導入の背景

kintoneのマスタデータを手入力する作業が煩雑だった

園芸散水用のホースやホースリール、家庭用浄水器などの製造・販売を行っている株式会社タカギ。従業員の働き方改革に力を入れており、DX推進にも積極的に取り組んでいる会社です。同社では以前からkintoneを利用して営業報告書を作成していましたが、担当者の氏名・役職・連絡先などの情報をマスタに手動で打ち込む作業が負担になっていました。
「新規のお客様とお会いし、いただいた名刺情報をkintoneのマスタに手入力する作業が、営業担当者にとって大きな負担となっていました。特に、展示会のような大量の名刺をやりとりする場面では、入力に膨大な時間と手間がかかります。さらに、年度代わりでお客様の役職が変わることもあり、更新作業が追いつかない状況がありました」（野口氏）
マスタデータ作成の負担軽減のため、kintoneと連携できる名刺管理システムを探していたといいます。

名刺情報を会社資産として活用できる状態にしたかった

同社では名刺の管理を個人の裁量に任せており、社員は名刺を紙のままや、無料の名刺管理アプリなどで管理していました。さらに総務課 秘書室では別のシステムを使って名刺を管理しており、情報が社内に散在していることも課題になっていました。
「特定の企業の担当者に接触したいと思った場合、実は自社内にその企業とのつながりを持つ人物がいるかもしれません。そのようなつながりを活用するかどうかで、結果は大きく変わることがあります。しかし、名刺管理が全社的に行われていなかった当時は、そういった意味でも機会損失がありました」（野口氏）
営業活動はしばしばブラックボックス化され、他拠点や他部署の活動が把握しにくい状況になりがちです。名刺や営業報告を会社資産として共有し、全社で活動を可視化したいという思いもありました。

選択の理由

kintoneとのマスタ連携機能に優れていた

同社では法人で使える名刺管理システムで、kintoneとの連携機能がある2社の名刺管理システムに絞って比較検討しました。
「営業部をはじめとする各部署から挙げられた必須要件は、主に2つです。1つ目はkintoneとの連携機能が充実していること、そして２つ目は主に総務課 秘書室で使用されている既存の顧客管理システムからの情報移行ができることでした。社内の情報をいかに管理するかを考慮した上で、要件を全部満たしていたのがホットプロファイルでした」（石田氏）
また、使い方に合わせて機能を追加開発できる高いカスタマイズ性や、営業担当の対応力も決め手となり、最終的にホットプロファイルが選ばれたといいます。

導入効果

マスタデータへの入力件数が約10倍に

同社では2022年11月に全社の約800名でホットプロファイルを導入し、2023年4月からkintoneとの連携を開始しました。ホットプロファイルとの連携によりkintoneの商談報告アプリへ入力する時に参照する会社マスタ・担当者マスタをkintone上に自動生成することが可能となりました。
「ホットプロファイルに取り込んだ名刺データがそのままkintoneのマスタデータに流れることで、営業担当が手入力で登録を行う必要がなくなり、工数を大幅に削減できました。マスタへの登録にかかる時間は１件約10分で、現在は月に約4000件の登録がありますので、年間で約8000時間の削減につながっています」(野口氏)
「ホットプロファイルの導入によって、月に約400件程だったマスタへの登録件数が、およそ10倍の4000件に増加しました。これだけデータ量に差が出るということは、手入力の手間もあって、報告されていない商談なども多かったと考えられます。データベースに登録されている人数自体は変わっていないため、情報の質が大幅に向上していると感じます」(佐川氏)
「マスタデータの自動更新が可能になった点も大きなメリットです。お客様の部署や役職に変更があった際も、ホットプロファイルに登録された最新の名刺情報に自動で更新されますので、担当者が手動で更新する必要がなくなり、情報の鮮度も保たれています」(佐川氏)
また、現場の営業担当からは、スマホアプリから名刺を手軽に登録できるので、営業報告のために帰社する必要がなくなった点も好評だといいます。

メルマガ配信に活用

タカギでは、新商品のご案内や時候の挨拶など、月に2~3件ほどメルマガを配信しており、年間の配信数は約3万件に上るといいます。それまで他社のサービスを利用して配信を行なっていましたが、現在はホットプロファイルのメルマガ配信機能に切り替えて運用しています。
「以前は配信先のメールアドレスをExcelで管理し、メルマガを配信する部署が各営業担当にリストの更新を指示していましたが、手入力での登録や更新作業が負担になっていました。ホットプロファイルの運用に切り替えてからは、名刺情報を取り込んで登録したメールアドレスを使用してかんたんに最新のリスト作成ができるようになり、いつでも送りたいメルマガを配信できるようになりました。メルマガ配信の効率化によって、お客様と気軽に接点が持てるようになったと営業からも好評です」（佐川氏）
ホットプロファイルでは、1つのツールで顧客管理やリスト作成、メルマガ配信、リアクションのスコアリングまでワンストップで実現することができます。

今後の展開

顧客情報をさらに拡充して営業活動を拡大する

現在、同社ではホットプロファイルを活用して名刺情報をデータベース化し、全社で共有できるようにしています。今後はこれらのデータをさらに拡充し、営業活動の拡大につなげたいと考えています。

「ホットプロファイルの魅力は、名刺を取り込むだけで会社や人物の体系的なデータベースが自動的に作成されるところです。データベースの作成自体が目的ではないため、その作業に手間や時間がかからないという点が、素晴らしいと感じています」(野口氏)

「名刺の登録が定着してきた中で、今後は、各営業が持っている取引先やキーマンに関する情報もホットプロファイルに集約してデータベース化していきたいです。さらなるデータベースの拡充によって、営業活動の拡大を図っていくつもりです」(野口氏)

働き方改革を推進して、未来に目を向ける環境作りを

　同社は会社設立の目的である「皆が楽しく働ける職場を提供する」を基本的な考え方とし、創業から従業員の働きやすい環境作りに力を入れています。特に近年は、ダイバーシティ&インクルージョンの社内プロジェクトを発足し、男性社員の育児参画を促進する為の"育トレ制度"や、企業内保育園など、多様性に対応した環境整備を次々に実施しています。 こうした取り組みが認められ、2023年度には子育てサポート企業として「くるみん認定」を取得しています。

「働き方改革やダイバーシティ推進を行い、人材がより集まるような会社にしていきたいと考えています。DXにも積極的に取り組んでいます。ホットプロファイルの活用で営業の内勤業務を削減し、新しい業務にチャレンジできる環境を整えていきたいです」（石田氏）
「弊社はこれまで、散水用品や浄水器の事業を展開してきましたが、20年、30年先を見据えるためには、未来に目を向ける環境が必要になります。今回のホットプロファイル導入による業務効率化をはじめとした働き方改革の推進によって、新たな事業領域の開拓や既存事業のさらなる拡大に向けて、社員が注力していける環境を整えていきたいです」（野口氏)

※ページ上の内容は2024年6月時点の情報です