名刺情報のデータ化・活用で営業プロセス改革を推進
MA機能の拡充でインサイドセールス組織の立ち上げにも貢献

導入の背景

商談に至る前の営業プロセスの改善と名刺データ化の省力化が必要に

これまで理想科学工業では、見込み顧客の発掘から受注までを一気通貫で営業が担っていました。しかし、時代や働き方の変化に合わせて分業化を推進し、見込み顧客の発掘や育成・ナーチャリングといったマーケティング活動をシステムの導入によって効率化、省力化したいというニーズがあったといいます。
「当時から内製のSFAは導入していましたが、各営業メンバーの活動内容や既存の商談の進捗管理はできていたものの、商談に至る前の新規顧客の発掘やナーチャリング・育成など、顧客情報を活用した醸成活動までは行えていませんでした」(為房氏)
「また、マーケティング施策を実施するため、展示会や訪問先のビルで新規顧客の名刺を大量に入手しても、それらをデータ化する作業は非常に手間がかかっていました。そのため、名刺のデータ化作業を省力化し、顧客情報を管理できるCRMのようなシステムが必要だという課題意識がありました」(為房氏)

展示会で獲得したリード情報の共有・活用がスピーディーに行えていなかった

理想科学工業では、展示会の開催や出展が多く、そこで集めた名刺情報のデータ化と活用に大幅な工数がかかっていたといいます。
「獲得した名刺のデータ化や営業メンバーへ渡すフォローリスト作成といった事務作業に膨大な時間がかかり、情報を速やかに活用する体制が整っていませんでした。ホットプロファイルを導入する前は、展示会後にリストが営業担当に渡るまで１～２週間かかっていました」(為房氏)
営業担当へフォローリストが渡った後も、営業の活動状況を管理しきれておらず、データ活用が進んでいなかったといいます。
「展示会の来場客の情報をExcelなどでまとめて営業担当に渡し、フォローアップを指示していましたが、進捗を管理するところまではできていませんでした。展示会では大量の名刺を入手しますが、その管理に手間がかかり、その後のアプローチを管理しきれず、見えない、遅れる、データとして蓄積しないという好ましくない状態でした」(坪内氏)

選択の理由

名刺管理からデータ活用までできる上に、低コストだった

名刺管理システムの導入について比較検討を開始した理想科学工業。要件としては、名刺管理を簡略することに加えて、データ化した情報の活用まで行うことができる拡張性の高さでした。
「名刺管理だけであれば他製品という選択肢もありましたが、ホットプロファイルは名刺管理だけでなく、ナーチャリングや商談前のマーケティングオートメーション（MA）機能まで一体化しており、別システムとの連携が不要で追加投資も必要ない点が決め手となりました。また、初めて名刺管理システムを導入するため、費用対効果を測るのが難しく、高額な製品は導入が難しかったのですが、ホットプロファイルは必要な機能だけを選べるため、低コストでスタートでき、導入効果を確認しながら徐々に利用範囲を拡大できることが魅力でした」(為房氏)
「さらに、弊社はBtoBビジネスですので、内製のSFAは企業情報を軸として管理するものでした。しかし、マーケティング施策となると、メールアドレスなどを活用した個人に向けての活動がメインになります。ホットプロファイルは名刺を起点に営業活動ができるため、このニーズに合致していました」（為房氏）

ホットプロファイルとは？

導入効果

展示会後のリード情報の連携が2週間から１～２日へ短縮。迅速なフォローアップが可能に

理想科学工業がホットプロファイルを本格的に運用し始めたのは2020年。導入前に抱えていた課題である展示会後の名刺管理とリード情報の活用に、大きな変化があったといいます。
「展示会の現場へスキャナーを持ち込み、入手した名刺をホットプロファイルですぐに読み込んで共有できるようになったことで、リード情報を営業メンバーへ渡すまでの日数が約２週間から１～２日へと大幅に短縮されました。最近の展示会では、その場でスマホからホットプロファイルへ名刺情報を入力する運用を採用しており、導入前と比べると、営業メンバーへの情報連携のスピードは劇的に向上しました」(景山氏)

