Interview株式会社マテハンソフト
Date 2024 . 08. 07
株式会社マテハンソフトは1976年設立のソフトウェア開発会社です。栃木県宇都宮市を拠点に県内、北関東、全国の顧客を相手に受託開発、パッケージソフトの開発販売、ITインフラの構築やITコンサルティング事業を展開しています。2024年4月に竣工した新社屋で一新、「常に新しい価値を創造し、これを支える人々の幸せをつくる」を経営理念に、顧客に信頼され、社員が誇りを持てる会社であり続けています。
目的
課題
効果
Interviewed
穐山 智博 様
山岸 賢 様
ホットプロファイルの導入前、他社の顧客管理システムを利用していましたが、顧客情報の入力やメンテナンスを自分たちで行う必要があり、作業が煩雑で担当者の負担になっていたそうです。また、名刺についても紙のまま保存しており、情報の取り出しに時間がかかるなど、DXの着手にあたり各種情報がアナログで散在しているという課題がありました。
「これまで、営業担当者は名刺をいただいたお客様の情報を既存の顧客管理システムへ手入力していました。しかし、別の営業担当者が同じお客様とお会いして、いただいた名刺情報を入力することで、情報の重複や、ずれが生じていた等、個人任せになっていたため、会社として情報を集約して、共有、活用することまでできていませんでした。」(穐山氏)
マテハンソフト 営業部では以前から、既存の顧客管理システムに営業日報を記入することが必須とされていました。しかし、一日の業務終了後に帰社してから手入力するのは営業負担が大きく、その結果、登録率は約60%に留まっていたといいます。
「日報の入力も個人任せになっており、共有できるシステムもなかったので、人によって情報の粒度にばらつきがありました。毎日の入力が困難で、後日まとめて入力する人も多く、どうしても内容が簡略化されてしまっていました」（穐山氏）
マテハンソフトは宇都宮を中心に栃木県、北関東、そして全国に顧客を抱えています。
「北関東エリアの顧客はフィールドセールスでコミュニケーションを取ることができますが、全国の顧客相手にそれはできません。そうした背景からインサイドセールスの活性化が求められていましたが、当時利用していたメール配信ツールは利便性に欠けていました」（穐山氏）
定期的なメールマガジンの配信を通じて顧客とのコミュニケーションを図りたかったが、ツールの使いにくさから個人任せになっていたといいます。
「顧客リストを準備して読み込ませるなど、ツールを使っていながら手作業が必要で煩雑なタスクが多かったため、肝心なコミュニケーションに十分なリソースを注げていませんでした。また、リスト作成などは知見のあるベテランに頼りきりで、若手との格差が埋まらず、営業業務の標準化の面で大きな課題がありました」（穐山氏）
名刺・顧客管理と日報管理の効率化の必要に迫られた同社は、ホットプロファイルと他社2製品とで徹底的な比較検討を行いました。
「検討の際に、特に重視したのは名刺管理、顧客管理とメルマガ配信を効率化できる機能でした。また、今後のビジネス展開を考慮に入れて、MA機能まで拡張できる点も重要なポイントでした」（穐山氏）
「まず、ホットプロファイルには我々が求める機能がすべて高いレベルで揃っていました。さらに、他の製品と比較してコストパフォーマンスが圧倒的に優れていました。実は比較検討を行った他社製品の無償版を営業担当者数人が個人的に使用しており、そのまま有償版を導入した方が便利ではないかという意見も出ましたが、ホットプロファイルの価格と機能の充実ぶりがダントツで、ほとんど迷うことはありませんでしたね」（穐山氏）
「操作性の良さやカスタマイズの容易さも印象的でした。私たちの場合、ソフトウェアをそのまま使うというより、自社の業務にさらにフィットさせるためにカスタマイズするのが前提です。そのため、ホットプロファイルの拡張性の高さは非常に魅力的でした」（山岸氏）
マテハンソフトでは現在、営業部門の12人と代表、常務がホットプロファイルを利用しています。
ホットプロファイルの導入後は、日報の入力工数が大幅に軽減され、約60%だった日報の入力率が100％に向上。さらに、スマートフォンアプリの活用で出先からでも入力できるようになり、情報の鮮度も向上したといいます。
「営業活動を可視化できたのは大きいですね。業務の進め方が大幅に改善しました。日報情報に双方の担当者や商談の内容などが紐づくようになったので、商談状況を社内全員で共有できるようになり、経営層や他メンバーからのフィードバックがとても活発になりました。情報を有効活用する習慣がついたことを実感しています」（穐山氏）
