導入の理由

会社として名刺管理するには名刺データ化の負荷が大きかった

「以前は、名刺管理を、個人と会社が別々に行っていました。個人はそれぞれがスマートフォンのアプリケーションで、会社は、大阪のメンバーが作った名刺管理システムで管理していました。会社の名刺管理システムは大阪本社の特定のパソコンで動かしており、入力からデータ抽出まで、大阪の事務担当者が1人ですべて行っていました。そのため、1人の社員に負担が集中し、リアルタイムでのデータ化もできていませんでした」
東京と大阪の2本社体制の中で、名刺管理が大阪でしか行えなかったことによる課題を、荒幡氏はそう語りました。東京のメンバーの名刺は溜めこんでおいて、1か月に1度、東京オフィスから大阪に郵送して、現地でスキャニングとデータ化をしてもらっていました。

メール配信作業が煩雑で営業活用できていなかった

「セミナー案内など販促の案内メールを出す作業は、私が営業の業務の傍ら、一人で行っていました。弊社はPマーク（プライバシーマーク）を取得していることもあり、個人情報は慎重に取り扱う必要があります。どういう属性の人のデータを抽出してほしいか、大阪にいる名刺管理の担当者に依頼してデータを抽出してもらうのですが、Pマークの運用上、抽出の度に報告が必要でした。
受け取った名簿データを、メール配信ツールにセットして配信する際には、既に退社された方のデータ、重複しているデータなどを手作業でチェックすることも必要で、手間がかかっていました」
道山氏が、本来業務である営業業務の合間に、一人でメール配信業務を行っていました。送付先の名簿データを受け取るのにも何日もかかり、さらにデータは社内からしかアクセスができないため、営業の外回りから戻ってから作業を行わなければならず、負担は大きく、メール配信のタイミングも遅れがちでした。

使っていたSFAの遅さや使い勝手に不満

「これまで別のSFAを利用してきたのですが、情報収集するのに非常に時間がかかり、欲しい情報を集めるための設定が難しくて、設定できる者が一人しかいません。またPCでしか使えず、スマホから利用できませんでした」
矢吹氏は、他部門を中心にこれまで使っていたSFAのリプレイスも必要だったと言います。「SFAが個人情報と紐づいておらず、会社名なども手入力しなければならないのも面倒でした」
道山氏も使っていたSFAの不便さをそう語ります。

必要な機能が手頃で利用できると、迷わず即決して導入

「弊社が出展していたイベントに、ホットプロファイルが出展されていて、見に行ったのが出会いです。私たちはひとつのメーカーのもので柔軟に全部を統括したいと思っていました。ホットプロファイル は名刺管理にメール配信、SFAと必要な機能をすべて備えていて、価格も手頃でした。一応、同種製品と比較しましたが、あまり迷わずに決めました」
こう語る荒幡氏に、矢吹氏も言葉を添える。
「この価格なら......と、すぐに決裁のゴーを出しました。担当してくださった営業の方が、我々の立場に立ってお話をしてくださったことも決め手になりました」

導入の効果

月28時間の名刺データ化作業、メール配信にかかる半日作業が不要に

「今RPAソリューションの売上がぐんぐん伸びている中で、業務を効率化することが求められています。以前は大阪の名刺管理の担当者がOCRで読み込んだデータを手作業でチェック、必要に応じて修正するのに、名刺1枚あたり約5分、月に約340枚の名刺のデータ化に、月28時間ほど費やしていました。それがホットプロファイル 導入後はその作業が不要になり、名刺管理を担当していた事務担当者の負担を大幅に削減できました」
荒幡氏はホットプロファイル 導入の効果を具体的にこう語りました。
1回に1000～2000通ほど送るのですが、以前は配信リストのチェックから配信まで半日かかっていました。ホットプロファイル なら、送ってはいけない相手にはフラグを立てるだけでいいし、重複も全部自動でチェックされますから、作業負担は格段に少なくなりました。ホットプロファイル内だけで完結して、データを外に出さなくてもよくなったので、Pマーク運用のための報告も必要なくなりました。操作もかんたんなので、属人化せずに誰でもメール送信できるようになったということが一番大きいですね」
道山氏はホットプロファイル 導入によりメール配信作業から解放されたと言います。

名刺データを活用して、メール配信も積極的に

「これからは、セミナーの時に来てくれた方にタグ付けして、そのタグで抽出してメールを送り、セミナー後のフォローをするといったこともしていきたいと思っています」
そう今後について語る道山氏の言葉に、矢吹氏は
「そういった発想ができるようになったということは、やはり大きいですね。メール文中のURLがクリックされたかを知ることができるので、クリックしていない人に対してフォローをするなど、工数的な効果以外の導入効果もかなり出ていると思います」
戦略的にメールマーケティングを行えるようになり、営業担当の中には、パートナー企業様宛に毎月定期的にメールマガジンを配信する人も出てきました。

個人商店から組織営業へ

「以前はパートナー企業様ごとに担当者を決める個人商店的な営業を行っていましたが、ホットプロファイル を使うことによって、チームセリングができるようになりました。名刺情報があるので、たとえば道山が担当していた企業様に、荒幡が伺うといったこともできます」
矢吹氏は、ホットプロファイルによって営業スタイルも変えていけるようになったと言います。
どうしても仕事していく中で、1つのパートナー（代理店）企業様のボリュームが膨らんできて、分担する必要が出てくる時もあります。名刺データの共有により、チームでの対応が可能になりました。

今後の展開

社内でホットプロファイル活用を横展開

「弊社には5S活動（整理・整頓・清掃・清潔・躾）があり、各部門が発表するのですが、うちの部門はそこでホットプロファイル 導入による業務改善について発表しました。そうしたところ、他部門でもホットプロファイル 利用に関心を寄せるところが出てきたので、今後は他部門にも横展開をしていきたいと思っています」 
そう荒幡氏は言います。たとえば、軽減税率やWindows7のサポート終了などによって必要になるオリジナルパッケージソフトのバージョンアップのお知らせなどもしていかなければならない部門もあります。こういった部門はホットプロファイル のメール配信機能に関心を寄せています。 

SFA活用も検討

「SFAもトライアルを始めたところです。これまで使っていたSFAは、直販の営業部が主に使っていました。私たちの部門は、直接お客様に商品を売っているのではなく、パートナー（代理店）企業様がいて、その先にお客様がいます。パートナー企業様と直のエンドユーザー様の2通りの管理が必要なのですが、これまでのSFAではそれがうまく管理できませんでした」
矢吹氏は、販売方法に応じて柔軟な使い方ができることを、ホットプロファイル のSFA機能に期待しています。
今後、ホットプロファイル は会社の随所で活用されていきそうです。