導入の背景

営業担当の引き継ぎがスムーズにいかず、 属人化の懸念が生じていた。 

営業担当が変わった際の引き継ぎがスムーズにできず、属人化の懸念があった同社。取締役でソリューション営業本部長の三浦吾朗氏がその状況を語ります。
「弊社は、長いお付き合いのお客様ばかりなので、各営業担当と厚い信頼関係が育まれています。それは、弊社の強みではあるのですが、担当が変わった際の引き継ぎに問題が生じる懸念がありました。お客様の情報を社内に共有する仕組みがない。いわゆる属人化の問題ですね」 それまで、同社の情報共有の手段は主にメールだったといいます。
「顧客とのやりとりや状況をメールで伝えていました。メールだと新しい受信メールの中に埋れてしまい、検索して目当てのメールを探す必要があり、結果的に共有の範囲がとても狭くなってしまいます。フォーマットも決めていなかったので、書き方も人によってまちまちでした」と話すのは、ソリューション営業本部のグループリーダー古川愛子氏。営業担当が日々お客様に対応する中で起こる様々な出来事や情報を共有できないもどかしさを感じていました。
そうした中で、同社が着目したのが名刺管理でした。
「社員一人ひとりがもっている情報を共有して会社の資産にする。そのための入り口として名刺は格好のツールです。個人的に名刺管理を行う社員はいましたが、会社として導入するのは初めてのことでした」と三浦氏。同社の変革は、こうして幕を開けます。

選択の理由

シンプルで使いやすい設定が魅力。 当初は名刺管理と報告のストックが目的だった。

「シンプルで使いやすく設定も簡単でした。名刺管理の経験がない営業でもすぐに使える手軽さが選択のポイント。名刺管理と毎日の報告をきちんとストックできるだけでも価値があると思い、社長に説明してすぐに導入を決めました」と三浦氏。当初は名刺管理だけで十分と考えていた同氏でしたが、導入にあたって、ハンモックの担当者と打ち合わせを重ねていくに従い、SFA(営業支援システム)やMA（マーケティングオートメーション）などの機能に大きな可能性を見出していきます。

ハンモックの担当者のアドバイスで、 利用範囲を大きく拡大。

「営業やカスタマーサクセスの方が、ホットプロファイルの機能を詳しく教えてくれました。そこで、SFAやMAの機能もかなり使えると感じました。弊社では、経営の見える化を事業の大きなテーマに掲げています。CRM（顧客管理）を活用して、営業活動の見える化を行っていましたが、理想にはほど遠い状況でした。そんな時、ハンモックの担当者からホットプロファイルとマイクロソフトのPower BIを連携したらどうかと、アドバイスをいただいたのです」（三浦氏）。
マイクロソフトのPower BIは、データをわかりやすくビジュアル化するためのツール。ホットプロファイルで管理する見込客の発掘から育成、アポ獲得、商談・クロージングまでの営業プロセスが鮮やかに可視化されるだけでなく、さらに多角的な分析ができるようになりました。まさに、「値千金のありがたいアドバイス」（三浦氏）となったのです。

導入効果

各案件に対する営業活動のプロセスが すべて可視化される。

導入が決まってから、ホットプロファイルとPower BIの連携とカスタマイズ、それまで使っていたCRMからの完全移行までわずか３ヶ月。これをやり遂げたのはICTシステム開発部の増尾拓也氏。「以前のCRMよりはるかに見やすく状況がわかる」と、三浦氏も賞賛する新システムがスタートしました。その効果はどのようなものだったのでしょうか。
「営業活動の報告から商談までつながったという感じです」と語るのは、古川氏です。「メールでの報告では、各案件と紐づけられていなかったので、単なる営業活動報告でした。ホットプロファイル導入後は、各案件に対してどのような営業活動を行い、現在、どのように商談が進んでいるか、商談に費やされたコストや時間まで可視化されるようになりました。失注した場合の原因分析も可能です」と、その効果に目を見張ります。

若手の戦力化がスピードアップ。 マネージャーの集計業務も削減。

ホットプロファイルの商談管理では商談プロセスを設定でき、次のアクションが可視化できる点も大きなメリット。ソリューション営業本部で若手社員のリーダー役を担う藤沢氏が語ります。
「商談プロセス全体が可視化されたので、例えば見積もりの後にどういうアクションを行うべきかが若手でもわかるようになりました。さらに上司からの指示をタスクとして商談に紐づけて登録でき、期限が過ぎるとアラートが出るため上司もすぐフォローができます。一つのタスクの後、アクションが止まってしまう若手が多いので、非常に助かっています」と、教育面でのメリットを強調。若手が戦力になるスピードが向上したと話します。さらに、「各営業担当が入力したデータがそのまま反映されるので、マネージャーの集計業務が不要になった」（古川氏）というように、業務効率の面でも大きな効果をもたらしました。新人から管理職まで、そのメリットを享受しています。
さらに、メールコミュニケーション機能も強力な武器となっているようです。
「弊社は、日産自動車のディーラー120社、自動車部品サプライヤー500社など、多数のお客様とお付き合いさせていただいています。新しい商材やおすすめしたい商材があると、一斉メールを配信します。お客様一人ひとりの名前を記載したメールを一斉に配信できる上、開封状況やメール本文中のURLクリック状況もわかります。興味をもっていただいたお客様に最適のタイミングでアクションを起こせるわけです」と、三浦氏は笑みを浮かべます。

今後の展開

社員全員にコスト意識をもってもらい、 情報共有の文化を深化させる。

現在の運用はホットプロファイルに顧客と商談情報を登録した後、Power BIで様々な角度から分析を行うスタイル。先述したシステム開発部の増尾氏が一手に引き受けます。
「少しでもリアルタイムの営業データを見られるようにするために、１日４回自動でデータ連携を行っています。」（増尾氏）。
こうしたきめ細かな連携は、「受注や商談、プレゼンの結果など、動きがあったらすぐに反映し、リアルタイムの情報を社内で共有するため」と三浦氏が語るように、同社の姿勢を如実に表しているといえます。
今後は、情報共有の文化をさらに深化させていくのが目標です。
「経理のデータを取り込んで、売上や利益の見える化を図りたい。社員全員にコスト意識をもってもらい、各案件・各顧客にどれくらいのコストと時間をかけているのかを明確にする。一つの受注の営業利益率まで可視化して社長とも共有するようなイメージを抱いているところです」と三浦氏。まさに、経営の見える化です。その根幹となっているのが、社員一人ひとりがフレキシブルに使いこなすホットプロファイルなのです。