導入の背景

業務効率化と生産性向上、その第一歩として「名刺管理ツール」が候補に挙がった

貨物鉄道は一度に大量の荷物を少人数で輸送でき、トラック車両での輸送と比較してCO2の排出量も少ないことから、近年SDGsに配慮した輸送モードとして注目を浴びています。しかし、今まで貨物の大きな割合を占めていた紙パルプの需要がペーパーレス化の流れを受けて減少傾向にあり、日本貨物鉄道株式会社（JR貨物）の100%子会社である日本運輸倉庫においても大きな課題となっていました。総合物流部兼営業部兼物流不動産部次長の小谷 純一氏、総務部システム担当次長の緒方 弘氏、総務部システム担当課長の成田 康則氏にお話を伺いました。
「昨今、ペーパーレス化の影響で紙パルプの需要が縮小傾向にあります。事業成長を続けていくためには、倉庫という単体事業に囚われない物流ニーズを捉え、『新たな顧客を獲得すること』そして『営業品質の向上による売り上げの拡大』が喫緊の課題です。ITを活用した業務効率化と生産性の向上が求められていました」（緒方氏）
その第一歩として、ITに不慣れな社員でもかんたんに使え、かつ多くの社員が利便性を享受できるシステムを導入したい。候補に挙がったのは、社内に散在する顧客情報を集約し、企業の情報資産として蓄積していける「名刺管理ツール」でした。

現場の課題は「営業活動の属人化」

現場では口頭で情報共有されるケースが多く、営業活動の属人化が課題となっていました。
「顧客リスト等も会社としては作っておらず、営業担当者がそれぞれ顧客や案件の管理を行っていました。そのため詳細な情報を持っているのは営業担当者に限られており、案件化に至るまでのプロセス把握にも時間がかかる。営業情報を共有する場として支店長会議を毎月行っていますが、会議時間の都合もあり、必ずしも深い議論まで行えていないことが否めませんでした。したがって、何より営業活動のプロセスを重視し、顧客にこれまでどのようなアプローチをしてきたのか一目で把握でき、『連続性』を意識した営業活動が行える仕組みが必要でした」（小谷氏）

選択の理由

「名刺管理」だけで終わらない、充実した営業・マーケティング支援機能。担当営業の丁寧なサポートも決め手に

名刺管理ツールの導入に向けて、数社を比較検討した同社。決め手になったのは名刺管理に留まらない、営業・マーケティング支援機能の充実でした。
「一般的な名刺管理ツールは、交換した名刺をデータ化して人脈の可視化や共有を可能にするものだと思います。しかしホットプロファイルは、報告管理などの『営業支援機能』や顧客へのメール配信、配信後のメール開封状況やそこからのWebアクセス状況の取得といった『マーケティング支援機能』も非常に充実しています。ホットプロファイルを導入すれば、業務を効率化するだけでなく、より能動的な営業活動が実現できるのではないかと強く感じました。またハンモックの担当営業の方が丁寧にホットプロファイルの機能を説明してくれ、数々の疑問を投げかけてもすぐに対応し、我々の頭をクリアにしてくれました。システム導入に際しての不安を取り除き、親身になってサポートしてくださったこともホットプロファイルに決めた大きな要因の一つです。あらためて御礼を申し上げます」（小谷氏）

導入効果

名刺情報を会社資産にすることで、営業部門が活性化

同社では全拠点の役員・支店長・副支店長・営業担当がホットプロファイルを活用。導入にあたっては、ホットプロファイルを活用することで「営業活動がどのように変わるか」に重きを置いた説明資料を作成し、丁寧に導入の意図を説明しました。また操作マニュアルも独自に作成し、初めてITツールを触る人でも抵抗なく使いこなせるように心掛けたといいます。

▼社内報にも導入の経緯と効果を掲載し、ホットプロファイルの活用を促進

「ホットプロファイルを導入してから、自分のいる部署はもちろん、他支店の営業活動まで可視化できるようになりました。関東拠点と関西拠点は元々別の会社が合併した経緯があります。リアルタイムで情報共有ができるようになり、心理的な距離も近くなったように思います。ちょうど新規でアプローチをしたい企業のキーマンと別支店の営業担当者の間に接点があることがわかり、その営業担当者を通して連絡をとってもらっている最中です」（小谷氏）
「全社で営業情報を共有するようになり、他者が登録している営業報告の内容に良い事例があれば模倣しようという意識も芽生えてきました。いわば、各営業担当者に『気づき』が生まれています。営業同士で自然に学びあえる機会が増え、営業部門が格段に進化しました」（成田氏）

今後の展開

メルマガ配信など、情報発信にも注力していきたい

今まで同社において、マーケティング施策はほとんど行われてきませんでした。今後はメルマガなど積極的な情報発信も行っていきたいと緒方氏は意気込みます。
「ホットプロファイルの一斉メール配信機能を活用し、顧客へ空坪情報を紹介したいと考えています」（緒方氏）
登録した名刺情報の中から、メールを送信したい相手を選んでタグをつけるだけで配信リストが作成できるホットプロファイル。Webトラッキング機能を併用すれば、顧客がメールを開封した、詳細情報のURLをクリックした等の動きも把握可能になります。

親会社「JR貨物」でもホットプロファイルを導入。情報を連結・共有したい

ホットプロファイルは親会社である日本貨物鉄道株式会社（JR貨物）においても導入されています。JR貨物グループとの名刺情報共有やグループ間の連結強化も、ホットプロファイル導入の潜在的な目的のひとつとしてありました。
「コロナ禍以降、顧客へのアポイントメントや直接訪問が難しくなっています。色々な課題はありますが、顧客と社員の結びつきをJR貨物グループ全体で連結・共有し、グループ間の紹介営業でも販路を広げていきたいと考えています」（小谷氏）