名刺情報のデジタル化でデジタルマーケティング基盤構築と営業DXを推進
現場に寄り添った伴走支援で大規模組織での定着を実現

導入の背景

デジタルマーケティングの加速に不可欠だった「名刺情報の一元管理」

三菱電機ビルソリューションズでは、中期経営計画に掲げる経営目標の達成に向け、売上拡大を支える営業力の強化が重要なテーマとなっていました。一方で、営業現場では人手不足や業務負荷の増加が続き、従来のやり方のままでは持続的な成長が難しい状況に直面していました。
こうした課題を背景に、同社ではデジタルマーケティングの導入と営業DXによる営業改革を推進するため、限られた営業リソースの中でも、より効率的に顧客と接点を持つための基盤整備に着手しました。
「国内シェアの約3割にあたる約24万台のエレベーター保守を担っている一方で、営業担当者一人あたりの担当件数が非常に多く、すべてのお客様に十分なアプローチを行うのは現実的ではありませんでした。そのため、限られたリソースの中でも、より多くのお客様と継続的に接点を持てるよう、デジタルマーケティングの基盤整備が不可欠でした」（山崎氏）

デジタル施策を本格化させるうえで、とりわけ課題となっていたのが、MA（マーケティングオートメーション）で活用できる顧客データの整備です。なかでも、名刺情報を含むメールアドレスの正確な集約が急務となっていました。
「当時利用していた基幹システムはレガシー化していた上に、商談管理や契約管理を主目的としたもので、顧客名の表記揺れや重複登録が多く、同一顧客を正確に把握することが難しい状況でした。検索や確認に余計な工数がかかり、データ品質の面で課題がありました」（庄司氏）

加えて、営業担当者が保有する名刺の多くは紙のまま個人管理されており、マーケティングで活用できる顧客データベースは存在していませんでした。
「長年の営業活動で名刺自体は大量に蓄積されていましたが、それを組織として活用できていませんでした。名刺情報を効率よく集約し、メールアドレスを活用してお客様とのデジタルな接点を増やすため、名刺管理ツールの導入を検討し始めました」（庄司氏）

営業負荷の高まりと、属人化した顧客管理が課題に

デジタルマーケティング基盤の構築が急務となる一方で、営業現場では外出後の名刺整理や情報登録、各種事務作業といったアナログ業務が積み重なり、間接業務の負担が年々増加していました。
「エレベーター・エスカレーターなど社会インフラを扱う企業として、安全確保に関わる書類作成や内部手続きも厳格に求められています。こうした安全関連の事務作業を含め、営業の間接業務は年々増えてゆき、本来注力すべき顧客対応の時間が圧迫されていました」（庄司氏）

また、顧客情報が個人管理で分散していたことで、部門をまたいだ顧客接点の把握も困難だったといいます。
「全国に拠点があるため、同じお客様に対して別部門が別々にアプローチしていることに営業側が気づいていないケースもありました。お客様にとっても望ましい状態とはいえず、顧客接点を組織として可視化し、重複アプローチや引き継ぎ漏れのリスクを防ぐ必要がありました」（山崎氏）

名刺という身近な顧客データを一元管理することは、デジタルマーケティング基盤の整備だけでなく、営業DXによる営業品質の向上や部門連携の強化にも直結するテーマでした。

選択の理由

必要な機能に絞られた、最適な名刺管理ツール

デジタルマーケティングで活用する基盤づくりが急務となる中、三菱電機ビルソリューションズでは複数の名刺管理サービスを比較検討していました。すでにCRMとMAを導入していた同社が重視したのは、「名刺管理に特化したシンプルさ」と「実運用に見合ったコストパフォーマンス」でした。
「多機能なツールは当社にはオーバースペックになりがちで、コスト面でも見合っていない印象でした。その点、ホットプロファイルは豊富な機能を備えつつも、当社に必要な機能に絞って導入できるため、コストとのバランスが非常に良いと感じました」（庄司氏）
「当社はBtoBの中でも、ビルオーナーや不動産デベロッパーなど、取引先の母数が限られる業界です。そのため、登録枚数やスキャン数が無制限であることよりも、自社の営業スタイルに合った課金体系を選べるかを重視していました。無制限プランだけでなく、枚数に応じた課金体系のプランも選択できる点が当社に適しており、ホットプロファイルを選定しました」（庄司氏）

また、トライアル運用を通じて、実運用のイメージを具体的に描けた点も評価ポイントでした。
「導入前には、外部サービスでの名刺データ化も試しましたが、精度調整や名刺返却の手間が大きく、運用負荷が課題でした。ホットプロファイルをトライアル運用したところ、スピード・精度ともに大きく改善され、導入効果を具体的にイメージできました」（庄司氏）

導入効果

名刺情報を起点に、デジタルマーケティングの基盤を強化

三菱電機ビルソリューションズでは2023年4月よりホットプロファイルを全社展開。利用者は営業部門を中心に、現在約2,200名にまで拡大しています。

名刺情報を起点とした顧客データの一元化により、デジタルマーケティングにおけるリード獲得で成果が現れています。
「現在獲得している見込み顧客の約7割がホットプロファイル経由となっており、リードの"量"は大きく改善しました。法人番号やドメインなど正確な企業情報が取得できるため、他の企業情報データベースとの突合精度も高まり、ターゲティングの質向上にもつながっています」（庄司氏）
「デジタルマーケティングを加速させるうえで、名刺情報を起点にした顧客データの整備は欠かせません。ホットプロファイルは、その基盤を支える重要な存在だと考えています」（山崎氏）

