名刺管理のデジタル化で、年間3,600時間の削減が見込まれる業務効率化
スマホアプリが社内外をつなぐ新しいコミュニケーション基盤へ

導入効果

名刺検索の手間を削減し、年間3,600時間の削減を見込む業務効率化へ

タクマでは2022年2月よりホットプロファイルの本格運用を開始し、2025年3月時点で1,087名の社員が利用しています。
「ホットプロファイル導入前の試算では、社員数・名刺枚数・1枚あたりの処理時間をもとに単純計算した結果、名刺検索にかかる年間約3,600時間の削減効果が見込まれています。名刺を探す手間がなくなったことにより、業務効率の向上を実感できています。名刺の登録日や交換履歴も確認でき、いつ誰と名刺交換をしたかがすぐに把握できる点も好評です」（蓮池氏）
「コロナ禍で在宅勤務が増えた時期に、社外でも名刺情報を検索できる体制を整えられたのは非常に助かりました。担当者が不在の際に、他社員がホットプロファイル上で連絡先を確認して代理で対応するという場面もあり、社内連携に役立てられています」（鈴木氏）

導入後の名刺登録にあたっては、1,000名を超える社員が過去に交換してきた名刺をスムーズにデジタル化できるよう、登録サポート体制を整えたといいます。
「依頼者には氏名・所属・名刺枚数・公開可否といった必要最小限の情報だけを記入してもらい、あとは軽作業を請け負うオフィスサポート部門側で機械的・効率的に処理できる運用フローを構築しています。この仕組みのおかげでデジタル化が短期間で進み、便利さを実感する社員が増えました。今では各部門での活用が広がり、日常業務の中で当たり前のように使われるようになっています」（鈴木氏）

機密性の高い案件を多く扱う同社では、営業情報の漏えい防止を重視し、情報共有には慎重な姿勢を取っています。ホットプロファイルへの名刺登録時に公開・非公開を選択できる運用とすることで、社員も安心して利用でき、名刺管理のデジタル化がスムーズに定着しました。

ホットプロファイルが"内線電話帳代わり"のインフラとして定着

タクマでは、フリーアドレス化に伴い内線電話帳のクラウド化も要望としてあがっていました。そこで、ホットプロファイルを利用するメンバー同士で連絡がとれるスマホアプリが活かされているといいます。
「ホットプロファイルのスマホアプリに標準搭載されている『同僚機能』を活用することで、登録メンバーからの連絡が着信時に表示され、外出先や在宅勤務中でも社員同士がスムーズに連絡を取れるようになりました。内線代わりとして非常に好評で、一気にホットプロファイルの社内利用率が上がりました。導入当初の想定以上に重宝しています」（蓮池氏）
「入退社や端末の入れ替えがあるたびに同僚情報を更新すれば、常に最新の社員情報を参照できる体制を維持できるので、助かっています。さらに、お客様の連絡先もホットプロファイルに名刺を登録していれば、着信時や履歴に会社名と氏名が表示されるため、電話帳に登録する必要なく誰からの連絡かを即座に確認できて非常に便利です」（菊川氏）
ホットプロファイルは名刺管理にとどまらず、社内外のコミュニケーションを支える基盤としても活用されています。

今後の展望

長期ビジョン「Vision 2030」の実現に向け、情報基盤として活用を加速

現在タクマでは、長期ビジョン「Vision 2030」を掲げ、ストック型ビジネスの強化とEPC事業の拡大に注力しています。
「当社では『Vision 2030』という長期ビジョンを掲げており、その中で、プラントを建設して終わりという『売り切り型ビジネス』から、運用や保守まで含めた長期的な関係構築を重視する『ストック型ビジネス』への転換を目指しています。20年、30年と続くお客様との信頼関係を築くためには、取引情報や名刺情報の一元管理が欠かせません。さらに、長期間にわたる運用管理のための子会社や関連会社の増加を見据え、グループ全体で情報を共有・活用できる仕組みづくりの重要性も高まっています。こうした情報基盤として、今後もホットプロファイルを積極的に活用していきたいです」（赤江氏）

「ホットプロファイルを活用すれば、取引先の最新の人事異動情報をいち早く把握できるので、つながりを大切にしながらお客様との関係構築に役立てられると考えています」（菊川氏）

ホットプロファイルは名刺管理の枠を超え、同社の成長を支える情報基盤として期待が寄せられています。