ノマドワーク営業に求められる効率化を実現
DXの端緒となった顧客情報のデジタル化

導入の背景

属人的な名刺管理による情報共有に課題　出張メインの営業スタイルだからこそ、常に効率化が求められていた

南海プライウッドでは、問屋や販売店を経由したルートセールスをメインとしながらも、工務店やビルダー、リフォーム店などに直接訪問し提案活動を行っています。本社である香川県を拠点に、月のうち2～3週間は全国へ出張して活動を行っているそうです。
「ホットプロファイル導入前は、各自がファイルや無料の名刺管理アプリで名刺を管理していましたが、枚数の増加に伴い管理が煩雑になっていました。また、出張時には顧客の名刺をコピーして持ち運ぶため、カタログやサンプル資料に加えて荷物が増えるという課題がありました。また、情報検索においても、お客様の役職で色分けするなど工夫もしていましたが、名刺を物理的に管理した上で情報を活用するには限界がありました」(杉野氏)

名刺管理システムの導入を検討した一番のきっかけは、顧客情報の更新が困難なことでした。
「出張営業の難点として、頻繁に取引先を訪問できず、異動や昇進などの人事情報を入手しづらいという悩みがあります。お客様の昇進や転勤などで、引き継ぎに時間がかかることがしばしばありましたし、最新の人事情報の更新は紙ベースでは困難でした」(杉野氏)

そうした中、取引先の企業が次々とDXを推進する動きがあり、同社でも名刺管理システムの導入を検討する機運が生じたといいます。
「もちろんそれ以前からDXの必要性は社内で認識されていましたが、なかなか具体化していませんでした。名刺管理システムは、当時の弊社の課題解決に直結することに加えて、DXの最初の一歩として踏み出しやすいという手軽さがありました。また、弊社は従来から本社で最新情報や方針を共有して、全国を回る出張営業を強みとしており、そのためにも、DXによって鮮度の高い情報の共有をさらに円滑にし、業務効率を上げるべきとの結論に至りました」(杉野氏)

選択の理由

厳密な比較検討と手厚いサポートにより導入を決定

DXの端緒として名刺管理システムの導入を決断した同社では、製品の選定に向けて情報収集を開始します。
「以前からハンモック社の統合型IT資産管理『AssetView』を導入していたため、弊社の情報システムチームからの紹介でホットプロファイル知りました」(杉野氏)

候補を3製品にまで厳選したのち、同社では複数の項目を設けて徹底的な比較検討を実施したといいます。
「名刺登録の手軽さ、情報共有の容易さや人事情報の自動更新が可能なこと、ターゲット選定や戦略検討のツールとして活用できる拡張性といった、絶対に外せない部分をカバーしているかどうかを重点に比較検討しました。加えて、導入実績やコストを考慮して最終的にホットプロファイルを選定しました」(杉野氏)
「説明会等についても、出張が多い営業メンバー全員が一堂に会することが難しい中、ハンモック社の担当者には非常に丁寧に対応していただき、導入に向けた現場の不安を解消することもできました」(杉野氏)

比較検討と手厚いサポートが後押しとなって、ホットプロファイルの導入が決定しました。

導入効果

名刺管理の効率化と情報共有の促進 出張営業の強い味方に

南海プライウッドでは、2020年5月よりホットプロファイルの運用を開始され、現在では営業部門の73名が日常的に利用されています。それまで各自で使用していた名刺管理アプリの使用もセキュリティ面も考慮して停止し、ホットプロファイルによる一元管理に変更しました。

顧客データの登録数は想定以上のペースで増加しており、運用効果も早速現れました。
「入手した顧客情報はすべてデータ化できるので、導入前の課題であった、名刺を探す手間がなくなったことが大きいです。探すこと自体は数分の作業ですが、積み重なれば大きなものですし、取引先とのコミュニケーションに時間を充てることができ、本来の営業活動に集中できる環境が実現しました」(杉野氏)
「出先でもホットプロファイルのスマホアプリから、簡単に顧客情報を確認できますので、出張先に名刺を持ち出す必要もなくなり、利便性が大幅に向上しました。現場の反響としてよく耳にするのは、ホットプロファイルを電話帳代わりにできるため、相手先の情報をスマホの電話帳に登録する必要がなくなったことです。出張が基本の弊社の営業スタイルにも非常にマッチしています」(杉野氏)

人脈の可視化で営業戦略を強化

もう一つ同社の課題としてあった、取引先企業の人事情報の入手、更新についても成果が現れているといいます。
「顧客データベースが自動で生成されることにより、社内の人脈が可視化され、取引先のキーマン情報を即座に確認できるようになりました。例えば、決裁権を持つ役職の方々に対する訪問など適切なアクションができ、引き継ぎの簡略化と良好な関係構築につなげています」(杉野氏)
「大手問屋など転勤が多い取引先もいらっしゃる中で、最新の組織体制が組織ツリーで確認でき、すぐに社内共有ができる点は、紙ベースの管理ではできなかったことです」(杉野氏)

今後の展望

営業DXで縮小していく市場の中でも、売り上げを上げる組織へ

名刺管理システムの導入によってDXの第一歩を踏み出した南海プライウッド。今後も、ホットプロファイルによる効率化をはじめDXを推進していく方針です。
「現在、抽出したホットプロファイルのリード情報を、使用しているMAツールへ登録する作業を手入力で行っているので、いずれはシステムを連携させて効率化できればと考えています」(杉野氏)

最後に、同社の今後の方針についても伺いました。
「我々の主たる事業は戸建て住宅用収納部材の販売です。しかし、人口減少に伴い世帯数が減少し、新築戸数も減少しています。この状況下で、1軒あたりの採用数を増やすとともに、これまで開拓してこなかったリフォームやマンションなどの集合住宅にもビジネスチャンスを広げていきたいと考えています。そのためには、ホットプロファイルをはじめ、デジタル化によって可視化された情報を活用し、売って終わりではなく、プロセスを見直して組織全体でマーケティング戦略を確立する必要があります。今後もDX推進による業務効率化とデータ活用に注力し、営業メンバーが働きやすい環境を整えていきたいと考えています」(杉野氏)