全社規模での名刺管理DXを実現
グループ横断の情報共有で営業力強化へ

導入の背景

名刺管理ツールの全社展開を検討

2023年10月、京都銀行グループは持株会社体制へと移行し、「京都フィナンシャルグループ」として新たなスタートを切りました。これに伴い、グループ横断での営業体制やデータ連携の重要性が高まり、情報インフラの整備が急務となりました。
営業力をグループ全体で強化するには、顧客接点の履歴を部門やグループ各社を超えて共有し、関係性を俯瞰できる仕組みが不可欠です。その一環として、名刺や接触履歴を一元管理できる名刺管理ツールの全社展開が検討されました。
しかし、1,000名を超えるユーザーへの展開を見据えると、コストと機能の両面でバランスの取れたツール選定が課題となっていました。
「事業拡大に伴った名刺管理ツールの全社展開を検討する中で、ID数の契約規模が大きくなることから、導入コストが重要な検討要素となりました。必要な機能を備えながら、よりコストパフォーマンスに優れたツールを探していました」（鈴木氏）

名刺管理は一部門にとどまらず、全社的に活用できる体制の構築が求められていたのです。

選択の理由

現場にフィットする機能と使いやすさ

京都フィナンシャルグループがホットプロファイルの導入を検討する際、まず注目したのが、現場の業務にフィットする機能と直感的な操作性でした。
「名刺管理、スマートフォンの電話帳としての利用、メール配信など、営業活動に必要な機能が過不足なく揃っており、業務ニーズに十分な対応力を持っています。シンプルで使いやすい機能と操作性を兼ね備えており、適正な価格で必要な機能を提供している印象でした」（鈴木氏）

また、京都フィナンシャルグループでは営業活動においてiPadを使用しているケースが多いことから、スマートフォン向けアプリがiPad上で問題なく動作するかについても、選定時に検証されたといいます。一方で、一部グループ会社では業務にスマートフォンも活用していることから、グループ全体での利用環境を踏まえたアプリの互換性や操作性も、導入判断において重要な要素となったといいます。

全社展開を見据えたコスト面での優位性

使い勝手の良さに加え、ホットプロファイル導入の大きな決め手となったのが、優れたコストパフォーマンスでした。
「1,000人規模での利用を想定した場合、ホットプロファイルは他社製品と比較して、コストパフォーマンスに大きな差がありました。名刺管理だけでなく営業活動に必要な機能が網羅されながら、コスト面で優れていたため、全体最適の観点から導入を決定しました」（鈴木氏）

さらに、ホットプロファイルは最小５IDから契約可能で、１ID単位での追加契約にも対応しているため、段階的な導入にも対応しやすい設計となっています。導入規模の拡大を見据えた際に無理なくスケールできる点で、大規模展開を検討する組織にとって大きなメリットとなります。

金融機関での豊富な導入実績

金融機関におけるシステム選定では、金融業界での導入実績とセキュリティ対応が重要な判断材料となります。京都フィナンシャルグループにおいても、他行での導入状況が選定ポイントの一つとなりました。
「金融業界では、業界内の導入実績が選定ポイントの一つとなる傾向があります。検討時期に他の金融機関でも導入が進んでいたことを伺っていたため、他行の運用状況を参考にでき、実務面での安心感につながりました。また、導入実績はセキュリティ面での信頼性や運用実績の裏付けとなるため、導入の決め手の一つとなりました」（鈴木氏）

導入効果

当初の導入コストを大幅に削減し、スムーズな全社展開を実現

ホットプロファイル導入によって、当初予定していた全社導入にかかるコストを大幅に削減できたといいます。
「全社展開を見据えたとき、他社製のツールではどうしても費用がネックになっていましたが、ホットプロファイルに切り替えたことで、大幅なコストダウンが叶いました」（鈴木氏）

