導入の背景

「働き方改革」を進めながら、営業活動の活性化・効率化をはかる

営業活動をいかにして活性化・効率化させていくかが、マネジメントにおける課題だった日本バイリーン。ホットプロファイル導入を決定した産業資材第一事業部長の西村義則氏が当時の状況を振り返ります。
「情報を共有化して、正しい情報を選択し、行動していく。働き方改革を視野に入れながら、営業活動を効率化して実績利益を極大化する。これらを進めていくために、CRM（顧客情報管理システム）の導入をずっと検討していました」
「具体的な活動目標を立て、それを実行し、トラッキングする。いかにして全社で情報共有し、全社員が同じ目標に向かって力を発揮できるような環境、良い人材が集まる環境を整えていくか」
現在のライフスタイルに合わせた働き方を選べる企業体制と営業利益を両立するため、効率的な営業活動を支援するシステムを探していたといいます。

個人利用の名刺管理システムから、セキュリティや情報管理についての課題が浮上

「当社の商品を材料として使われているお客様だけでも1,000社は優に超える、空調設備に当社の製品を使っている商業用ビルは数えられないほど」（西村氏）という同社。なにかしらのコンタクトがある会社となると膨大な数になり、名刺の管理も大変でした。導入前は、名刺管理においては決まったシステムがなく、個人個人で管理をしていたといいます。
「世の中的に名刺管理システムがフリーで使えたりする状況になってきたことで、個人で所有している名刺を組織的に管理するためにそうしたシステムを使いたい、という声が上がってきました。ただ、当然法人としての利用ですので、セキュリティの問題や、情報漏洩に繋がってしまうことは避けたい。そのための対策が必要でした」（西村氏）

選択の理由

情報を単に吸い上げるだけでなく、実際に使う営業担当者にとってメリットのあるシステムが欲しかった

過去には他社の類似システムを導入したこともあるという同社。しかし、うまくいかなかったそうです。
「情報を吸い上げるだけの機能では、現場に定着しない。ハンモックさんから話をきいたときに、『そのシステムを使う営業担当者がメリットを感じるシステムでないと、なかなか定着しません。』という話を受けて、その通りだな、と納得。そこから導入の検討に入りました」（西村氏）

契約のフレキシブルさも魅力

選択の理由に「契約規模のフレキシブルさ」を挙げたのが、産業資材第一事業部メディカル資材本部企画学術部企画担当部長の熊谷聡士氏と、経営企画部主任の志原桃子氏です。
「機器をリースではなく自社で比較的安いものを購入して導入でき、部門展開で成功体験を積んだのち、全社展開が可能であったことと、ビジネスニーズに応じて対応可能な営業支援、マーケティング支援領域への拡張が可能であったこともホットプロファイルの魅力でした」（志原氏）
「他社では契約内容に融通がきかない部分もありましたが、ホットプロファイルは最適なコストとパフォーマンスに合わせて調整できるのが魅力でした」（熊谷氏）

導入効果

名刺管理＋営業支援システムは現場担当側とマネジメント側、どちらにも大きなメリットに

「ホットプロファイルの名刺管理を使用し、現場営業は即座に顧客情報を見つけ、さらに共有する。そこからビジネスを進める。という点で大きなメリットになりました」（西村氏）
西村氏自身もホットプロファイル導入前は1,000枚入りの名刺ケースを4つ持っており、その中から必要な連絡先を毎回探していましたが、探す手間が一気に省けたといいます。
「ホットプロファイルを導入することが決まり、他の名刺管理アプリの個人利用禁止をアナウンスしました。シャドーITを防止してセキュリティ面も改善できました」（志原氏）
マネジメント側にとっても、情報セキュリティ面、次に紹介する営業活動面で大きなメリットになったそうです。