「また、出先にいて、近辺であと一社訪問したいと思った時に、以前なら一度帰社して準備する必要があり、時間的にあきらめてしまう場面がありましたが。しかし、ホットプロファイルのスマートフォンアプリを活用すればその場で簡単に顧客情報を引き出せるので、そのまま訪問ができるようになりました。このような小さな積み重ねから、営業効率の向上を実感しています」（穐山氏）
「日報の質が上がり、情報共有が密に行われるようになって、部内の雰囲気が変わりました。他の社員の活動を見てそれぞれが学習できますし、特に若手がベテランのやり方を参考にしやすくなって、社員教育の面でも大きな成果が出ています。課題だった属人化の解消、標準化も推進できています」（穐山氏）
マテハンソフトでは、全国の顧客に対してITに関する情報やセミナーの案内、商品の紹介などの内容を含むメルマガを月に1回配信しています。
ホットプロファイルの導入後は、顧客情報から社名や住所などの基本情報や部署・役職、業種など多岐にわたる条件より、ターゲットを抽出してメーリングリストを作成が可能になり、若手メンバーでも簡単にリスト作成ができ、メルマガ配信を担当できるようになりました。
「これまでのメルマガ配信は、メーリングリスト作成にベテランの経験や個々の判断に大きく依存していました。しかし、ホットプロファイルの導入によって、ターゲット抽出など誰でも簡単に行えるようになりました。さらに、メールの開封率やクリック率が確認できるため、施策の評価や改善が可能になりました。現在は月に１回の配信ですが、今後は配信頻度を増やしていく予定です」（穐山氏）
マテハンソフトでは、ホットプロファイルの拡張性の高さを活用して、自社向けにダッシュボードをカスタマイズしてさらに使いやすくしています。
「社内の様々な情報をホットプロファイルのダッシュボードに組み込んでいます。たとえば、ホットプロファイルに登録された日報から最終訪問日を割り出したExcelを組み込むことで、前回の訪問からの経過日数が分かる"未訪問リスト"を表示しています。休眠顧客が一目で分かるため、次のフォロー活動につなげることができます」（山岸氏）
「各営業の活動量がリアルタイムで表示されるので、誰かのパフォーマンスが低下しているといった状況が可視化できるのも良いですね。グラフから日報に飛べるので、ワンクリックで日報を確認して、商談状況の把握や次のステップに向けた対策を講じることができます」(山岸氏)
「毎日朝礼でタスク一覧を共有しているため、進捗確認や対応漏れタスクの有無をすぐに確認することができます。管理職や経営層もダッシュボードを見ることで、メンバーへのフィードバックが容易になりました。活動に対する適切なフォローや、顧客情報の共有が気軽に行えるようになり、コミュニケーションの活性化や情報のすり合わせにも役立っています。」(穐山氏)
また、基幹システムの売り上げデータを編集し、作成したグラフを組み込むことで、売上データや見積もり・受注情報など営業に関わる重要な情報を、ホットプロファイルのダッシュボード上で一元的に確認・管理できるようにしているといいます。
マテハンソフトでは、ホットプロファイルのMA機能によって、さらにDX推進を行う方針です。
「今後、取り扱う商品のラインナップをさらに拡大する予定です。そのために、ホットプロファイルのMA機能を最大限に活用し、人手を最小限に抑えつつ、効率的な営業活動を展開していきたいと考えています。カスタマイズはもちろん、全ての機能を最大限に活用できるように学習を続けていくつもりです」（穐山氏）
最後に今後の展望について質問しました。
「AIの時代を迎える今、ITの重要性はますます増しています。私たちは長年にわたりシステム開発を手がけてきた会社として、情報を常に最新の状態に保ちつつ、高い生産性を維持し、技術力を継続的に向上させ、お客様の課題解決に寄り添っていきます。私たちが目指すのは、優秀な人材が集まる一流のIT企業です」（穐山氏）
設立 ： 1976年9月27日
所在地 ： 栃木県宇都宮市問屋町 3172-78
資本金 ： 3,000万円
業種 ： ソフトウェア開発 システム販売 IT技術者派遣
資料をダウンロードする
3分でわかる「ホットプロファイル」の資料をダウンロードいただけます！
無料トライアルする
「ホットプロファイルの画面を見てみたい。」「まずは使ってみたい」という方はお試しいただけます！
お電話でのお問い合わせも受付中
平日9:00〜12:00 | 13:00〜17:00(休業日を除く)
携帯電話からは03-5291-6121