ミニマムスタートで営業活動の効率化を実感。メルマガ配信をはじめ、着々と利用拡大につなげる

導入当初は展示会の名刺データ化・管理を目的に利用していた理想科学工業。徐々に活用を進めることで営業活動の効率化を実感できたため、名刺管理だけでなく、メルマガ配信などMA機能まで利用範囲を広げたといいます。
「ミニマムでスタートし、運用が進むにつれて徐々にやりたいことも増えていきましたが、ホットプロファイルはそのような弊社の希望を叶えるように対応してくれています。自由度や拡張性が高く、さらに広範囲の業務をひとつのシステムで完結できる点は、使ってみて改めて実感した長所です」(為房氏)
「MA機能の拡充後、配信したメールを顧客がお読みいただいている状況を確認できることによって、顧客がご興味を持たれた内容についてタイミングよくご提案できるようになりました。そのため、顧客が正に検討されているタイミングですから、商談成立までのリードタイムを減少することができました。また、メルマガ配信で定期的に情報発信することにより、顧客が当社製品を入れ替えたいと考えるタイミングにも情報提供することができます。それにより、顧客が当社の製品を継続的にお使いいただくことにつながっています。メルマガ配信について社内でノウハウがなかったため、ハンモック社の担当者から実際に配信されているメルマガ内容の紹介や運用へのアドバイスなどご支援いただけたことは、大変ありがたかったです」(景山氏)
「Webトラッキング機能を利用して、顧客がご興味を持たれた内容についてタイミングよくご提案するメンバーが増えており、蓄積した情報を活用した営業活動が浸透しつつあると実感しています」(坪内氏)

新たに立ち上げたインサイドセールス組織でMA機能を活用

理想科学工業では、ホットプロファイルの本格運用から４年を経て、営業プロセスの改革をさらに強化すべく、インサイドセールス組織を新たに立ち上げたそうです。
「当社においても、昨今の労働力人口の減少の影響を受けており、少ない人員で案件数と売上規模を維持していくためには、すべての営業活動を１人の営業担当が一気通貫で行う従来型では難しく、営業プロセスの改革が必要です。そこで、営業活動の中で約半分を占めている見込み発掘やナーチャリングの作業負担を減らし、現場がより商談に集中できる環境作りをするべく、インサイドセールス組織を立ち上げました」(坪内氏)
インサイドセールス組織では、コール活動を営業アプローチリスト機能で管理しているといいます。ホットプロファイル上に登録している活動履歴や企業属性情報からリストを抽出し、対応履歴を登録できる営業アプローチリスト機能は、大いに役立っているといいます。
「インサイドセールスから営業担当へパスする際、コールでどこまで情報提供ができたのか、次のステップに必要な情報は何かといった、活動の解析・改善に非常に役立っています。活動のデータが残ることで、組織としてノウハウを蓄積でき、営業活動を個人の能力に頼らずにPDCAを回しやすい環境が整いました」(阪上氏)
「社内のインサイドセールス組織の立ち上げにより、オペレーターの育成が必要になり、コール結果だけでなくプロセスの解析も求められるようになりました。そうした時に、営業アプローチリストで顧客へのアプローチ状況の変化をデータで把握し、課題を可視化できる点が非常に重宝しています。数値として現れにくいところですが、大きな効果を実感しています」（坪内氏）
営業アプローチリスト機能に加え、他にもMA機能の活用を始めているといいます。
「つい先日ウェビナーを初めて開催し、Webフォームやセミナー管理機能を本格的に使い始めました。これからは、メルマガからのWebフォームへの流入、ウェビナー開催による新規リード獲得といった、Webを中心としたリード獲得に力を入れていきたいです 」(坪内氏)

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今後の展開

営業プロセス更なる改革で、社員が働きやすい環境作りへ

ホットプロファイルで営業プロセス改革を積極的に推進している理想科学工業。新たにインサイドセールス組織を立ち上げたことで、さらなる営業活動の効率化に期待されています。
「今後は既存のSFAとのデータ統合や連携を進め、顧客に関して社内に散在しているデータを一元化し、営業部内での連携をさらに強化していく方針です。営業活動の効率化を実現することで、収益性の向上はもちろん、昨今の働き方改革の推進や人手不足に対応していき、社員がいきいきと働きながらも、大きな成果を上げられる会社でありたいと思っています。そのためにも、ホットプロファイルによる営業プロセス改革は必須であり、この成功が今後のカギになっていると思います」(坪内氏)