導入の背景

効率的な営業活動のためのシステムに乗り換えたい。社内ニーズの高まりに合わせてリプレイスを検討

約10年にわたり他社製の名刺管理サービスを使っていたものの、2021年1月からホットプロファイルにリプレイスした同社。ホットプロファイル導入を決定したマーケティング情報本部本部長の粟津氏が当時の状況を振り返ります。
「10年前、システムを導入した当初は、名刺管理と最低限の案件管理ができる機能があればいいと思っていました。しかし営業部門でITツールに慣れていくにつれて社内のリテラシーも向上、より使い勝手のよさを求めた社内ニーズの高まりがありました。効率的に営業活動ができるようにSFA機能を強化させたかったのですが、リプレイス前に利用していたサービスには十分な機能がなく将来的にも強化の目途が立ちませんでした」（粟津氏）
また、以前使っていたサービスではフォローアップ体制にも不満があり、「本格的に、しっかりと組んでいけるパートナー」を基準にして乗り換えの検討を始めたといいます。

選択の理由

今までの使い勝手を損なわず、営業活動の可視化、効率化を実現できた

展示会で類似のサービスを探すうち、ホットプロファイルに出会ったという粟津氏。デモンストレーションを見て、名刺の取り込み精度を必要レベルに維持しながらも、以前使っていたサービスに運用ルールを寄せられること、さらに営業支援系機能が充実していたことに魅力を感じ、これなら実際に使う営業担当者も利用に迷わず使えそうだと導入を決めました。
「ハンモックさんの営業も良かったです」と粟津氏は目を細めます。
「SFA機能活用に向けて、希望の使い方ができるよう営業やカスタマーサクセス部門の方が課題解決のため真摯に取り組んでくださる姿勢を見て、導入後のサポート面に期待が持てたことも一因でした」（粟津氏）

導入効果

10年使い続けたサービスからのリプレイス。混乱もなくスムーズに移行できました

10年間も使っていた他社サービスからのリプレイスに、混乱や反発はなかったのでしょうか。実際の導入を担当した西日本営業推進課課長の北田氏にお話をうかがいました。
「使い勝手や運用のルールを今まで使っていたサービスに寄せたためか、混乱はほとんどなく浸透しました。2021年1月の導入から約半年経って運用にも慣れてきたので、今は以前のサービスに無かった営業支援系機能の活用が始まっています。ダッシュボードのカスタマイズも容易なので、報告項目を整理して業務効率化に繋げるべく、少しずつ改善しているところです」（北田氏）

細やかで使用形態に即した機能。今までできなかったことができる

営業担当者の利用を中心に、全社でホットプロファイルを導入した同社。営業企画推進部課長の岡本氏と、マーケティング情報部係長の藤井氏に現場の声をうかがいしました。
「現場から特に喜ばれているのが、継続契約を管理できる機能（過去の商談記録複製）です。弊社はレンタル会社なので、契約延長の案件が頻繁に発生します。今までのサービスでは商談記録の蓄積が思うようにできていませんでした。ホットプロファイルなら簡単に記録を蓄積でき、営業数字管理に効果的でとても助かっています」（藤井氏）
「また、営業マネージャーが実際にヒアリングしなくても、誰がいつどの項目をどう変えたのかがわかる変更記録があるため、営業数字管理に効果的です」（岡本氏）

メール配信やWebサイト訪問者を一元管理。営業の幅が大きく広がる

メール配信やWebサイト訪問者の確認が一元管理でできるのもホットプロファイルの大きな利点と語る粟津氏。ホットプロファイル導入前は外部の協力会社経由でメール配信ツールを使っていたために、データエクスポート、他のツールへのインポート、細かなチューニングなどスピード感に欠けるのが悩みだったそうです。
「同じデータベースの中で施策と効果測定が一元管理できるようになったことで、今までハードルが高いと感じていたメールマーケティングの実施、効果の実感が簡単にできるようになりました。これからは役員専用のメールマーケティングの実施や、新製品情報の発信など、今まで以上のスピードで施策へのトライを考えています」（粟津氏）

今後の展開

営業活動のスピードアップにつながるシステム活用を推進

「今後は、API連携強化にも期待している」と語る粟津氏。
「現在、Web問い合わせフォームから申し込みがあった際は、その顧客情報をホットプロファイルに取り込むと同時に、専属部門に営業への振り分け依頼をAPI連携を駆使して行っています。今後はダイレクトに商談登録まで自動化することや、自動的に案件を最適な営業に振り分けることを考えています」（粟津氏）
「全社で共有している名刺、商談などのデータを活用した営業展開を考えていきたい」と語る北田氏。
発注者が多岐にわたり、ニーズもめまぐるしく変化することから、先を見通すのが非常に難しいといわれるレンタルビジネス。だからこそめぐってきたチャンスを逃さないよう、営業の成果を高めるシステム作りに取り組みたいと2人は口をそろえます。

全社員で情報共有、活動を「見える化」していきたい

今は営業の社員がメインで使っていますが、間接部門やセンター配送部門といった非営業部署との情報共有ツールとしてもホットプロファイルを活用したいと考えている同社。IDは非営業部門の社員も含め、全員に発行しているそうです。
「営業情報は全てのはじまりです。上手く共有できれば、もっと連携が取れるようになる。今後、名刺管理を通して人脈を共有したり、報告機能やコメント機能を使ってアドバイスを共有したりと、情報の伝達をよくする活用を考えていきたいです」（粟津氏）
会社全体の情報をうまく連携し、利益を最大化していきたいと粟津氏は語ります。

「我々がホットプロファイルを選定し、そして導入から半年経った今も期待値高く使い続けようとしている最大の理由は、ハンモックさんがカスタマーサクセスを地で実行しているからです。トラブル発生時も迅速かつ誠実に対応してくれ、また、現状機能では実現できない運用相談なども、知恵を絞り解決策を提示してくれるホットプロファイルだからこそ、信頼して共に成長する関係を続けていきたいと思っています」（粟津氏）