導入時には、カスタマーサクセス担当による説明会も実施し、現場での定着を丁寧にサポート。こうした伴走支援の存在も、全社規模のスムーズな展開に貢献しました。

営業に必要な情報が「お客さまカルテ」で一目瞭然　営業現場の負荷を軽減

ホットプロファイルの導入により、名刺情報だけでなく、顧客の基本情報やメルマガ配信履歴など一元的に管理できるようになりました。
「名刺交換の機会が多い役員においては、これまで担当者が名刺をファイリングするなど、管理に相当な手間がかかっていました。また、過去接点の確認にも時間を要していましたが、現在ではホットプロファイル上ですぐに検索できるようになり、業務の効率が大きく向上しています」（湯田氏）
「さらに、他の社員が同じお客さまと名刺交換していた場合でも、顧客情報の中で確認できるため、組織としての接点が一目で把握できます。会社概要や企業ニュース、過去のメルマガ履歴なども『お客さまカルテ』上で確認できるため、営業活動における情報の一元管理が実現され、非常に助かっています」（湯田氏）

効率的なメルマガ配信で顧客接点の強化を実現

京都フィナンシャルグループでは、ホットプロファイルのメール配信機能を活用し、名刺交換を通じて得た顧客情報をもとに、セミナーやキャンペーンの案内を毎月メルマガで配信しています。名刺交換を行なっていない既存顧客に対しても、インターネットバンキングの登録情報をインポートして配信を行なっているといいます。
「現在の配信数は月間20万〜30万件規模に達しており、配信内容は、個人・法人向けを問わず、キャンペーン案内やフォローアップなど、顧客との接点強化を目的としたものが中心です。特にキャンペーン案内は反応が良く、開封率の向上にもつながっていると感じています」（前田氏）
「印象的な事例としては、NISAキャンペーンのメルマガ配信を行なったところ、実際にそれをきっかけとした申し込みがあり、開封率にも一定の効果が見られました」(松野氏)
「キャンペーンによっては、開封率が30〜40%に達することもあります。この数値は高い反応率だと考えており、コストパフォーマンスの良い施策だと感じています」（前田氏）
「メール配信に使用する顧客リストの作成時には、都道府県や業種による絞り込み、リード情報へのタグ付けが可能なため、ターゲットに合わせた情報発信が実現できています」（松野氏）

「実際にメール配信内容を作成する際には、HTMLエディターが搭載されているので、コーディング知識がない担当者も、簡単にHTML形式のメールを作成できる点がメリットだと感じています」（前田氏）

ホットプロファイルは、顧客リスト作成から、メール送信まで一元管理できるため、営業活動における「情報発信のハブ」として、顧客接点の拡大と業務効率化に大きく貢献しています。

今後の展望

グループ展開の推進とWebフォームの活用

現在、京都フィナンシャルグループでは、京都銀行全行をはじめとする全社で1,000名以上のユーザーがホットプロファイルを活用されています。
「将来的にはグループ全体での活用を目指していますので、各社の業務環境やニーズに応じて、順次展開を進めていく方針です」（湯田氏）

加えて、ホットプロファイルのWebフォーム機能を活用した新たな顧客理解の取り組みも検討されています。URLを送るだけでアンケートを回収できる仕組みは、回答のハードルを下げ、顧客との接点を広げる手段として期待されています。
「お客さまのニーズを把握できるようなアンケートを通じて、お客さまに応じた適切な商品・サービスの提案につなげられる可能性もあると考えています。より幅広いお客さまとの接点を持つ手段として、今後の展開に向けて検討を進めたいと考えています」（湯田氏）

地域の期待に応え、持続的な発展を遂げる総合ソリューション企業へ

京都フィナンシャルグループでは、「地域社会の繁栄に奉仕する～地域の成長を牽引し、ともに未来を創造する～」という経営理念のもと、グループ全体の変革を進めています。
「私たちは日々変化する社会や顧客のニーズに柔軟に対応しながら、グループ全体としての変革を加速させ、地域とともに発展していくことを目指しています。今後も責任ある企業活動を通じて、地域金融機関としての企業価値向上に向けて、全社一丸となって取り組んでいきます」（湯田氏）

市場の期待に応え、地域に根差した総合ソリューション企業としての価値を高めていく中で、ホットプロファイルは、営業活動の効率化と顧客との関係性構築を支える情報基盤として、営業活動の高度化と組織の持続的な成長に貢献することが期待されています。