営業と技術をつなぐ情報基盤に
ホットプロファイルで進める全社一体の顧客対応体制

導入の背景

営業情報の共有化に向けた課題意識

JFEテクノリサーチでは、ホットプロファイルの導入前、全社での営業情報の共有に課題を抱えていました。名刺管理や営業活動の記録は各担当者に委ねられ、部門を超えた情報連携が不十分な状況だったといいます。
「営業が取得した名刺や顧客情報は、チーム内ではある程度共有できていたものの、他部門、特に技術部門にまで共有できていないケースが多く見受けられました」(熊田氏)

同社は研究開発型企業（R&D企業）を主要顧客とし、営業と技術が連携して提案を進める必要があります。しかし、属人的な営業スタイルでは、顧客対応の進捗状況が把握しづらいため、社内連携の強化が求められていました。
「当社はモノではなく技術サービスを提供しているため、技術担当者がお客様と直接やりとりをする場面も多いです。顧客課題に寄り添い、先を読んだご提案を行うためにも、営業がご挨拶や雑談など議事録に残さない場面で得た情報も、いかに社内で共有できるかが重要です。そうした情報が記録されず、埋もれてしまうことに懸念がありました」(熊田氏)

既存システムのサポート終了に伴い、システム刷新の必要性

そのような背景の中、当時運用していた自社向けに開発された営業支援システムについて、ベンダーによる保守サポートの終了が決定し、システム刷新が急務となりました。
「特に Web フォームからの問い合わせを、運用していた営業支援システムに連携し、担当者への通知と対応履歴の管理を行っていたため、保守サポート終了に伴い、これまでのように Web フォームと連携した運用ができる、代替となるシステムを導入する必要がありました」（ご担当者様）

一方で、当時導入していた名刺管理ツールはSFA（営業支援）機能は備えておらず、営業活動全体を包括的に支援するには不十分だったといいます。
「名刺情報を個人から会社での管理へ移行する動きもあり、導入して間もない名刺管理ツールを使用していましたが、名刺情報だけでは営業活動の全体像を把握することはできません。問い合わせ対応や展示会での対応履歴など、顧客とのやりとりを時系列で追える仕組みが必要だと考えていました。また、予算の都合で最小限の機能しか使えていなかった上に、OCRでの誤字脱字も多く、社内で修正する手間もかかっていました」(ご担当者様)

名刺管理とSFA機能をどちらも有している新たなツールが必要とされる背景には、現場からの「営業活動の見える化」へのニーズがありました。

問い合わせ対応や展示会フォローの対応を見える化するニーズ

もう一つの重要な導入背景として、Webフォーム経由の問い合わせ対応や展示会フォローの「見える化」でした。従来、問い合わせ後の社内対応フローは属人的で、進捗状況が把握しづらいという課題がありました。
「問い合わせがあった後、誰が対応しているのか、次に何をするべきなのかが不明瞭で、問い合わせへの対応がバッティングしてしまったり、対応漏れが発生していました」(ご担当者様)
「イベントや展示会で収集した名刺については、当時の営業企画部が一括で管理を行うこともありましたが、名刺を登録して終わり、というように情報を活用した営業展開には十分に結びついていない状況でした。 展示会後のフォローを営業に依頼するところまでは行っていましたが、その後のお礼メールやフォローアップは各営業担当者の裁量に委ねられていました」（ご担当者様）

こうした問題を解決するために、これまでの営業フローを踏襲しつつ、名刺管理と営業支援のどちらも包括的に対応できるツールの選定が開始しました。

選択の理由

名刺管理と営業支援を1製品で実現　API連携による柔軟な対応

JFEテクノリサーチでは、名刺管理ツールの選定にあたり、単なる名刺情報のデジタル化にとどまらず、営業活動全体を支援できる包括的な仕組みを求めていました。ホットプロファイルは、名刺管理機能に加え、アプローチリストの作成、対応履歴の記録、SFA（営業支援）機能までを網羅しており、既存の営業フローにスムーズに組み込める構成が、同社の要件にマッチしたといいます。

最終的な決め手となったのは、ツールとしての完成度だけでなく、導入後の運用までを見据えた「伴走型の支援姿勢」でした。単なる導入に留まらず、同社の業務に最適化された運用体制を共に構築しようとする姿勢が、選定を後押しました。
「Webフォームは既存のものを活用したいという要望に対し、API 連携による柔軟な提案をいただけたことが、大きなポイントでした。どんなシステムにも完璧はありませんが、その中でどう工夫すれば最大限活用できるかを一緒に考えてくれたことが非常に心強かったです」(ご担当者様)
「以前のように一からシステムを構築すると、サポート終了時に大きな課題となります。ホットプロファイルは、必要以上にカスタマイズせず、汎用性を保ちながら必要最低限の調整を提案してくれたことで、将来的な運用の安定性にもつながると感じました」(森下氏)

