コストを抑えて名刺管理を全社展開
重複訪問・引き継ぎ漏れを防ぎ、名刺を"営業力を高める全社資産"に

導入の背景

名刺情報が個人管理にとどまり、組織として活用できていなかった

三好不動産ではこれまで、交換した名刺の多くが各個人の手元に保管され、"個人の資産"として眠っている状態が続いていました。管理方法は各自に委ねられており、多くの現場では紙の名刺ファイルで保管されていました。
「紙での名刺管理が当たり前で、異動や退職の際に情報が引き継がれないことも多かったと思います。名刺を後任に渡したとしても、『誰と・いつ・どんな関係だったのか』が分からず、組織として活用しきれていませんでした」（関谷氏）

接点情報が可視化されないまま蓄積されていたことは営業効率にも影響し、既につながりのある企業へ重複訪問してしまう、過去の関係性を把握しないまま新規訪問してしまうといった非効率も生じていました。
「社宅営業部は来店対応が中心ですが、新規開拓も行っています。名刺情報の共有が行われていなかった頃は、ビルを上から順に飛び込み営業することもありました。訪問先で『既に三好不動産さんと取引していますよ』と言われてしまうこともあり、無駄な活動が生じていました」（松浦氏）

組織拡大やサービスの多角化を背景に、散在する接点情報を"会社の資産"として蓄積・共有し、組織力で戦える体制への転換が求められていました。

既存ツールは全社DXの基盤として十分に機能していなかった

こうした課題を解消するため、同社では以前から他社の名刺管理ツールを導入していました。しかし、実際には全社活用には至らず、十分な効果が得られていませんでした。
「予算の都合上、既存の名刺管理ツールは全社員の約3分の1にしかアカウントを付与できていませんでした。利用は一部の役職者や特定部署に限られ、情報共有としてはどうしても限定的でした。機能が豊富だったものの、現場では使いこなしきれず、当社の求める『情報共有』や『接点の見える化』が思うように進みませんでした」（関谷氏）

こうした状況を踏まえ、名刺情報を組織全体で共有し、DXを推進できる環境を整えるべく、同社は名刺管理ツールの見直しに踏み切りました。

選択の理由

全社導入を可能にするコストパフォーマンス

名刺管理ツールの再選定にあたり、同社が最も重視したのは「全社員で利用できる環境を実現できるか」という点でした。複数サービスを比較し、ライセンス数や課金体系を細かく精査したうえで、コストと運用範囲のバランスを検討しました。
「営業だけでなく間接部門まで含めて『全員が参加できる基盤』が整ってこそ、情報の一元化が進み、DXの土台が築けます。限られた予算の中で全社員にアカウントを配布し、名刺情報を会社資産として統合管理できる環境が不可欠でした。ホットプロファイルは、その条件を満たしつつコストバランスも良く、当社にとって適正な投資と判断しました」（関谷氏）

導入から展開後まで伴走するサポート体制

既存ツールからの移行や社内浸透の進め方における、手厚い伴走支援も重要な評価ポイントでした。
「名刺管理ツールの切り替えは初めてでしたので、進行手順や全社への周知の在り方など、導入プロセスには少なからず不安がありました。しかし、ホットプロファイルの担当の方から、全社展開を見据えた運用設計や、異動・組織変更が多い当社の事情に合わせた運用提案など、踏み込んだアドバイスをいただきながら進めることができました。設定サポートはハンモック社、全社周知は自社という形で役割分担を明確化し、密にコミュニケーションを取れた点も良かったです」（関谷氏）

導入効果

社内人脈の可視化で、営業の動き方が変化

ホットプロファイルの全社展開は、これまで紙ファイルに埋もれていた「人脈」が可視化され、現場の営業スタイルには大きく変わりました。
「新規の法人訪問前には、必ずホットプロファイルで社内に接点があるかを確認します。事前に誰かの紹介を通してもらった方が話が早いこともありますし、初訪問だと思っても、実は別部署に過去接点があるケースは多く、把握しているかどうかでお客さまの信頼も変わります」（松浦氏）

人脈の可視化は、重複訪問の削減だけでなく、"攻めどころ"を見極める判断材料としても機能しています。
「ホットプロファイルで社内の交換履歴が可視化されたことで、『誰も名刺交換していない＝未接触の企業』を正確に把握できるようになったのも大きな収穫です。未接点の企業にはまず社宅の有無を起点に会話を始め、『三好不動産ならここまで対応できます』と企業不動産・テナント移転・相続など総合提案につなげます。法人向けの新規開拓に動ける唯一の部署として、"情報がないところこそ勝機"と捉え、攻め所を選べるようになりました」（松浦氏）

