営業力強化につながる情報の可視化
約１万枚の名刺情報を電子化で会社資産へ

導入の背景

属人化した名刺管理が営業情報の共有を妨げていた

明成商会では、事業部ごとに異なる営業スタイルを展開しています。化学品部門やエレクトロニクス・ソリューション部門では、既存顧客へのルート営業を中心に継続的な提案活動を行う一方、環境関連事業部門では、既存顧客からの紹介を起点とした新規開拓営業にも力を入れています。

長年、同社では名刺を紙で管理しており、各営業担当が個別に保管していました。情報の蓄積や共有は個人任せで、担当者の異動や退職時に名刺情報がうまく引き継がれず、顧客との関係構築に課題が生じることもあったといいます。
「誰がどの部署とやり取りしていたのかが分からず、挨拶のタイミングを逃してしまうこともありました。キーマンが不明なまま引き継ぎが進んでしまい、営業活動がスムーズにいかない場面もありました」（主任ご担当者）

また、同じ取引先に複数の部署が関わるケースも多く、社内で接点情報が可視化されていないことが、連絡の重複や対応漏れを引き起こしていました。
「すでに他部署の担当者が連絡済みだったにもかかわらず、同じ取引先に再度連絡してしまうなど、情報の行き違いが起きていました」（主任ご担当者）

名刺の管理方法も社員によって異なり、ファイルで保管する人もいれば、Excelで独自に管理する人もいるなど、統一されたルールが存在していませんでした。これにより、必要な情報を探すのに時間がかかり、営業活動の効率にも影響を与えていました。
「紙ベースの名刺は検索性が悪く、保管スペースも取られていました。管理方法が統一されていないことで、情報共有が難しくなっていました」（主任ご担当者）

こうした課題を受けて、同社では名刺情報の電子化と全社的な共有の必要性が徐々に認識されるようになり、名刺管理ツールの導入が求められていました。

選択の理由

名刺から商談まで一元管理できる機能の幅広さが決め手。取引先の評価が導入を後押し

明成商会では、名刺管理ツールの導入を検討する中で、ホットプロファイルも候補に挙がっていましたが、当初は予算の都合により一度見送られていました。しかし、社内で商談管理の必要性が高まったことを受け、再び導入の検討が進められることとなりました。
「弊社では、各事業部門がそれぞれ独自に商談管理を行っており、情報共有やフォーマットの統一に課題がありました。そこで、部門横断的な一元管理の必要性を感じ、商談管理システムの導入を検討することにしました。その際、以前候補に挙がっていたホットプロファイルが名刺管理だけでなく商談管理機能も備わっていることを思い出し、再び導入を前向きに検討する流れとなりました」（主事ご担当者）

同社では、名刺情報の共有にとどまらず、その先の営業プロセス全体を見据えた情報の一元化が求められていたのです。 加えて、導入のしやすさや運用面での柔軟性も評価ポイントとなったといいます。
「大規模な商談管理システムは、投資対効果に不安がありましたが、ホットプロファイルは名刺管理と商談管理で機能が分かれており、まずは名刺管理でシステムに馴れてもらい、次に商談管理へ展開するという段階的な導入できる点が非常に魅力的でした。また、各拠点にスキャナーを設置する必要がなく、スマートフォンで名刺を取り込めるなど、現場の運用に寄り添った設計で、費用面も含めて弊社の要件に非常にマッチしていました」（主事ご担当者）

また、再検討のきっかけとなったのは、すでにホットプロファイルを導入していた取引先からの高い評価でした。
「取引先企業から『使いやすい』『運用しやすい』といった声を聞いていたこともあり、社内での再評価の際に前向きな機運が高まりました」（主事ご担当者）

さらに、国産製品であることや豊富な導入実績、そして継続的な機能改善への取り組みも、将来性と安定性の面で安心材料となったといいます。

導入後の運用を見据えた、現場に寄り添う提案

ホットプロファイル導入に際しては、製品の機能だけでなく、導入支援の手厚さも社内評価につながりました。
「営業担当の方が現場の不安や疑問に丁寧に寄り添いながら、複数回にわたり社内幹部向けの説明会を実施してくださいました。関係者との調整を通じて、導入に向けた合意形成を着実に進めることができました。質問への対応も非常に迅速で安心感がありました」（主事ご担当者）