機能や価格だけでは測れない、"伴走する姿勢"こそが、ホットプロファイル導入の決め手となりました。

導入効果

営業進捗・受注見込みの見える化と管理精度の向上

JFEテクノリサーチでは、2021年10月にホットプロファイルを導入。その後、2024年11月にSFA機能を拡張させ、現在運用されています。 従来はExcelで商談進捗を管理していましたが、入力内容にばらつきがあり、全社的な情報共有には限界がありました。SFA機能の活用により、商談の進捗状況や受注見込みを数値ベースで把握できるようになり、営業活動の履歴も一元的に蓄積。トレーサビリティの確保とともに、入力内容の精度向上が実現しました。
「以前は一行程度の進捗報告で済ませていたため、情報の抜け漏れ多くありました。現在はホットプロファイル上で項目が整理された状態で入力されるため、内容の精度が格段に向上しています。受注見込みや顧客対応状況も把握しやすくなりました」(熊田氏)

定量的な営業管理が可能になったことで、組織全体としての営業戦略立案にも役立つ基盤が整いつつあります。

また、資料作成にかかる工数も大幅に削減されました。以前はExcelのマクロを用いて手作業で整えていたデータも、現在ではホットプロファイルから必要な情報を数分で抽出可能となり、会議資料の準備時間が大幅に短縮されています。
「以前はマクロが得意なメンバーに依頼し、毎週数時間かけて資料を作成していましたが、今ではリアルタイムで数字を確認でき、意思決定のスピードも向上しています」(森下氏)

この業務効率の向上は、営業現場だけでなく、マネジメント層にとっても大きなメリットとなっています。

名刺登録の迅速化とデータ品質の改善

現場での名刺管理も大きく進化しました。スマートフォンからその場で名刺を登録できるようになり、情報の即時反映が定着。さらに、オペレーターによる高精度なデータ処理により、誤字脱字や不要データの混入も削減されました。
「名刺登録の負担が軽減され、その分、情報の活用に時間を割けるようになりました。名刺管理が単なる保管ではなく、営業施策の起点として機能しています」(ご担当者様)

一斉配信メールによる顧客接点の強化

名刺情報と連携した一斉配信メールの活用も進んでいます。部署ごとに配信頻度や内容を工夫しながら、顧客への情報発信やナーチャリング施策を展開。配信結果をもとに次のアクションへとつなげる動きも見られるようになりました。
「初回のメール配信で反響があった部署では、すでに第二弾の配信を企画しています。今後は配信結果の分析も進めながら、より効果的な施策へと育てていきたいです」(ご担当者様)

ホットプロファイルは、名刺管理にとどまらず、営業活動全体を支える "情報のハブ"として、同社の業務に着実に浸透しています。

今後の展望

営業と技術の一体化を支える情報活用と社内定着の推進

2025年、JFEテクノリサーチでは営業部門と技術部門の組織統合を実施し、より一体的な連携体制が求められるようになりました。この組織改革は単なる再編にとどまらず、企業全体の戦略的変革を促す重要な転換点となりました。
「従来は営業と技術がそれぞれ独立して活動していましたが、今後は両者が連携し、顧客に対して一体となって価値を提供していく必要があります。そのためには、営業が保有する顧客接点の情報を技術部門とも共有し、リアルタイムで連携できる環境が不可欠でした」(森下氏)

この方針のもと、2025年4月よりホットプロファイルの利用範囲を技術部門にも拡大。営業部門で蓄積された活動履歴や顧客情報を技術部門と共有することで、部門横断の連携体制が本格的に始動しました。
「営業と技術が一つのチームとして動くようになった今、情報をどう活かすかが組織の鍵になります。技術側でも、打ち合わせの備忘録のように自然な形で入力を定着させていきたいです」(熊田氏)

ディビジョン制への移行と営業体制の進化

同社では、2025年度から従来のプロジェクト単位の運営から「ディビジョン制」への移行を開始。売上の柱となる重点分野に経営資源を集中させ、より柔軟かつスピーディな営業・技術一体型の提案活動を実現するための組織改革が進められています。
「今後は営業と技術が一体となって案件を創出していく体制になります。情報基盤を整えたうえで、営業戦略をより機動的に展開していくためには、ホットプロファイルのようなツールが必要不可欠と考えています」(熊田氏)

こうした組織体制の進化にあわせて、情報活用の文化を社内に根づかせることが、今後の成長に向けた大きな推進力となります。
ホットプロファイルは、組織の変化にも柔軟に対応できる情報基盤として、ビジネスのさらなる成長を支える役割が期待されています。