DX推進の第一歩となったホットプロファイル
「情報の見える化」で業務効率化と顧客関係強化に寄与

導入の背景

個人情報保護と業務効率化の観点から、名刺管理ツール導入が必要だった

ホットプロファイルを導入する前、公清企業では、名刺は社員各自がファイル等で管理していました。紙での管理だったため、業務効率での課題に加えて、紛失や盗難、持ち出し等のセキュリティリスクが存在していたといいます。
「当社の業務上、札幌市様と取引させていただく機会が多く、コンプライアンスやセキュリティ面をさらに整備・強化することが急務となっていました。そこで、個人情報保護の観点から、名刺の取り扱いについても見直すことになりました」(八十島氏)
「人によっては名刺を会社名や人名でファイリングしていましたが、それでも紙の名刺の検索には手間がかかっていました。検索にかかる時間は3〜5分程度と短い時間ですが、積もり積もれば大きなロスになります。名刺がすぐに見つからないことで対応が遅れ、機会損失につながるという懸念がありました」(加茂氏)
また、個々人による営業情報の属人的な管理にも、課題を感じていたといいます。
「主要事業である産業廃棄物処理では、札幌市をはじめとした既存のお客様と長く良い関係性を維持することを重視しています。また、北海道の産業廃棄物業界の特色として、業界団体の集まりが頻繁に行われ、同業他社との接点も多くあります。そのような場での営業活動や名刺交換の機会が多くあることから、人脈を会社資産として活用したいと考えていました」（八十嶋氏）
「営業担当者ごとの売上を把握できていても、そこに至る過程が見えていませんでした。また、誰がどの顧客との接点を持っているかといった、会社としての人脈を可視化できておらず、業務の引き継ぎにも手間がかかっていました。営業活動の属人化を解消するためにも、システム導入による標準化が求められていました」(加茂氏)

選択の理由

他システムとの連携やSFA機能も有する拡張性を評価

名刺管理システムの導入を検討しはじめた同社。求めていた機能に加えて後押しとなったのは、株式会社大塚商会（以下、「大塚商会」）のオリジナルIDaaS「OTSUKA GATE」との連携が可能であることでした。
「ホットプロファイルを知ったきっかけは、大塚商会からのご紹介でした。販売管理システム『SMILE』の導入を検討している際に、各連携システムのID・パスワード管理の煩雑化が課題となっていました。そこで、『OTSUKA GATE』との連携によりシングルサインオンが可能な上に、IPアドレス制限でセキュリティ強化にもつながること、なおかつ、強固なセキュリティ環境で名刺情報を一元的に管理できる点から、導入を決定しました」(加茂氏)

また、ホットプロファイルの拡張性についても評価が高かったといいます。
「将来的には名刺管理にとどまらず、SFAの導入によって営業効率の向上にも取り組んでいきたいと考えています。そういった点でも、ホットプロファイルはSFA機能も有しているため、営業活動を一元的に管理できる拡張性が、当社の今後の方針と合致していました」（加茂氏）

導入効果

誰でも使いやすいUIで徐々に社内で浸透　セキュリティ強化を実現

2024年9月にホットプロファイルの本格運用を開始した公清企業。現在、営業部門の35名が日常的に利用しています。導入に先立っては、利用メンバー全員を対象に研修会を実施し、利用方法の周知と浸透のための対策を行いました。交換した名刺は必ずホットプロファイルに登録するというルールを策定し、徐々に利用率も向上しているといいます。
「ホットプロファイルは、ITリテラシーの高さに関係なく誰でも使いやすいUIが非常に魅力的で、使いやすさから社内での利用率も向上しています。また、アカウントごとに閲覧・出力の権限管理ができるため、セキュリティ強化にもつながっています」(加茂氏)
また同社では、名刺スキャンに複合機を活用されています。
「大量の名刺をまとめて読み込む際は、複合機アプリケーションの「Quickスキャン」との連携を利用すればスピード感を持ってデータ化できるため、とても便利です。特に社内の名刺を大量にスキャンする必要があった導入当初は、非常に助かりました」(加茂氏)
ホットプロファイルは、スマートフォンや複合機からの名刺データ化が可能なため新たにスキャナを購入やレンタルする必要がなく、すでに保有するハードを活かして導入が可能です。

名刺検索にかかる手間を約90％削減　業務効率化でビジネスチャンスが拡大

同社では、特に業務効率化において、劇的とも言える変化があったそうです。
「これまで最長で5分程かかっていた名刺の検索も、ホットプロファイルを導入したことで、10秒以内に検索でき、約90％の削減に成功しました。短縮できた時間は、より生産性の高い業務に充てることができ、業務効率を実現しています。また、当社の営業は現場へ出向く場面が多いため、出先でもスマホアプリから手軽に顧客情報を確認できる上に、電話帳代わりにもなるため重宝しています」(加茂氏)
顧客情報を共有できるプラットフォームが構築されたことで、人脈の属人的な管理を解消し顧客との関係強化にも寄与しています。
「当社は自治体を取引先とした業務を多く請け負っていますが、自治体では頻繁に部署異動があり、担当者が代わることも少なくありません。そのため、情報を更新していないとすぐに人脈の把握が困難になります。いただいた名刺はホットプロファイルに登録するという方針を今後も徹底することで、人事異動情報を最新に保つことができ、顧客との関係構築や引き継ぎの効率化に役立てられると考えています」(加茂氏)
また、営業情報が可視化されたことで、社内では意識の変化も起きていました。
「ダッシュボード機能でメンバーごとの名刺獲得枚数など営業活動を可視化できる点も魅力的です。名刺の数＝ビジネスチャンスだと考えていますので、誰が1ヶ月に何枚獲得したか＝どれだけのビジネスチャンスを創出したかという具体的な数字が可視化できています。現場の営業の活動が可視化されることで、チームとして成果をたぐり寄せる体制ができつつあると感じます。また、当社では役員層の名刺取得枚数が非常に多く、それを見た営業メンバーが自分も負けていられないと発奮してくれることも期待できます」(加茂氏)

今後の展望

点在した情報を集約させ、データ活用による経営効率化と営業力向上を目指す

2024年6月にDX推進課が設立され、DXに向けた本格的な取り組みを加速させている公清企業では、ホットプロファイルの活用により、さらなるDX推進と、顧客との関係性を維持・向上させる取り組みが期待されています。
「今後は、ホットプロファイルに蓄積された顧客情報を会社で把握することで、顧客ごとに最適な営業活動を行い、信頼性を向上させていきたいです。また、営業活動のさらなる効率化も推進していく見通しです。例えば、現在はHPで周知している産業廃棄物の受入単価も、顧客のニーズに合わせてメール配信を実施し、名刺情報と営業日報を紐づけることで日報の質を上げる取り組みも想定しています」(加茂氏)
「当社におけるDXは『情報の見える化』を目指して取り組みを行っています。各事業所および部署に点在していた情報を集約して、営業戦略への活用をはじめとした、情報の脱属人化による業務効率の上昇とデータに基づいた営業活動を行い、無駄のない業務遂行を今後も推進していきます。その第一歩として導入したホットプロファイルを引き続き活用することで、営業の効率化を進め、情報共有によって営業力の向上、属人化の解消を実現できればと考えています」(八十島氏)