導入の背景

個人情報保護への意識の高まりで、セキュリティに課題

個人情報保護が法的に強化され、名刺の取り扱いにも今まで以上の注意が必要になっている昨今。同社でも個人情報保護や引き継ぎの問題が出ていたといいます。当時の状況を小西氏と小林氏が振り返ります。
「名刺管理システムを導入するまでは、名刺は紙の名刺を個人管理しており、部門内で共有できる状態にはなっていませんでした」（小西氏）
社員が個人で使っている名刺管理システムがセキュリティホールになる危険や、情報漏洩に関する不安も抱えていたといいます。

異動・退職時の引き継ぎにも課題が

退職や部署異動、担当変更の引き継ぎについても、課題を抱えていた同社。異動・退職者の人脈をうまく活かせないことに頭を抱えていたそうです。
「営業部門では1人で数十人、多い者だと数百人と関わりがあります。業務の引き継ぎは営業同行をしてお会いすることが基本でしたが、この方法だとたまたまお会いする機会があった方と名刺交換するのが精一杯で、限られた範囲の方の情報しか引き継ぎができていませんでした」（小林氏）
また、退職者の名刺の管理にも課題を抱えていました。
「私達の運用上、名刺は会社の資産として扱っています。退職時には部署にかかわらず名刺を会社に返すことになっているのですが、その返却された紙の名刺を活用することができていませんでした」（小林氏）

選択の理由

契約面でのホットプロファイルの自由度の高さが最終的な決め手に

ハードウェア製造・販売で大きなシェアを占める同社。ホットプロファイル導入前の比較検討時には、同社ならではの譲れないポイントがあったそうです。
「他社の名刺管理システムでは、取り込み用のハードウェアをリースで使うのが必須条件でした。加えて、リースするハードウェアも選択肢がない。ハードウェアの製造・販売の専門家である従業員に、他社製のハードウェアをリース契約で利用しろというのは、心情的に難しい部分がありました」（小林氏）
このような条件から、他社製品では要件を満たすことができず運用が困難でした。条件に見合うサービスを探している中、展示会で見かけた「ホットプロファイル」はどうだろうかという話になりました。契約面で自由度があること、使用機器の縛りもないことが決め手となり、ホットプロファイル導入に至りました。
「機器に縛られないことで、想定予算より減額することもできました」と小西氏も満足げです。

導入効果

名刺をいただいたら、スキャンしてすぐシュレッダーへ。漏洩リスクが最小限に

同社ではホットプロファイル導入後、いただいた名刺をすぐにスキャンしてデータ化するのが習慣になったといいます。
「個人保管で紛失したりオフィスデスクに置き忘れが無いようにするため、名刺の原本は早めにシュレッダーにかけるようにします。ホットプロファイル導入前は名刺を施錠棚に保管していましたが、誰が誰と交換したか、いつ交換したかなどの管理もできていないのが悩みでした。ホットプロファイルを導入することで、データ化と情報保全が同時にできるようになったというわけです」と小林氏。データをすぐ全社で共有できる上、退職者の名刺の処分にも困らなくなりました。
「スキャンしたデータは、全国の各部門に設置した名刺取り込み専用のPCに保存しています。名刺取込専用PCは情報漏洩対策として、勝手にアプリをインストールしたり、データをダウンロードしたりできないよう権限設定を行っています。専用PCにトラブルが発生した場合でも、本社の情報システム部からリモートでメンテナンスできるようにしています」と小西氏。自社の情報漏洩対策基準にあわせた制御も万全にできています。

「誰が誰といつ会ったか」をひと目で把握。名刺情報からコミュニケーション履歴が明確に

ホットプロファイルのスマートフォンアプリで、全部門の名刺交換履歴を「名刺交換日」順に並べてチェックできる機能を毎日利用しているという小林氏。どの会社の誰と、自社の誰がいつ会ったかという視点から、コミュニケーションの把握に活用しています。
「取引先の方によっては、1人で複数の社員と名刺交換をしている場合があります。同じ名前で、何回、どういった立場の時に、誰が会ったかというネットワークこそが営業情報です。個々の内容は議題や議事録を見ればわかりますが、その方と会社全体として、どのようなお付き合いになっているか分かるのが営業の大きなメリットになっています」（小林氏）
名刺を単なる「連絡先」としてではなく、名刺交換日時や頻度、役職者とのコンタクト状況などの情報源として利用。営業活動に役立てています。

展示会など、大量の名刺が行き交う場でも力を発揮

展示会が重要な営業の場になっているという同社。2020年は新型コロナウイルス流行の影響を受けて多くの展示会が中止になりましたが、2021年は感染症対策を万全にした上で、わずかながら開催されています。
「展示会の後、急にすごい量の名刺情報が入ってきたのに驚きました。販促部が名刺情報のデータを流し込んでくれたようです。様々な企業や組織の方々が当社の製品に興味を持ってくださったのかと思うと、新しい気づきが得られます」（小林氏）
展示会やオンラインセミナーなど大量の顧客情報が行き交う場面では、名刺をスキャンするだけでなく、企画主催社から提供される顧客データをホットプロファイルにインポートする機能が役立っています。入力の手間を大きく削減できる上に、そこからお礼のメールをすぐに送ったり、リードをブラッシュアップしたりと、展示会後のスピーディーな対応も可能になりました。

今後の展開

小さく始めて、良ければ広げる。無理のない活用法を模索したい

2019年10月にホットプロファイルを導入し、約2年になる同社。小規模で始めて、利便性が良ければ少しずつ拡大できるようなフレキシブルさがホットプロファイルの大きな魅力だといいます。
「名刺を活用した顧客へのメール送信機能は現在、販促部でのみ有効にしています。使い勝手を試し、良さそうなら現場活用に向けて規模を拡大していこうと思っています」（小西氏）

Microsoftとの連携機能に期待

Microsoft社の大企業向けサブスクリプションM365(E3)を契約しているという同社では、ホットプロファイルが今後強化していく予定のMicrosoftとの連携にも期待を寄せています。小西氏は「名刺情報を、Outlookに連携してワンクリックで相手の情報をメーラーに差し込める機能をよく利用しています」と語ります。ホットプロファイルは2021年8月にMicrosoft Teamsとの連携を開始。今後も順次連携機能が提供される予定です。

「IT業界を専門用語だらけでとっつきにくいものにしたくない、もっと楽しいものにしていきたい」と語る小西氏と小林氏。ホットプロファイルも社内の誰もが簡単かつ便利に使える形で、合理的に使いこなしていきたいといいます。1976年創業、家庭用パソコンが普及する以前からIT業界の第一線で活躍する企業の自負を、おふたりの言葉の端々から感じました。