報告管理で組織のコミュニケーション活性化に寄与
属人化解消と組織力強化を実現

導入の背景

名刺情報や営業情報を会社資産として管理できていなかった

島津サイエンス東日本では、これまで社内で顧客情報の共有方法が統一されていない状態でした。業務内容や個人の活動状況に関しても、各支店で独自に管理しており、名刺についても、管理は個人ごとに行い、当時は紙のままファイルに保存することが当たり前で、管理に場所を取る上、連絡時や商談前に目当ての名刺を探すことが大変だったといいます。
「顧客が人につく事が多い業界の常ですが、当時は営業活動に関する情報は各メンバーの頭の中にあり、社内で共有する方法が決まっておりませんでした。しかし、いくら優れた営業でも、いつまでも同じパフォーマンスができるとは限りません。また、売上の数字で営業の評価が決まる体制も属人化を招いていた要因だと思います。これから組織として長く成長していくためにも、若手世代への引き継ぎや営業力の底上げが必要だと考えていました」（加藤氏）
「営業活動は売上の数字だけでなく、受注に至るまでの過程も重視しようという流れがありました。そのため、顧客情報や営業情報をデータで可視化し、若手やチーム内に共有することで、組織として営業力の底上げや後進への教育を実現するためのツールを必要としていました」(滝原氏)
加えて、導入予定の顧客管理システムとの連携が可能な情報管理ツールを模索していました。

選択の理由

顧客情報をデジタル管理できる上に、オープンAPIで導入予定の顧客システムとの連携が可能だった

島津サイエンス東日本では、ホットプロファイルが名刺管理と報告管理を実現できることに加えて、導入予定の顧客管理システムとの連携要件を満たしていたため、導入を早々に決断しました。
「情報管理ツールの検討時、他社製品と比べてホットプロファイルはオープンAPIによって連携できるシステムの幅が広く、導入予定のシステムとの連携をクリアしていました。現段階では連携まで至っていませんが、将来的には実現していく予定です」

導入効果

鮮度の高い情報共有で営業活動を効率化 引き継ぎ漏れの防止で属人化を解消

島津サイエンス東日本では、主に研究施設や企業の品質管理部門に向けて、島津製作所の分析計測機器や研究施設等で使用される消耗品等の販売を行っています。ホットプロファイルの導入によって、顧客情報の迅速な把握が実現したといいます。
「商談前に行う事前準備で把握できる情報量が、ホットプロファイルの導入前後で一変しました。一画面で企業情報も最新の企業ニュースも確認できますし、名刺情報に紐づいて過去の商談内容も把握できるため、商談時の話題にも事欠かず、お客様との関係構築に活かされています」(加藤氏)
また、報告管理機能を活用して日報を登録している同社では、情報共有や属人化解消において効果を感じているといいます。
「これまで営業報告はメールや対面で行っていましたが、ホットプロファイル導入後は、スマートフォンのアプリから出張時や通勤の空き時間にも手軽に行えるようになりました。そのため、鮮度の高い情報を迅速に共有できたり、進捗確認が高速化されました」(滝原氏)
「入社２年目になり、先輩から引き継ぎを受ける機会が増えましたが、ホットプロファイルで過去の報告や折衝履歴を見ておけば、細かな流れも事前に把握できて引き継ぎ漏れを防止でき、助かっています。先輩方も丁寧に記載してくださっているので、今後自分が後輩に引き継ぐ立場になった時に備えて、活動履歴をホットプロファイルにしっかり残す必要があると思っています」(川上氏)

管理職からのフィードバックも促進し、コミュニケーションを活性化

島津サイエンス東日本では、メンバーに対して営業報告を徹底させるだけでなく、確認者であるマネージャー層も、早急なフィードバックを行うよう心がけているそうです。
「移動時間にスマートフォンから報告内容を確認し、コメントすることが日課になっています。簡潔に要点をまとめることや、ただの状況報告ではなく次回アクションまで報告するよう、口酸っぱくフィードバックをしているうちに、運用開始時よりもメンバーたちの要約力や案件把握能力が段々と向上していきました」(加藤氏)
「上司に活動を見てもらえていることは励みになりますし、安心感もあります。お客様へのアプローチ内容を報告すれば、すぐにフィードバックを貰えるので、行動の指針にもなります。仕事の進め方に迷った時ほど、ホットプロファイルで報告を登録するようにしています」(並木氏)
「埼玉支店では、商談時や納品時などのアクションをすべて報告として登録するよう習慣づけており、毎週行う定例会では、ホットプロファイルを見ながら進捗確認を行なっています。メンバーが案件の進め方に悩んでいることも、報告を通して知ることができるようになりました。以前はトラブルが発生してから担当から報告が上がることが多かったのですが、ホットプロファイルによる報告登録が習慣化してからは、早期に対策ができるようになりました。そのお陰か、現在ではほぼトラブルは発生していません」（滝原氏）
ホットプロファイルの報告管理機能は、名刺情報に紐づけて報告を登録できるだけでなく、報告に対する確認者を設定し、通知や確認済みスタンプ、コメントの書き込みを行うことができます。そのため、上司と部下の双方向のコミュニケーション促進を実現します。

今後の展望

ホットプロファイルを通じてコミュニケーションをさらに深化 若い世代がポジティブに働ける環境作りを目指す

ホットプロファイル導入後、情報共有や営業報告を徹底することで、コミュニケーションの活性化や属人化の解消を実現した同社。今後も、さらに組織内のコミュニケーションを深化させることを展望しています。
「現在、埼玉支店を含む北関東ブロックではコミュニケーションの一環としてホットプロファイルが重要なツールになっているので、まだ報告やコメントへのハードルが高い部署含めて、社内へ運用を広めていきたいです。また、個人的な考えになりますが、これからの会社を担っていく若い世代がポジティブに働ける職場環境を作っていくことが何より大切だと思いますので、今後もホットプロファイルを活用して職場環境の整備を推進していきたいです」(加藤氏)
2025年4月に島津サイエンス西日本との経営統合を機に、両社で利用していたホットプロファイルを統合する同社。既に島津サイエンス西日本では、社内システムとホットプロファイルのAPI連携によって、業務効率化の成果が出ていることから、統合を機に同社もシステム連携を進行中だといいます。今後、全国規模でのサービス提供体制の強化を図り、島津グループの一層の企業価値向上に向けた営業プラットフォームとして、ホットプロファイルへの期待が寄せられています。