近では、新製品『Econo・DataChef』の商談記録やお客様の反応を、他の営業メンバーの活動と比較できるようになったことも好評です」（櫻井氏）

営業情報の共有が進んだことで、社内コミュニケーションにも変化が生まれています。
「実際にベテランが若手の対応履歴を見てアドバイスをすることで案件が前進する場面も生まれているように、ベテランと若手間のコミュニケーションが増えていると思います。対応履歴をキーワード検索できるので、経験の浅い社員でも先輩の提案内容を学ぶことができるようになりました。また、引き継ぎの際も、ホットプロファイルを見れば顧客背景がすぐに把握できるため、業務効率化につながっています」（櫻井氏）

さらに、営業情報へのタグ付けで、効率的に検索できる仕組みも整えています。
「情報が一元化される分、必要な情報を埋もれさせない工夫が重要だと考え、検索性を意識した運用にしています。例えば、技術部門に共有すべき営業報告には専用タグを付け、技術側が確認すべき情報だけを抽出できるようにしています。結果として、営業部門と技術部門との連携も強化され、より付加価値の高い提案ができるようになってきたと感じています」（櫻井氏）

展示会対応とリード管理を効率化

展示会対応においても、業務負荷の軽減に加え、迅速な情報共有で効果が表れています。
「以前は名刺やアンケートを個別に管理していましたが、今はその場で名刺を撮影して登録し、一緒に対応内容も登録できます。展示会終了時点で顧客データベースが完成しているので、関係者全員にリアルタイムで情報を共有できるようになった点は非常に助かっています」（櫻井氏）

名刺管理・SFA・MAの一元管理で効率的なアプローチを実現

同社では、名刺管理やSFAに加え、MA（マーケティングオートメーション）機能も活用しています。
「新規リードが登録されたタイミングに合わせて、必要な情報をホットプロファイルから自動配信しています。これまでにメルマガで配信してきたコンテンツも、新しく登録されたお客様に適切に届けられるため、情報提供の抜け漏れを防ぎながら、効率的なフォローが可能になりました」（櫻井氏）

ホットプロファイルでは、Webフォームからお問い合わせ情報（顧客情報・お問い合わせ内容）が登録されたタイミングに応じて、条件に基づいたメール配信ができます。

例えば、資料をダウンロードしたお客様に、その製品を使った導入事例を紹介するメールを、翌日に自動送信するといった運用が可能です。 お問い合わせの時点では、お客様の関心度が非常に高い「ホット」な状態であるため、お客様の興味関心に合わせて、迅速かつ適切な対応を行うことで、営業機会の取りこぼしを防ぐことができます。
「弊社は歴史が長く、お客様の層も幅広いため、名刺登録は3〜4万件ほどあります。営業だけではすべてをフォローしきれない部分を、MA機能で補完できている点は非常に助かっています。顧客のWebサイト閲覧状況やメール配信の反応もホットプロファル上で確認できるため、顧客の関心度を把握したうえで、営業が優先順位をつけて効率的にアプローチできることは大きなメリットだと感じています」（櫻井氏）

名刺情報を蓄積するだけでなく、MA・SFAと連携して活用することで、営業活動全体のスピードと質を底上げする基盤が整いつつあります。

今後の展望

ホットプロファイルの活用範囲を広げ、全社の情報基盤へ

ホットプロファイルの導入によって営業部門の情報共有が進んだ同社では、今後さらに活用範囲を広げていく考えです。
「現在、別商材を扱うチームからも名刺管理を強化したいという声が上がっており、社内で利用拡大を検討しています。また、これまでの運用を通じて、活用できる領域はまだ多くあると感じています。例えば会議資料のためにわざわざデータを出力するのではなく、ホットプロファイルの画面をそのまま見ながら議論できるような使い方を進めたいですね。経営陣からも『もっと活用を考えよう』という声が上がっており、全社で共通の情報基盤としての期待が高まっています」（櫻井氏）

社会課題に向き合う製品開発で、持続可能なものづくりを支える

「脱炭素や人手不足といった社会課題に、当社の事業は非常に密接に関わっています。今後も自社製品を通じて、お客様のコスト削減・省人化・業務効率化を支援するとともに、環境負荷の低減や省エネ化を実現し、より良い社会づくりに貢献していきたいと考えています」（櫻井氏）

渡辺電機工業では、ホットプロファイルによって強化された情報基盤を土台に、業務効率化と価値創出の両立を図りながら、次世代の製造業を支える技術革新企業として進化を続けていきます。