「深い顧客対応」の強みを組織の資産へ。
ノウハウの横展開と営業標準化で属人化を解消

導入の背景

顧客理解の深さが、営業活動の属人化につながっていた

ビジブルは、顧客と直接取引を行う営業スタイルを強みとしています。営業組織は、担当する業界や東京・大阪の拠点ごとに複数のチームで構成されており、それぞれの業界に精通した提案活動を行っています。

また、一つの企業の開発・販促・広告・アフターサポートといった複数部署と継続的に関わることで、顧客ごとの課題や意思決定プロセスを深く理解し、顧客知識を蓄積してきました。一方で、この顧客理解の深さは、営業活動が個人に依存しやすいという課題にもつながっていたといいます。
「業界ごとに商習慣や顧客の課題が異なるため、営業手法を一律に標準化するのが難しい状況でした。見積もり提示やクロージングといった大枠は共通していても、そこへ至るまでの進め方は業界によって異なります。ヒアリングや提案の進め方も担当者ごとの差が大きく、成果が個人の経験やスキルに左右されやすい状態でした」（営業グループマネージャー）

商談情報が共有されず、組織の知見として蓄積できていなかった

当時、営業活動を共有する場は月1回の全社会議が中心でした。しかし、日々蓄積される商談情報の多くは組織に共有されず、営業活動の実態を把握することが難しい状況だったといいます。
「毎日多くの商談が行われているにもかかわらず、組織全体で共有されるのはその一部だけでした。現場で得られた情報を十分に活用できず、次の営業施策につなげられていない状況でした」（ビジネスユニットマネージャー）

また、プレイングマネージャーが自身の案件を担当しながら3〜5名のメンバーを管理する体制だったため、一人ひとりの営業活動を継続的に把握することにも限界がありました。
「現場に近いマネージャーでさえ全員の活動を把握するのは難しく、さらに上位管理職になるほど現場の状況が見えにくくなっていました。必要な情報を収集して分析するまでに多くの時間がかかり、適切な打ち手を講じにくい状態でした」（営業グループマネージャー）

営業活動が組織に蓄積されなければ、課題を分析することも、適切な打ち手を講じることも難しくなります。同社では、営業活動を可視化し、組織全体で活用できる仕組みの必要性を感じていました。

Excel中心の顧客管理に限界を感じていた

営業プロセスの見直しに加え、顧客情報のデジタル化も喫緊の課題でした。コロナ禍をきっかけにオンライン商談が増え、これまで紙の名刺を中心に管理していた情報をデジタルで一元管理する必要性が高まっていました。

さらに、同社では以前からExcelを用いて顧客情報を管理していました。担当者の異動や組織変更も頻繁に発生するため、顧客情報を最新の状態に保つことが重要でした。しかし、担当者の異動のたびに更新が必要となり、運用負荷は年々増加していたといいます。
「先方の異動や部署変更があるたびに情報を整理する必要があり、メンテナンスコストはかなり高かったです。運用負荷の高さから次第に形骸化し、顧客情報を最新の状態に保つことが難しくなっていました」（営業グループマネージャー）

名刺情報もExcelで管理していましたが、蓄積できるのは氏名や連絡先といった基本情報が中心でした。商談で得た顧客の課題や関係性などの重要な情報は営業担当者個人に依存しやすく、組織資産として活用できないという課題を抱えていました。

営業プロセスを標準化し、組織の資産へ変えるために導入を検討

こうした課題を背景に、同社は名刺管理・SFAツールの導入を検討し始めました。
「コロナ禍でオンライン商談が増え、まずは名刺管理をデジタル化する必要がありました。その上で、案件管理というよりも営業工程を明文化したいという思いが強かったですね。部署によってヒアリングのやり方やクロージングまでの進め方が違っていたので、誰でもこのステップでやれる、という型にしたかった。定型のフォーマットに沿って進めることで、どの工程で停滞しているのか、どこに課題があるのかを可視化したかったんです」（営業グループマネージャー）

同社が目指したのは、営業活動や顧客情報を個人に留めるのではなく、組織全体で活用できる資産へ変えていくこと。その第一歩として、営業工程を標準化できる仕組みづくりに着手しました。

選択の理由

名刺管理だけでなく、営業プロセスまで一元管理できることを評価

ビジブルが選定にあたって重視したのは、名刺情報や顧客情報をデジタル化し、組織全体で活用できる環境を整えることでした。Excelによる管理では情報の更新や共有に限界があり、一元管理できる仕組みが必要だったといいます。

一方で、同社が求めていたのは名刺管理だけではありませんでした。営業手法の属人化を解消するには、案件管理や活動報告まで含めて営業プロセス全体を可視化できることが重要だったのです。

そこで複数の製品を比較した結果、名刺管理を起点に、案件管理や営業活動の記録まで一つのツールで運用できる点が、同社の目指す営業プロセスの標準化に合致していたため、ホットプロファイルの選定に至りました。

