導入の背景

他社ツールを約3年利用。機能不足から乗り換えを考えていた

製造現場などに対し計測・制御・情報にまつわる機器やシステムを提供するソリューションプロバイダー、東京電機産業株式会社。システムの新規導入はもちろん、過去に納入した商品の更新・増設・改造等の仕事も多く、お客様と長いお付き合いになるケースが多い会社です。同社千葉支店営業部次長の鈴木 美貴氏、首都圏営業部課長の高村 吉郎氏、四日市支店営業部課長の澁谷 崇氏、情報システム部主任の黄 俊謙氏にお話を伺いました。
「2019年までは自社開発の名刺管理ツールを使用していましたが、OCRの精度が悪く、非常に使い勝手がよくない状態でした。そこで2019年に他社製の名刺管理ツールを全社で導入しました」（黄氏）
「当時は社内で『IT活用』を進める方針があり、社内のワークフローや業務管理システムなど、積極的に導入していた時期でした。その背景もありSFAの導入も検討していたのですが、当時使用していた名刺管理ツールは社内の他のシステムとの連携が難しく、報告・商談機能にも不足があり、乗り換えを検討するようになりました」（鈴木氏）

SFAを使って、営業活動や案件情報を会社の資産にしたい

同社がSFA利用を検討していた理由として、過去の営業情報や案件情報を会社の資産にしていきたいという思いがありました。
「当時は営業報告をExcel、メール、口頭など、拠点ごとにバラバラの方法で共有していました。そのため営業情報や案件情報が埋もれてしまい、過去の記録の検索や再活用が困難でした。また、異動や退職の際の引継ぎもうまくいかないことがありました」（高村氏）
「お客様との商談状況や契約内容など、過去の折衝履歴が各営業で属人化していました」（鈴木氏）
営業活動の見える化や案件情報の蓄積を行い、社内で使っている複数のツールと連携させながら活用したいという思いがあり、要件に合致するSFAを探し始めました。

選択の理由

高い機能性とカスタマイズ性が魅力だった

同社が求めていたSFAは「SFAとして機能が優れていること」「社内にある複数のツールと連携できるカスタマイズ性を有すること」の2点を持ち合わせたものでした。
「当時使っていた他社のツールと比較・検討したのですが、ホットプロファイルは名刺管理から案件管理、商談報告まで一元的に管理できることが魅力的でした」（高村氏）
「それまで利用していた他社ツールは、登録した営業報告や案件情報が、社内で使っている他のシステムに連携ができませんでした。ホットプロファイルは自社の運用に合わせたカスタマイズができ、情報をシームレスに連携できることが魅力でした」（澁谷氏）
機能性とカスタマイズ性に惹かれ、ホットプロファイルを選択しました。

導入効果

複数のツールと連携可能で、案件情報の一元管理を実現

ホットプロファイルは開発技術がなくても使えるツールですが、技術があれば細かい部分までカスタマイズして使うこともできます。同社ではソリューションプロバイダーとしての知見と技術を駆使し、自社開発のツールとホットプロファイルを組み合わせて活用しています。
「自社開発のツールにホットプロファイルをAPIで連携し、案件管理・報告管理をひとつの画面で閲覧できるようにしています。社内で使っている財務管理ツールとも連携しているので、受注金額などの情報も一緒に閲覧できます。案件名の部分にはホットプロファイルの管理画面のURLを組み込んでおり、気になるところがあればワンクリックでホットプロファイルの編集画面に遷移して、直近の活動情報の閲覧や、追記など簡単に情報が登録できるようになりました」（黄氏）
さらにホットプロファイルと他社製のBIを連携して営業活動を可視化・分析できるようにするなど、細かい部分まで自社仕様に調整し、活用しています。

▼社内ツールとの連携画面

▼BIツールとの連携画面

社員にとって使い勝手の良いSFAに

同社では2022年5月よりホットプロファイルの利用を開始しました。名刺管理機能については全社員、報告・商談機能に関しては営業担当150名で利用しています。
「拠点ごとにExcel、メール、口頭などバラバラで行っていた報告が一元管理できるようになりました。他社製の名刺管理ソフトを使っていた時は、ほとんどの営業担当は名刺管理機能だけを使い、付帯機能のSFAを使っていませんでした。ホットプロファイルに変更してからは、SFAを活用し社内で情報共有する文化ができつつあります」（高村氏）
「当社では毎週水曜日に、社内で『JOB審査会』と呼ばれる大口案件の見積もり案件審査会を行っています。これに該当する案件はホットプロファイルに登録、および審査会終了後は議事録テンプレートによる上層部への即日報告を社内で義務化しています」（鈴木氏）
同社ではホットプロファイルをカスタマイズし、利用しているシステムのUI•UXに近づけたことで、大きな混乱なく社内の利用率を上げることができました。情報が連携され、業務効率化に繋がったことで、人数の多い部署で特に活用されています。

今後の展開

情報を蓄積し、さらなる営業活動の効率化へ

ホットプロファイル導入から約1年。今後はより活用を進めていきたいと鈴木氏は言います。
「この半年くらいで、ホットプロファイルを使って過去の活動や過去に受注した案件を確認し、営業活動を効率化できるようになりました。今後、異動・退職者が出た際、引き継ぎの参考にできる部分も多くあると思います。ただ、当社ではお付き合いの長いお客様が多いため、蓄積された折衝履歴をもとにした新規案件の発掘、アップセルなど、営業活動を活性化させるための活用はこれからだと思っています」（鈴木氏）
計測・制御・情報の「ソリューションプロバイダー」「イノベーションカンパニー」として、センサー機器等をお客様のもとに届けている東京電機産業。ただソリューションを販売して終わりではなく、人を大切にし、現場の使い勝手にこだわったエンジニアリングやメンテナンスまで行う会社です。お客様との長いお付き合いを可視化し、より良いものにしていくために、ホットプロファイルが活用されています。