社内の人脈と情報を可視化することで、無駄を省きつつ、狙うべき先に資源を集中できる体制が整いはじめています。

コストは従来の約半分。全社展開で情報基盤の価値を最大化

以前のツールは費用がネックとなり利用者が限定されていましたが、ホットプロファイルへの移行でコスト最適化と全社展開を実現しました。
「費用は以前と比べて約半分まで抑えることができました。その上で、利用者を一部の層から全社員へと一気に拡大できました。全社で情報共有ができる基盤を整えられたことは、DX推進において非常に理想的な投資だったと評価しています」（関谷氏）

単なるコスト削減にとどまらず、全社員が"会社の資産"としての情報にアクセスできる環境を整えられたことで、同社が目指す全社DXの推進力が高まりました また、DX推進部を中心とした社内展開もスムーズで、導入直後から利用が広がっています。
「運用開始時は、以前のツールの実績をもとに登録数を想定していましたが、全社員にアカウントを広げたことで想定以上に登録数が増え、名刺登録枚数を追加で依頼したほどでした。普段は名刺交換が少ない部署でも、イベント登壇などタイミングによって一気に増えることがあるので、引き続き利用を促していきたいと考えています。」（関谷氏）
「部署によって利用頻度には差がありますが、社宅営業部やテナント事業部など企業対応部署では特に活用されています。全社展開を実現したことで、業務上、名刺交換がほとんどない部署の人間も"名刺情報を検索して参照する"という使い方はかなり広がっていると思います」（白川氏）

名刺管理の負担が減り、情報の鮮度と活用度が向上

名刺の読み取りがスキャナー中心の運用から、スマホによる即時取り込みへ切り替わったことで、登録の心理的・物理的ハードルが大きく下がりました。結果として、情報の鮮度維持につながっています。
「これまではスキャナーのある拠点まで移動して名刺情報を取り込む必要があり、それが大きな手間でした。ホットプロファイルはスマホで撮影するだけで、移動中や外出先でも手軽に登録できます。空き時間にサッと終えられるのは大きいですね」（斎藤氏）

社宅営業部では、名刺交換当日に取り込む習慣が定着。タイムリーな登録で記録の正確性が高まり、後続業務のミスも減っています。
「社宅営業部では、新入社員や中途メンバー向けの訪問マニュアルにも名刺交換したら当日中に取り込むことを明記し、部内でルール化しています。いつ誰と会ったかを鮮明に残せるので次回訪問の準備がスムーズですし、正確にデータ化されるので、お礼メールを送る際のアドレスの入力ミスなど、日常の細かな業務が改善されました」（松浦氏）
過去の交換履歴や連絡先をスマホ一台ですぐに確認できる環境が整ったことで、急な問い合わせや引き継ぎの際も、名刺ファイルを探し回る必要はありません。名刺管理が「即戦力のデータベース作り」へと変わったことで、情報の活用度は確実に向上しています。

今後の展望

ホットプロファイルを情報基盤として、他システム連携と活用範囲の拡張を目指す

全社員への展開によって情報共有の基盤を整えた三好不動産。今後は、蓄積されたデータを他システムと掛け合わせることで、さらなる付加価値を生み出そうとしています。
「今後はSalesforceなど既存システムとの連携も検討しています。名刺情報と商談履歴がひも付けば、過去のやり取りをもとにした話題づくりや、商談精度の向上にもつながると考えています」（白川氏）

グループ横断での連携を強化し、持続的な事業成長へ

三好不動産グループは2025年10月から主要8社の連結体制に移行し、「グループ全体」としての総合力を高めています。

「これまで子会社ごとに個別で動いていた部分も多かったのですが、今後は横のつながりをより強めていく必要があります。取引先や顧客との関係を三好不動産グループ全体で捉え、部署や会社をまたいで情報を共有していくためにも、ホットプロファイルによる成果へ期待が寄せられています」（斎藤氏）

「ホットプロファイルの導入は、DXの先駆けとなる取り組みになりました。これを一過性の施策に終わらせることなく、長期的な企業価値向上へとつなげていくことが私たちの目標です。システムの力を借りて各メンバーが本来の業務に注力できる体制を整え、これからも新しいことへ精力的にチャレンジしていきたいと考えています」（関谷氏）

創業の精神に基づき、まるで家族のように人と人とのつながりを何よりも大切にしてきた同社。その文化をデジタルの力で支えることで、業務効率と生産性の向上だけでなく、グループ全体の継続的な成長にもつなげていきます。