名刺・顧客情報の一元化で営業活動の質が向上　営業DXを推進

ホットプロファイル導入によって、これまで紙名刺や個人管理に分散していた情報が一元化され、全社で共有できるようになったことで、営業活動の質が大きく向上しました。
「大型案件では複数の担当者が関わることも多く、情報共有が効率的に行えない場面もありましたが、現在はホットプロファイルの組織ツリーで事前に関係者との人脈を把握できるので、営業同士の情報共有や事前コンタクトがスムーズになりました。 商談の場でも『御社とはこの方と名刺交換していますね』と自然に会話でき、信頼感の醸成につながっています」（庄司氏）

さらに、名刺・顧客情報の統合で引き継ぎの精度も改善。データの表記揺れや抜け漏れが減少し、組織全体として安定したアプローチが実現しました。
「会社公認の名刺管理ツールとして導入したことで、現場でも安心して活用できる環境が整い、顧客管理に対する意識も変化し始めています。営業メンバーへのヒアリングでは、紙管理や付随業務の削減によって、月1時間程度の業務効率化を実感する声も上がっており、デジタルマーケティングの推進と営業現場のDX化、その両面で効果が出ていると感じています」（山崎氏）

利用範囲は営業部門にとどまらず、名刺交換の機会が多いエンジニア部門にも拡大しています。
「エンジニアも点検や報告でお客様と名刺交換する機会が多く、その中には実際の商談キーパーソンが含まれているケースも少なくありません。以前は、営業への共有は個人の判断に委ねられていましたが、名刺情報を一元管理することで、営業がアプローチすべき顧客を組織として把握できるようになりました。その結果、取りこぼしや機会損失が減り、営業と現場が連携した活動が進んでいます」（山崎氏）
「名刺・顧客情報を正確に一元化するホットプロファイルと、CRMなど他の営業支援システムが組み合わさることで、営業基盤全体の質の底上げにつながっていると実感しています」（庄司氏）

丁寧な社内展開とキーマンの巻き込みで現場への定着が加速

同社では、ホットプロファイルの全社定着に向けて、マーケティング課が中心となり、仕組みづくりと現場支援を継続的に推進してきました。情報共有用のポータルサイト整備や、全国拠点での説明会開催など、現場に寄り添った展開が導入効果を全社に広げるうえで大きな推進力となっています。
「ホットプロファイルを含めて複数のシステムを同時に導入したため、それぞれを正しく理解してもらう場として、ポータルサイト上に製品ごとの情報ページを用意しました。ホットプロファイルについては使い方、名刺スキャナーの貸出ルールや貸出状況などもポータルサイト上で一覧化しています。加えて、支店別・個人別の名刺スキャンランキングを掲載し、各拠点のリーダーへフィードバックすることで、現場への声かけや利用促進にも活用してもらっています」（庄司氏）
「活用事例では先進的に活用している拠点のビフォーアフターを記事化し、導入メリットを現場目線で共有することで、他拠点にも横展開を行いやすくしています。ある事例では、スキャナー導入による名刺スキャンの効率化や、他メンバーへのオンボーディングの進め方などを紹介しています」（山崎氏）

さらに、各拠点のキーマンを巻き込んだ推進も定着を後押ししました。
「各拠点のキーマンが中心となってスキャナーで名刺を取り込み、その様子を社内SNSで共有してくれたことで、『使ってみたい』『貸してほしい』という声が自然に上がり、一気に活用が広がりました。あわせて説明会を定期的に実施し、『顧客管理を属人化せず、会社全体で人脈を見える化する』というメリットを丁寧に伝えたことで、徐々に浸透していき、結果として、現場主導で自然に定着していったと感じています」（山崎氏）

伴走型サポートで導入後も安心の運用

運用面では、導入後のサポート体制も高く評価されています。
「当社は販売パートナー経由での導入だったため、正直ここまで密にハンモック社に支援いただけるとは想定していませんでした。日々の推進活動へのアドバイスや社内説明会への同席など、伴走してもらっている実感があります。操作面のサポートはもちろんのこと、継続的に利用率向上に向けた分析や改善提案もいただけるので、社内展開を進めるうえで大きな支えになっています。要望や機能改善の声にも丁寧に対応してもらえるので、安心して運用できています」（庄司氏）
機能面だけではなく、導入後の伴走体制まで含めて、ホットプロファイルは営業・マーケティング活動を継続的に支える基盤として定着しています。

今後の展望

ホットプロファイルを基盤に、活用領域の拡大とデータ精度の向上を目指す

全社での名刺管理が定着している三菱電機ビルソリューションズでは、今後さらなるホットプロファイルの活用領域拡大とデータ活用の高度化を進めていく方針です。
「導入から3期目に入り、社内への浸透もかなり進んできました。今後は営業部門だけでなく、エンジニア部門をはじめとした幅広い部門にもさらに展開していきたいです。また、AI議事録など新機能も登場しているので、積極的にトライアルを進めて活用の幅を広げていきたいですね」（山崎氏）

「これまではリード獲得の"量"を重視してきた段階でしたので、今後は"質"の向上というステップに踏み込みたいと考えています。ホットプロファイルのデータをより精度の高い企業情報と接続することで、アプローチの精度をさらに高めていきたいです」（庄司氏）

データ基盤を強みに、顧客コミュニケーションの高度化へ

「マーケティング課は2023年の立ち上げ以降、営業のデジタルシフトを推進しながらデジタルマーケティングの基盤を構築してきました。次のフェーズでは、その基盤を軸にお客様とのデジタルコミュニケーションの質を向上させたいと考えています。営業活動を支援するだけでなく、適切な情報発信を通じて、お客様のビル運営をマーケティングの観点から支援できる組織を目指していきます」（山崎氏）

三菱電機ビルソリューションズはホットプロファイルを、名刺管理にとどまらず、データ活用と組織連携を支える情報インフラとして位置づけ、次の成長フェーズへと歩みを進めています。