導入の背景

情報管理の適正化・社内の情報共有・デジタル化が目的だった

BtoCの無担保現金融資など金融事業を行うアコム株式会社。ローン事業やクレジットカード事業、信用保証事業などを主に行っています。同社では銀行やシステムのベンダーなど、多くの企業と取引があるため、大量の名刺の管理が課題となっていました。同社業務統括部次長の小林 利治氏、主任の阿部 佑太郎氏にお話を伺いました。
「名刺管理ツール導入の目的としては、情報管理の適正化、社内の情報共有、デジタル化という3つがありました。今まで名刺管理に関しては、社内でツールやルールの整備が行き届いていないという課題がありました。フリーの名刺管理ツールを個人利用している社員もおり、高いセキュリティを求められる金融業として、安全なツールの導入が必要とされていました」（阿部氏）
他にも担当者の不在時や異動・退職者の引継ぎなどに共有しやすくしたいというニーズがあり、名刺を全社で一元管理できるシステムを求められていました。さらに、本社オフィスの移転が予定されていたことや昨今のSDGsの風潮から、会社全体にペーパーレス化推進の流れがあったことも追い風になったといいます。

選択の理由

金融会社に求められる高いセキュリティをクリアしていた

同社ではインターネットを介して名刺管理ができるシステムを探し、候補を数社に絞り込みました。最終的にホットプロファイルを選ぶ決め手になったのは、セキュリティの高さだったといいます。
「当社は金融会社であり、高いセキュリティが求められます。情報セキュリティの3要素『機密性』『完全性』『可用性』の3点をクリアしているのは必須条件でした」（阿部氏）
「例えば、正当な権利を持った人だけが情報にアクセスできることや細かなログ管理ができること、サーバーの安全性が高いことです。ホットプロファイルはカスタマイズ機能が非常に優れており、部署や役職者などの条件で閲覧範囲を細かくフィルタリングできるようになっています。情報セキュリティの所管部として、欲しい機能が揃っていました」（小林氏）
他にも操作性の高さなど、実際の使いやすさも後押しとなり、ホットプロファイルを選択することになりました。

営業やサポート担当が真摯に対応してくれた

営業やサポート担当者の印象の良さもホットプロファイル選択の大きな要因だったと阿部氏は言います。
「検討開始から実際に導入するまでの間にセキュリティ要件を記載した調査票をホットプロファイルの営業担当者と何度もやりとりしました。様々な事情で使用を断念した機能もありましたが、代替案を出してくれたり、真摯に対応していただきました」（阿部氏）

導入効果

名刺の一括取り込み機能の精度に満足。導入障壁を下げられた

ホットプロファイルを実際に導入して感じた魅力として、両氏は「名刺の取り込み速度と精度」を挙げます。
「一番大変なのは、既に保有している数百枚・数千枚の名刺を登録しなければならない導入時です。ホットプロファイルは一括で名刺を取り込める機能があるため、このハードルを下げてくれました。スキャナの取り込み速度は予想していたより何十倍も早く、精度も良く、大変驚きました」（阿部氏）
導入時には、主要拠点を回って説明会をしながら、社員らに名刺の一括取り込みをしてもらったといいます。
「通常、登録者と名刺の情報が紐付いてしまいますが、ホットプロファイルは名刺の所有者の情報を先に指定したり、後から変更したりと自在に変えられます。自分で登録せずとも代わりに登録をお願いすることもでき、導入時の手間をかなり抑えられました」（阿部氏）

名刺情報のデジタル化により、省スペース、業務効率の向上に寄与

導入の目的だった情報管理の適正化や社内の情報共有、名刺情報のデジタル化についても、満足のいくものだったと阿部氏は言います。
「紙での名刺管理が不要となったことによる省スペースが図れました。また、スマートフォンアプリによる名刺のデータ化や、情報検索の容易さから、情報整理にかかる時間が軽減された点も大きいです。もともと当社はOCRを基本とした他社製の名刺管理サービスを一部導入していましたが、OCRで読み取れない箇所は担当者による修正作業が必要でした。ホットプロファイルは取り込んだ名刺データを専任オペレーターが補正してくれるため、社内での修正作業が不要となり業務効率の向上に繋がりました」（阿部氏）

セキュリティと機動性を両立できるスマホアプリ

同社では主に提携先企業とやりとりがある部署でホットプロファイルを利用。現場では主にスマホアプリを利用しています。
「スマートフォンで名刺の写真を撮るだけで、すぐにデータ化して社内に共有でき、あとから検索する際もスムーズです。相手の情報をホットプロファイルに登録しておけば、電話の着信時に相手の氏名がディスプレイに表示され、電話帳にわざわざ情報を転載しなくて済みますし、スマートフォン内には情報が残らないため安心です。紙の名刺を持ち歩く必要もありません。セキュリティ性と機動性を両立できていると感じます」（阿部氏）

今後の展開

今後は営業支援の機能の利用も検討したい

現在、同社では名刺管理の機能を利用しています。今後は案件管理など、ホットプロファイルの利用範囲を少しずつ広げていきたいと考えています。
「私たちの仕事は主にBtoCであり、お客さまと直接名刺交換をする機会はほとんどありません。ただステークホルダーの皆さま、株主さま、投資家の皆さま、取引企業さまとの名刺交換は、以前にも増して重要になっていると考えています。多くの信頼関係を構築し、その発展を実現するために、ホットプロファイルの更なる活用方法も検討していく予定です」（小林氏）
お客さまの「今ほしい」「今したい」に応え続けてきたアコム株式会社。今後も変化するニーズに対応するため、ホットプロファイルを介した社内の情報共有に期待が寄せられています。