導入効果

営業報告の定着で、営業活動が組織のナレッジとして蓄積

ホットプロファイルの導入後、ビジブルではメールや電話、商談など、お客様との接点を報告として登録する運用が定着しました。現在では報告管理の利用率はほぼ毎月100％に達し、営業活動がリアルタイムで組織へ共有されています。
「月1回の全社会議では、ホットプロファイルに登録された報告からピックアップして共有しています。競合の動向や顧客の課題、新規開拓やAI活用の成功事例などが、特定の個人やチームに留まらず全社へ広がるようになりました。良い報告が会議で取り上げられることで、入力への意識も高まり、どのような営業活動が成果につながるのかを組織全体で学べるようになっています」（営業グループマネージャー）

さらに、チーム単位のミーティングでもホットプロファイルを活用しています。
「チームの会議ではホットプロファイルの報告内容を取り上げて、実際の成果物やお客さまからいただいた資料を見ながら内容を深掘りしています。すると、『この課題は〇〇さんのお客さまでも同じようなケースがあるね』といった話につながり、チーム内で情報共有や意見交換が活発になることで、主体的な営業活動に繋がっています」（ビジネスユニットマネージャー）

以前は月1回の会議でしか共有されなかった営業情報が、今では日々蓄積され、全社会議やチームミーティングを通じて組織全体で活用されています。個人の経験や成功事例が他の営業活動にも活かされるようになり、営業ノウハウを横展開する文化が根づき始めています。

リアルタイムな情報共有で、マネジメントの質が向上

ホットプロファイルでは、報告が登録されると上司や他メンバーにメールで通知され、リアルタイムで共有されます。現場の状況をタイムリーに把握できるようになったことで、必要なタイミングでアドバイスやフォローを行えるようになりました。
「報告が登録されればすぐにメールで通知され、気になる点があればその場で報告に紐づけてアドバイスのコメントもできます。メンバーが何を考え、どこでつまずいているのかが見えるようになり、コミュニケーションの質も上がったと感じています」（営業グループマネージャー）

報告に対するコメントやフィードバックもホットプロファイル上で完結するため、やり取りの履歴が残る点も評価されています。
「担当者が変わっても、その報告に対してどのような対応をしたのかが履歴として残ります。別のコミュニケーションツールを使い分ける必要もなく、引き継ぎもしやすくなりました」（ビジネスユニットマネージャー）

さらに、ダッシュボード機能を活用することで、営業活動の量だけでなく質も把握できるようになりました。
「報告を『ヒアリング』『見積もり提示』などのカテゴリーで管理すると、活動の比率がダッシュボードで一目で分かります。定量的な分析をもとに指導できるようになったことは大きな変化だと思います」（ビジネスユニットマネージャー）

営業活動を感覚ではなくデータで把握できるようになったことで、マネージャーはより的確な支援や改善策を講じられるようになっています。

拠点や担当を越えた情報共有が、業界理解の深化につながる

東京と大阪に拠点を持つビジブルでは、以前は拠点間の情報共有が月1回の会議に限られていましたが、現在では拠点を越えた情報共有が日常的に行われています。

チームや拠点を越えて営業活動や提案内容を参照できるようになったことで、自身の営業スタイルを見直すきっかけにもなっています。営業活動や顧客情報が個人に留まらず、組織全体で活用されることで、営業全体の底上げにもつながっています。

今後の展望

情報を蓄積するだけでなく、営業力の向上につなげる仕組みへ

報告管理が定着し、営業活動を組織で共有する基盤が整った現在、ビジブルが見据えるのは、蓄積した情報を営業力の向上へどうつなげていくか。そのため、まず取り組みたいのは、入力負荷のさらなる軽減だと営業グループマネージャーは語ります。
「とにかく情報を入力してもらわないことには始まりません。まずは入力の負担を減らし、その上でダッシュボードを活用した分析をもっと進めていきたいです。AI議事録といった仕組みも取り入れながら、入力コストを下げていければと思っています」（営業グループマネージャー）

蓄積した情報を活かし、一人ひとりの営業力を高めていくことも今後のテーマです。
「自分のチームだけでなく他のチームの活動も参考にしながら、営業スタイルやお客さまへのヒアリングに活かすことで、自分自身も成長したいですし、そういう営業を育てていきたい。そのためのコミュニケーション活性化にもホットプロファイルを活用していきたいと思っています」（ビジネスユニットマネージャー）

さらに、蓄積したデータをマネジメントに活かす仕組みづくりも視野に入れています。
「今後はホットプロファイルに集約した情報から課題を抽出し、適切な打ち手を打てる仕組みをつくっていきたいですね。現場の営業担当者だけでなく、マネージャーがより良いマネジメントを行うためのツールとしても期待しています」（営業グループマネージャー）

情報を蓄積し、分析し、活用するサイクルを確立することで、個人の力量に依存しない営業組織へ。「顧客知識」を組織全体で磨き続ける取り組みは、ビジブルの営業力を支える基盤として、これからも進化を続けていきます。

株式会社ビジブル

https://www.visible.co.jp/

設立： 1991年（平成3年）11月27日

本社所在地　： 〒541-0058　大阪市中央区南久宝寺町4-3-5　南久宝寺大阪産業ビル

資本金： 9,800万円（資本準備金含む）

事業内容　： 3DCGを中心としたビジュアルコミュニケーション事業