導入の背景

働き方改革への取り組み。名刺情報を起点に営業の効率化を図りたい。

名港海運株式会社は名古屋港を中心に港湾運送事業を営み、愛知県内を中心とした製造業などから依頼を受け、製品の輸出入や倉庫保管等を行っています。製造業以外にも多業種にわたる多くの顧客企業を抱え、中部地区の輸出産業に支えられた名古屋港の発展と共に成長をしてきた企業です。同社人事部の山田 伸也氏と、営業第三部の小川 太樹氏のお二人にお話を伺いました。
「導入の発端は働き方改革の一環として、社員の生産性を高める必要があったためです。当社はたくさんのお客様と取引をさせていただいており、営業活動としてはそのような既存のお客様とのやりとりがほとんどを占めます。各営業職が個々にお客様を担当しており、横連携はあまり意識されていませんでした。時には同じお客様の新規案件に対し社内の複数部門からアプローチするなど、アナログな顧客管理による非効率な動きが発生していました。」（山田氏）
山田氏は顧客数が多い自社の特徴を踏まえ、名刺による顧客データベースの構築はメリットが大きく、強力な営業支援に繋がると考えました。さらには営業折衝を記録できる報告機能を標準装備していたことも導入の決め手となったと言います。
このような経緯から、多くの企業では営業担当が導入検討する場合が多いところ、人事部の山田氏が主導になり、名刺管理ツールの導入を進めたといいます。

営業の現場にも課題あり。お客様との折衝記録を可視化したかった

バックオフィス視点では課題があると感じたものの、実際に名刺管理ツールを活用するのは営業担当です。導入前に営業担当が感じていた課題として、名古屋本社で既存顧客を担当する小川氏は、「お客様との過去の折衝記録が見られなかった」ことを挙げます。
「誰がどのようなお客様を担当しているのか、不透明な部分がありました。顧客情報は各営業担当がExcelで作った簡単な資料を各自で保存していました。顧客情報が属人化しており、異動・退職があった際の引継ぎにも課題がありました」（小川氏）
さらに、多い人では約2,000枚もの名刺を紙で管理していました。検索性に欠けた紙の状態では必要な時に探し出せないこと、外出時やテレワーク時にも参照できないことから、DXやペーパーレス化という観点でも名刺管理ツールが必要とされていました。

選択の理由

コストパフォーマンスに優れる。シンプルな機能が魅力

「営業の無駄を削減する」を目的に名刺管理ツールの検討を始めた山田氏は、Webサイトの検索を通して類似のツールを探し、候補を2社まで絞り込みました。
「2社に絞って比較検討したのですが、名刺管理の機能だけではほとんど差がつきませんでした。重要視されたのはSFAやMAへの拡張性です。ホットプロファイルは名刺管理・SFA・MAがひとつにまとまり、シンプルで簡単、もう一方は、機能を拡張するために別の製品の導入が必要でした。将来的な機能の拡張も見据えると、複数のツールを入れる必要がなく、コスト面でも優れている、ホットプロファイルを選択しました」（山田氏）
また、スキャナなど周辺機器にかかる費用を抑えられることや、ハンモックの営業担当のサポート力が高く、相談しやすかったこともあり、ホットプロファイル導入を決定しました。

導入効果

導入規模・機能の拡張がかんたん。全社員で利用している

同社では2019年にホットプロファイルを導入しました。導入当初は総合職500名のみで利用していましたが、2023年より利用規模を全社員に拡大。職位や部署による閲覧制限をかけていましたが、解除し、名刺情報を会社資産として全社で共有しています。
「ホットプロファイルの良いところとして、拡張性が高いことが挙げられます。名刺管理の機能を社内全体で活用できるようになったら、名刺情報を起点に営業活動を拡大できる機能追加も検討しています。別のツールを導入する必要がないので、低コストかつ、社内の情報システム部に負担をかけずに行えるのがホットプロファイルの魅力だと思います」（山田氏）
利用規模の拡大や閲覧制限の解除により社内の名刺情報の蓄積が進み、特に新規顧客獲得を担う営業担当がその恩恵を受けています。
「新規営業に向かう際は、ホットプロファイルを使って社内につながりのある人がいないか調査するのが当たり前になり、課題にあがっていた営業担当同士の重複もなくなりました。普段の業務では名刺の検索機能が特によく使われており、外回り中に電話を受けた時際、スマホアプリで情報をすぐ見返せる機能が重宝されています」（小川氏）
会社カルテや企業ニュースが見られる機能もよく活用されており、営業活動が効率的になったと喜ばれています。

過去の折衝記録を閲覧可能。名刺情報が会社資産に

新規営業だけでなく、営業活動の大部分を占める既存顧客への営業においてもホットプロファイルが活用されています。
「営業担当者の間でよく使われているのは、過去のお客様との折衝記録です。お客様の情報は各営業担当がExcelでリストを作って管理していたのですが、載せられる情報量に限りがありました。ホットプロファイルはお客様ごとに折衝記録や特記事項をしっかり記載できるので、異動・退職の際の情報の引継ぎも楽になりました」（小川氏）
「バックオフィスでも使われています」と山田氏。会社に電話やメールによる問い合わせがあった際、ホットプロファイルで検索すればどの部署の誰が担当者なのかすぐわかるようになり、業務効率化に繋がっているといいます。

今後の展開

トラッキング機能も活用したい。営業の可能性が広がった

今まで同社では新規営業の際、営業担当が独自にリサーチし、作成した顧客リストをもとに電話やメールでアプローチすることがほとんどでした。今後は別の手段、コーポレートサイト経由の獲得にも力をいれていきたいと考えています。
「ホットプロファイル導入から4年経ち、名刺をベースとした顧客接点情報はかなり蓄積されてきました。次のステップとして、この情報をデジタルマーケティング活動に活かしていきたいと考えています。Webトラッキング機能を使って、新規取引先の開拓や営業マインドの醸成に活用していきたいです」（山田氏）
Webトラッキング機能は、顧客が自社のWebサイトへアクセスした履歴を把握できる機能です。誰が、いつ、どのページへアクセスしたか分かる機能で、自社のサービスに興味を持っている、つまり受注につながりやすい新規顧客へのアプローチが可能になります。

輸出・輸入で分かれていた営業部を統合

同社ではお客様へのワンストップサービスを強化するため、2023年7月より、輸入と輸出に分かれていた部門を、統合した上で「営業部」に改称する組織変更を行いました。「今までは輸入と輸出、それぞれの案件でお客様と取引をしていました。これからは輸入・輸出に関わらず、ひとつの部がひとつのお客様を担当することになるため、これまでのお互いの情報を共有し、無駄のない営業活動に繋がることを期待しています。その流れの中で、会社資産となった名刺が情報共有ツールとして有効に機能してくれるのではないかという期待を持っています」（山田氏）
大きな組織改編の際には、情報共有に混乱が発生しがちです。ホットプロファイルに名刺情報を登録しておくことで、漏れなくスムーズに情報共有できる効果が期待されています。
名刺情報を起点に、営業の効率化を行うホットプロファイル。社内の営業担当同士が協力して顧客を獲得していく企業風土の醸成に役立てられています。