導入の背景

想定を上回る急成長を支えるデータ管理基盤が必要に。 ペーパーレス化に舵を切る 

2010年の開業以来、右肩上がりに利用客数を伸ばしてきた東京国際空港ターミナル。その急成長が、名刺管理の必要性をあらわにしました。導入の発案者となった企画部企画担当のシニアマネジャー菊池透氏が当時を振り返ります。

 
「開業時は、年間利用客数を700万人と想定していたのですが、その翌年には想定を超えてしまいました。2014年には空港を拡張して年間1,250万人のキャパシティに備えたのですが、それもすぐにオーバーしてしまいます。それほど忙しかったのです。スタッフ全員が多忙を極め、文書や名刺が山のように溜まり、管理ができなくなってしまいました」

大量の名刺管理をどうするか？ 出向や部署異動にも耐えうる社内共有方法を模索 

当時の菊池氏は渉外担当。会社の窓口的存在だったこともあり、名刺は1,500枚を超えたほど。「名刺フォルダーのどこに誰の名刺があるか全くわからない状態」（菊池氏）というほどでした。さらに、大量なのは企画部マネジャー下村亮氏の名刺。なんと3,000枚というから驚きです。「異動時に1,500枚程持ってきて、現在の部署でさらに1,500枚増えました」（下村氏）。年間500枚ペースで増えていったそうです。こうした大量の名刺管理に加えて、同社が必要としたのが社内における名刺の共有でした。
「当社は、出資元からの出向社員が多く、3～4年で担当が変わるケースが多いです。名刺を共有できれば、担当を引き継ぐ際に情報も一緒に引き継ぐことができます」と菊池氏。さらに、下村氏が続けます。
「メールを出す時は相手の部署・役職まできちんと書くわけですが、やはり間違えるわけにはいきません。また、お相手の方の異動や昇進もあるわけですから、古い名刺では使い物にならないのです」と、社内で最新の名刺を共有することの大切さを強調します。

選択の理由

機能面でのメリットに加え、ホットプロファイルの営業担当は『ホット』だったのが決め手。

名刺の管理と共有の必要性を感じ始めたのが2017年。試行錯誤の末、自分達ですべてを行うのは無理と判断し、名刺管理ツールの検討を開始しました。
「ホットプロファイルの営業担当の方が非常に熱心だったのが決め手でした。何度も当社に足を運んで下さり、丁寧に説明していただきました。競合数社にもお声がけしましたが、その気持ちの温度差が歴然でした」と語るのは菊池氏。一方、機能面での差に注目したのが下村氏です。
「名刺をデータ化するためのスキャニングが重要なポイントでした。他社は、専用スキャナーのレンタルのみだったのですが、ホットプロファイルはスキャナーだけでなく複合機の上に名刺を並べてスキャニングすることもできました。スキャナーも自社で用意すれば初期投資だけで済むのでコスト面でもメリットがありました。」
こうして、ホットプロファイルの導入が決まったのが2018年の8月。以来、約70名の社員が使用。2年間でどのような効果が表れたのでしょうか。

導入効果

3000枚超の名刺の中から、 目当ての1枚を一瞬で探し出す時短が効率化を生む

社員約70名は、名刺管理を十分に活用できている。シンプルで使いやすく、操作も迷うことがなく、スキャニングも簡単。社員の評価も上々のようです。導入効果に関しては、圧倒的なスピードによる時短です。
「これまでは、6冊の名刺フォルダーの中から目当ての1枚を探さなければなりませんでした。目指す1枚に辿り着くまでに早くても3～4分はかかります。それが、ホットプロファイル導入後は、検索すれば瞬時に出てくる。探す手間が激減しています。それと、名刺フォルダーを入れていた机の引き出しが丸ごと一つ分空きました」と語るのは、3,000枚の名刺を保有する下村氏。さらに、名刺交換した相手の会社のニュース情報などが把握できるメリットをあげます。

名刺を通じた新鮮なニュース獲得で 『渉外活動のスピードアップ』

「例えば、お相手の方が昇進されたというニュースやその会社の新製品情報が届くのはとても便利に使っています。名刺交換した相手と連絡を取るきっかけになりますし、話のネタづくりにも有効です」（下村氏）。そして、人事異動ニュースに重宝したと語るのは、菊池氏です。
「渉外担当だった頃、非常に助かりました。例えば、所轄官庁である国交省や関係の深い官庁のキーパーソンが変わったら、社内に素早く周知する必要があります。相手の名刺を登録しておくだけでニュースが自動配信されるので見逃す心配がありません。それから、私は新しい情報を取得するために、よく展示会に行きます。たくさんの人と名刺交換をしますが、後日メールがきた時に誰だかわからないケースが度々あります。そんな時も、検索するだけですぐにその人の名刺が出てくるのでありがたいですね」と、満足気です。

今後の展開

ホットプロファイルと統合認証基盤を連携させて、 セキュリティを強化。

同社には、首都東京の空の玄関として世界中の人々を安全に迎え入れるという重要な使命があります。そのために、セキュリティに関する強い思いを抱いています。
「常日頃から情報セキュリティに関して並々ならぬ思いがあります。絶対に情報を漏洩してはならない。当然、名刺情報も重要なデータです。名刺をスキャンニングしてセキュアなクラウドサーバーにストアする。さらにセキュリティを徹底して強化するために、Gluegent Gateという統合認証基盤とホットプロファイルを連携させます」と語るのは、このプロジェクトを牽引する下村氏。

シングルサインオンの実現で 在宅勤務にも使える利便性の追求へ。

Gluegent Gateは、登録されたパソコン以外は接続を拒否するなどセキュリティ対策を強化すると共に、シングルサインオンにより利便性を向上させるサービス。シングルサインオンとは、1つのIDとパスワードで、複数のWebサービスやクラウドサービスにログインする仕組みです。一人で様々なWebサービスやクラウドサービスを利用するケースが増えていますが、サービスごとに個別のIDとパスワードを入力する煩わしさから解放されるわけです。
「利用者だけじゃなく、例えば人事異動によるユーザーの追加・削除等の運用を司る管理者も複数の認証情報を管理する必要がなくなり、業務負担が大幅に軽減されます。さらに、在宅勤務など社外で名刺を見るケースも増えています。セキュリティ強化と利便性向上は、大きなメリットとなるでしょう」と、下村氏が重ねて強調します。
「空港は公共性の高い重要インフラ」とは、お二人の口から度々もれる言葉です。その言葉には、会社のセキュリティ強化は、社会の安全性につながっているという強い使命感が窺われます。