顧客情報のデータベース化で業務効率とセキュリティ性が向上
営業DX実現の鍵となった名刺管理ツール

導入効果

名刺情報の共有を活性化したことにより、社内外の連携が深化

現在フォーバルテレコムでは、フロントオフィスとバックオフィスの計90名でホットプロファイルを利用しています。名刺情報・顧客情報を一元管理することで、情報の共有・活用がそれまで以上に活発になったそうです。
「パートナー企業と二人三脚で業務を進める弊社にとって、レスポンスの速さはとても大切なポイントです。ホットプロファイルはスマートフォン上でも使えるため、出先からでも知りたい情報に即座に、かつ安全にアクセスできます。細かいことの積み重ねのようですが、そうした便利さは営業の効率化になりますし、成果にもつながります」(矢向氏)
情報共有が活性化されたことで、営業活動がよりスムーズに行われるようになったのだそうです。
「とある急ぎの案件で、リスティング広告の代行業者を大至急確保する必要がありました。リストアップした企業名を見ていて、ふと弊社のパートナー様の名前を見つけ、ホットプロファイルで情報を確認し、すぐに担当者間で連絡を取り合い、翌日には商談に入れたということがありました。情報を迅速に共有・活用できることで、ひらめきをすぐに実行に移せるようになったことは、データベース化の最大の利点です。コロナやテレワークがきっかけでしたが、これまでぼんやりとしていた情報共有という課題が顕在化し、解決のための大きな一歩を踏み出せたことは幸いでした」(矢向氏)

ホットプロファイル導入に合わせて社内規定を改訂

フォーバルテレコムでは、ホットプロファイルの導入に合わせて社内規定を改訂し、入手した名刺は会社資産であること、名刺情報は必ずホットプロファイルに登録・保管すること、などを明確化しました。
「規約の改訂によって社内の意識が変わりました。名刺はただ保管するものではなく、営業情報として積極的に活用すべきものです。また対外的にも、Pマーク取得・運用のコンサルティングを行う上で、ルールを明文化することで効果をさらに高められるというモデルケースにもなりました」(矢向氏)
「ホットプロファイルのWebページを見ていて、名刺は営業活動の軸になるということに気付かされました。名刺・顧客情報のデータベース化で会社資産としてしっかりと管理できることで、業務効率化、情報漏洩対策にもつながったことが効果として一番大きいです。昨今DXや業務効率化が言われている中で、名刺管理がすべての業務に通ずる鍵となることに、どうしてそれまで気づかなかったのかなと思います。まさに弊社に足りていなかった部分に気づかせてくれたソリューションです」(矢向氏)

情報漏洩などのセキュリティ対策をシステマティックに行うことで社員の負担が低減

フォーバルテレコムでは、名刺管理を個人に任せていた当時の課題であった、盗難や情報漏洩に対する従業員の心理的負担がホットプロファイルの導入によって、解消されたと言います。
「高いセキュリティ意識を持っているが故に、名刺をはじめとする顧客情報の共有に消極的になっていました。しかし、むしろシステマティックに名刺・顧客情報を管理することで、紙で管理する大変さや、情報の検索ができない不便さが解消され、業務効率化とセキュリティ向上を実現でき、メンバーからも非常に好評です。システム化や効率化によって従業員の負担を軽減し、働きやすさや生産性の向上につながったと実感しています」(矢向氏)

今後の展開

ホットプロファイルの活用によって社内外との連携をさらに強固に

フォーバルテレコムは、取引先と長期的に良好な関係を築くことが重要であると認識しています。
「1人でできることに限界があるように、一社でできることにも限界があります。足りない部分は互いに補い、協力できることは協力する。すべての企業様との『共存共栄』をモットーとしている弊社としましては、パートナー企業様・お客様を問わず同じ目線での商材開発、ご提案を進めております。お互いにウィンウィンの関係性をさらに強めていくためにも、ホットプロファイルが大いに貢献してくれています」(矢向氏)