こうした課題解決に向けて"伴走"する姿勢は、単なるツール導入にとどまらず、ホットプロファイルへの信頼を確かなものにしていったのです。

導入効果

名刺約1万枚を電子化し、顧客情報の可視化と全社共有を実現

明成商会では現在、全従業員がホットプロファイルを活用して名刺管理を行なっており、営業部門では商談管理などのSFA機能も併用しています。導入から約11か月間で、約1万枚の名刺情報と3,200件を超える企業情報が電子化され、これまで紙で個別に保管されていた "埋もれた情報"が、社内で活用可能な情報資産へと生まれ変わりました。
「これらの名刺情報がシステムに取り込まれていなかったら、顧客情報の引き継ぎができず、大きなロスになっていたと思います」（主任ご担当者）

名刺情報の電子化によって、スマートフォンやPCから顧客情報にすぐアクセスできる環境が整い、営業現場では顧客接点の履歴把握が容易に。部署をまたいだ情報共有も可能となり、引き継ぎ漏れや連絡の重複といった属人的な対応からの脱却が進んでいます。
「営業担当者は外出が多いため、スマートフォンでの名刺取り込みや顧客情報の閲覧ができる点は特に高く評価されています。組織体制や人脈、担当者の異動情報もタイムリーに把握でき、関係性の維持や適切な連絡対応が可能となったため、営業活動の質が向上したと考えています」（主任ご担当者）

社内浸透の鍵は「まず1枚」からの体験促進

ホットプロファイルの導入にあたり、明成商会ではいち早く社内に定着させるため、様々な取り組みを行いました。
「導入初期には、各部門長に対して説明会や個別面談を実施し、顧客情報が社内で十分に共有されていないという課題意識を共有しました。その上で、運用方針への理解を得ることに努めました。また、紙名刺の取り扱いや取り込みタイミングなどについては、管理部門が中心となってルールを整備し、複数回にわたる社内説明会を通じて周知を図りました」（主事ご担当者）

さらに、ホットプロファイルの利便性を実感してもらうため、全社員に対して「まず1枚名刺を取り込む」というシンプルな行動を促すことで、利用のきっかけをつくりました。
「論より証拠で、まずは実際に使ってもらうことを重視しました。名刺枚数の多い社員には一括取り込みの代行支援も行い、短期間で大量の名刺が可視化されたことで、ホットプロファイルを重要なツールとして認識してもらうことができました。結果として、自発的な利用につながったと考えています」（主任ご担当者）

現在では、営業担当者が日常的にスマートフォンで名刺をスキャンし、必要なときにすぐに顧客情報へアクセスするスタイルが定着しているといいます。

今後の展望

SFA機能やAI機能の活用で、営業活動のさらなる効率化を目指す

名刺管理の運用が社内に定着しつつある明成商会では、次のステップとして、SFA機能の活用を視野に入れています。
「今後は名刺情報だけでなく、商談の履歴や進捗も一元的に管理できるようにしていきたいと考えています。既存の取引先との関係を深めたり、他部署や別担当者への横展開を図る際にも、蓄積された企業情報を活用することで、営業戦略の立案や人材育成にもつながると期待しています」（主任ご担当者）

さらに、新たに搭載されたAI機能への期待も高まっています。
「AIによる議事録の自動生成やファイル管理など、営業活動の効率化を支援する機能が実装されましたので、現場との兼ね合いを考慮しながら積極的に取り入れていきたいですね」（主任ご担当者）

環境事業の海外展開と企業ブランディングで次のステージへ

明成商会では現在、環境関連分野の海外展開を強化しており、ベトナムを中心としたアジア市場の開拓に注力。家電部材の取り扱いに強みを持つ同社ならではの国際ネットワークを活かしたプロジェクトが始動しています。加えて、経営管理部門を中心に、企業ブランディングにも注力し、イメージ向上と採用力強化を通じて、商社としての存在感を高める取り組みを進めています。

こうした成長戦略を支える社内DX推進の一環として、ホットプロファイルは、営業活動の可視化と効率化を実現する情報基盤として活用されています。名刺管理にとどまらず、商談管理や報告機能の展開により、営業力強化と組織的な情報活用を支える存在として、今後さらに重要な役割を担っていくことが期待されています。