報告書を出しやすい、確認しやすい。営業活動のコミュニケーションが活発化、フィードバックマネジメントも活発化

西村氏が導入効果として挙げたのが、社内でのコミュニケーションの活発化です。 同社ではホットプロファイルの情報共有機能導入により、個々の部署で管理している報告書の数が増加しているといいます。なおかつ作成した報告書に対し、関係者へ内容確認依頼の配信ができるため、報告書にリアクションを取る人が増加し、フィードバックの精度も上がっています。同社ではホットプロファイルを活用した報告書について、部署ごとに目標数を定め、評価の対象とする仕組みも導入しています。
「事業を預かるマネジメントの立場としては、現場の内容をよく理解できるという点で非常に助かっています」と西村氏。以前は課、部、本部、事業部と情報が上がってくるまでに鮮度が下がったり、内容にフィルターがかかってしまったりして、事業部長の西村氏には選別された情報だけが伝わっていました。しかし現在は、読もうと思えば末端の議事録なども含め、全ての報告書に目を通すことができるシステムになっています。
「宛先に西村を入れていなくとも、西村から質問が来る」と笑う熊谷氏。
「そのため西村の部下であり担当者の上司にあたる人も、きちんとしたフィードバックをしようとする意識が高まり、上司と部下のコミュニケーション活発化に繋がっています」と志原氏もうなずきます。

コロナ禍で突然のテレワーク。ホットプロファイルがあったから、取引先とすぐに連絡がとれた

同社がホットプロファイルを導入したのは2019年の末。もともとはオフィスを訪問するタイプの営業活動を想定していました。しかし導入後間もなくコロナ禍に見舞われ、想定外のテレワークでホットプロファイルが活躍したといいます。
「もしホットプロファイルを導入していなければ、取引先も会社に出社していない、自分も会社にいない。代表番号しか知らない。双方向、いったいどうやって連絡をすればいいんだと。不都合がいろいろあったかと思います。ホットプロファイルを事前に導入していたために、名刺をすぐスマホから取り出すことができました」（西村氏）
その後も長引くテレワークで初対面のお客様と名刺交換する機会が減り、Web会議が主体になりましたが、オンライン名刺交換や、取引先の名刺情報を簡単に登録できる機能など、オンラインに対応した営業ツールとして活用しています。
また、同社は多様な働き方と生産性の向上を推進するため、2021年2月に部署別の固定席から、フリーアドレス制に移行しました。オンラインに対応したホットプロファイルは、在宅勤務やフリーアドレスを踏まえた働き方、コミュニケーションにも貢献しています。

今後の展開

新たな営業手法としてデジタルマーケティングを模索

今までは情報の蓄積と共有をメインにホットプロファイルを活用してきたという同社ですが、これからは営業面での利用にも本腰を入れていきたいと考えています。
「現在、ホットプロファイルのWebアクセス解析の営業活動への活用検討をしている段階です」（志原氏）
「お客様と直接コミュニケーションが取れないなかで、新製品をどうやって今のお客様や、潜在的なこれからのお客様に伝えていくかは課題です。新製品の発表会など、新たな情報発信の仕方も進めていきたい」（西村氏）
コロナ禍によって展示会が相次いで中止になったこともあり、新たな営業スタイルの模索や情報発信に意欲を燃やしています。

ホットプロファイルを足がかりにした働き方改革の推進、良い人材が集まる会社に

もうひとつ今後進めたいと西村氏が語るのが、ホットプロファイル導入のひとつのきっかけとなった「働き方改革」です。コロナ禍で在宅勤務が主体となっている同社ですが、在宅勤務を継続しながら、いかに効率的にパフォーマンスを上げていくかが課題になっています。
「日本バイリーンでは、働き方改革を実現するためのシステムが用意されていて、自宅でも自分の能力が発揮でき、実績も出せる。そういう企業で働きたい、と感じてもらい、優秀な人材の確保、働く従業員のやる気にもつなげていきたい」（西村氏）

今回、導入のきっかけとなったのは「名刺管理」でしたが、単なる名刺管理にとどまらず、「営業活動」そのものを支援するツールとしてホットプロファイルの有用性を認識した同社。 情報を共有化して全社の結束をさらに高め、営業の効率化を推進し、人の集まる、利益の上がる企業として、先の見えない時代を力強く突き進む熱気を感じました。