導入の背景

働き方改革の一環として、営業活動を整備するツールを探していた

明治元年に創業し、150年以上もの歴史を誇る株式会社MINEZAWA。取り扱いメーカーは1000社以上、取引先企業は100社以上の、歴史と信頼のある総合商社です。
同社では社内のIT活用に力を入れており、ホットプロファイルの導入を検討していた2020年ごろはERP、グループウエア、SFA、CRM、名刺管理など多種多様な製品を調査していました。当時の状況を経営管理本部サブリーダーの杉浦 一輝氏、第二営業部グループリーダーの近藤 洋尚氏、第二営業部の鈴木 遼氏に伺いました。
「昨今のIT技術の進化は目覚ましいものがあります。これを他人事として傍観するのではなく、ITを積極的に取り入れ、時代に合わせた働き方への転換を図ることで、人材不足や先行きの不透明感といった懸念材料を拭っていきたいという思いがありました。当社は長い歴史がある分、アナログで紙ベースの働き方が社内に多く残っています。名刺という大切な会社の情報資産をデスクの引き出しに眠らせておくのはもったいない、有効利用したいという思いがあり、名刺管理を起点に顧客管理、案件管理、営業担当者の活動管理ができるITツールを探していました」（杉浦氏）

現場では名刺・報告管理の属人化が課題に

同社ではルートセールスを主に行っており、お客様との信頼関係を大切にする社風が強く根付いています。従来の紙ベースの情報共有でも特に大きな問題は生じていなかったものの、別の部署へ異動したお客様の情報を上手く共有できていない等、情報管理の属人化による取りこぼしが散見されていました。
「当時の社内では、名刺や顧客情報を共有するという文化はほとんどなく、個人で管理していました。異動・退職などに伴う顧客情報の引き継ぎも、人によって方法が異なり、伝わる情報量にも濃淡がありました。案件報告に関しても、個々人がExcelで報告書を作っていたため、わざわざ帰社して記入する必要がありました」（近藤氏）

選択の理由

選択の決め手は「操作がかんたん」。優れたUIが魅力

名刺管理を起点とする営業活動の整備ができるツールを探し始めた杉浦氏は、名刺管理・SFAを扱うツールを比較検討し、候補を3製品に絞り込みました。
「検討当時、当社では働き方改革のためITツールの複数導入を考えており、名刺管理・SFAの他にもグループウェア、勤怠管理システム、人事評価システム、経費精算システムの検討を進めていました。社内への導入もほぼ同時期になるため、あまり複雑なツールだと、社員に負荷をかける懸念があり、ホットプロファイルの優れたUI、操作のかんたんさが比較検討時の大きな魅力になりました」（杉浦氏）
他にも操作が簡便でありながら必要十分な機能を備えていること、コストパフォーマンスに優れていることなどから、ホットプロファイルの採用に至りました。

導入効果

営業の業務効率を大幅にアップ。高い活用率で現場に定着

ホットプロファイルを含む5つの業務効率化ツールを同時期に導入することになった同社ですが、「働き方改革プロジェクト」として社内に周知し、説明会・マニュアル作成を工夫することで、スムーズに受け入れられたといいます。
同社では社内全体でホットプロファイルを利用しており、営業以外の部署も含めた導入でありながらログイン率は平均90%と、高い利用率となっています。営業の現場ではスマホアプリの機能や、名刺情報のデータ化・集積による検索性の高さが特に喜ばれています。
「ホットプロファイル導入前は案件管理をExcelで行っていましたが、ホットプロファイルを導入してからは、アプリですぐにできるようになりました。緊急性の高い案件も、時間・場所を問わず、即対応できるので助かっています」（近藤氏）
「名刺の検索性が良くなり、必要な時に探し回らずに済むようになりました。特に電話の折り返しなどの際に助かっています。また、商談内容が鮮明な形で多く共有されるようになったため、今まで誰かに聞かないとわからなかった情報が、自分で調べれば分かるものになりました。業務効率化に繋がっていると思います」（杉浦氏）

社内のコミュニケーション活性化や営業活動の可視化につながっている

名刺管理に関連した業務効率の向上ばかりでなく、社内のコミュニケーションや営業活動の可視化といった部分でも、徐々にホットプロファイル導入の効果が出てきています。
「ホットプロファイル導入前は、営業担当、課長、部長といった具合で報告を上に吸い上げていく流れがありました。ホットプロファイル導入後は部下から直接、報告を展開できるようになったのが大きなメリットだと思います。社長や海外拠点の責任者などからコメントいただくような場合もあります。部門や役職の垣根を超えたコミュニケーションがとても増えたと感じています」（鈴木氏）
「営業担当者が月内に何件ほどの報告を上げているか、エクスポートしてグラフ化し、管理者への報告や行動分析などにも使用しています。営業活動の可視化ができるようになりました」（杉浦氏）

メールマガジンの配信で、受注獲得に成功

さらに同社ではホットプロファイルのメール配信機能を使ったメールマガジンを始めました。徐々に成果がでていると鈴木氏は言います。
「メールマガジンでは社外報や、季節のおすすめ品の宣伝などを配信しています。営業へ伺った際も話のネタになりますし、実際の受注にも繋がりました」（鈴木氏）

今後の展開

蓄積した情報を活用し、営業力強化へ

ホットプロファイル導入からおよそ3年。同社では名刺管理システムやSFAに馴染みのない社員でも無理なく機能を使いこなせるよう、計画的に機能を拡張してきました。
「導入前、ホットプロファイルの営業担当者から活用のご提案をいただきました。導入からしばらくは名刺を多く取り込んで情報の蓄積に注力し、導入から3〜5年後その情報を元にSFAを活用し、営業力強化を図るというものです。当社ではこのご提案に則った活用を行っており、現在はSFAのトライアルを終えたところです。2年後にはSFAを使いこなし、案件管理に踏み込んでいきたいと考えています。成功事例・失敗事例を社内で共有し、成功率の向上に繋げ、営業担当者のモチベーションに繋げていきたいと考えています」（杉浦氏）
明治元年創業の同社。培われてきた文化を継承しつつ新しいものを創造していく存在、いわば「攻める老舗」として、積極的にITを取り入れていきたいと杉浦氏は語ります。ホットプロファイルのような時代に応じたツールを積極的に取り込み、働き方改革に繋げ、人材確保や先行きの不透明感の打開に繋げていく考えです。