導入の背景

「新規顧客の開拓」と「営業活動の属人化」に課題があった

既存顧客がメインで、新規顧客の割合が少ない。お客様に信頼いただき、リピートや紹介は多くいただくが、新規顧客への営業も強化していきたい。法人向けのサービスを提供する企業にありがちな悩みをＢＣＣ株式会社も抱えていました。同社のIT営業アウトソーシングカンパニー　カンパニー長である松村 健太氏にお話を伺いました。

「当社は既存顧客と新規顧客の割合がおよそ9対1という状態でした。お客様と営業担当が密になって商談を行うため、営業担当だけが案件を把握しているケースが多く、営業活動の属人化が課題でした。新人が入社した際や部署異動で引継ぎをする際に情報共有がスムーズにいかず、頭を抱えたこともありました」（松村氏）

名刺管理をベースに営業力、組織力を強化するツールを探していた

「新規営業の強化」と「属人化」を解消する仕組みを構築するため、まずは他社製の名刺管理ツールを導入した同社。ところが、なかなか定着しなかったといいます。
「例えばお客様の役職が変わった際に新しい名刺を登録すると別人としてカウントされてしまったり、入力画面が見づらかったり、利用するうちに使い勝手の悪さが目立ってきました。また顧客管理は名刺管理ツール、案件管理は別のツールで行っていたため、現場では入力の手間が発生していました」（松村氏）

どれが最新の情報がわからない、入力の負担があり報告があがってこない、といった状況を打破するため別ツールへの乗り換えを検討することになりました。

選択の理由

名刺管理をベースに営業力、組織力を強化するツールを探していた

名刺管理と同時に案件管理が可能なツールを探す中、偶然参加したセミナーで紹介されたのがホットプロファイルでした。

「既に他社製の名刺管理ツールに決めかけていたのですが、ホットプロファイルのデモを見せてもらい一気に気持ちが傾きました。誰でもかんたんに直感的操作が可能な上に、テンプレートや項目変更の自由度が高い。名刺管理ができるツールはたくさんありますが、ホットプロファイルは営業力を強化する機能に特に力を入れて開発している印象がありました」（松村氏）

部署間でも、1つのデータベースを基に情報共有できる

同社には大手IT企業に人材を派遣する「営業アウトソーシング事業」と、中小企業のお客様にITソリューションを提供する「ソリューション事業」があり、連携してお客様対応を進めることもあります。

「当社は大手企業様とのお取引も多いため、異動や昇進でお客様の名刺情報が頻繁に更新されます。ホットプロファイルは重複した名刺情報を自動で名寄せし、自動アップデートしてくれるので名刺をきちんと登録していれば、お客様情報をいつでも最新の状態で管理ができます。それぞれの部署が同じデータベースを用いて情報共有ができる点も大きなポイントでしたね」（松村氏）

導入効果

誰でもかんたんに使えたため、社内で「いつの間にか」利用が広がった

ＢＣＣ株式会社ではIT営業アウトソーシングカンパニーを中心にホットプロファイルを利用しており、営業部門では業務インフラとして定着しているといいます。

「ホットプロファイルの良さはなんといっても、使い勝手の良さです。直感的にわかりやすく、効率よく営業活動に活かせます。ツールに不慣れな初心者でも迷わずに操作できる点が気に入っています。他社製品は全然使ってくれなかったマネージャーが、ホットプロファイルは『以前のツールより使いやすくなった』と率先して報告をあげてくれるようになりました」（松村氏）

導入後は、利用を特に呼びかけていないはずの別の事業部にまで、いつの間にかホットプロファイルが広まっていることもありました。それほど、ツールの現場定着には「使いやすさ」が重要だといいます。

マーケティング業務を担当される和田氏にも、お話を伺いました。

「日々の運用では、営業アプローチリストをよく活用しています。施策ごとにリストを分けて管理でき、視覚的にも分かりやすいため、進捗確認や対応履歴の管理が行いやすいと感じています。新人の営業メンバーがコール業務で利用していますが、簡単なレクチャーだけですぐに使いこなせるので助かっています」（和田氏）

次にアクションすべきことが明確になった

テレワークを積極的に実施している同社では、初回顔合わせから契約締結、納品までオンラインで行われることも多く、自宅でスマホからかんたんに名刺情報を登録できる機能が喜ばれています。実際に営業を担当するお二人に現場の声を伺いました。

「今までは案件進捗について上司への報告・確認作業が多くありました。ホットプロファイル導入後はシステム上でいつでも進捗確認ができるため、報告・確認作業の時間が大幅に短縮されました。自分が抱えているタスクもホットプロファイル上で可視化して整理できるようになり、次のアクションを考えやすくなりました」（ご担当者）

「自分が担当でない案件情報も見られるのが便利です。私は新規営業やお取引が一度終了した企業様への再営業をメインで担当していたのですが、ホットプロファイルを使えば、お客様にお送りしたメルマガの開封状況がわかります。メールを開封してくださった企業様から順にお電話するなど、優先順位や戦略が立てやすくなり助かっています」（ご担当者）

管理業務の効率化を実現するデータ活用基盤に

「最近では経営会議資料の作成はホットプロファイルのレポート機能を使って行っています。これまでは専用のExcelで業績や個人成績を会議前にまとめて作成していたのですが、ホットプロファイルの導入後は現場が日々ホットプロファイルに登録している情報から、会議に必要な情報を抽出してかんたんに資料化できるようになり、作業が格段に楽になりました。良い結果も悪い結果もリアルタイムですぐに分かるため、予実のズレが可視化できるようにもなりました」（松村氏）

また、KPI管理にもホットプロファイルが活用されています。

「営業アウトソーシング事業が外部向けに公開しているKPIを、ホットプロファイルの報告管理・商談管理と連動させて運用しています。たとえば『アプローチ件数』は、ホットプロファイルに報告を1件登録＝1アプローチとして管理し、目標に対する達成度を判断できる仕組みです。さらにレポート機能でアプローチ数や配属枠数をグラフ化しており、そのままKPI資料にも転用でき、集計作業にかかる運用負荷の大幅な軽減につながっています」（松村氏）

さらに同社の営業アウトソーシング部門では、「商談カルテ」をカスタマイズしてチェックリストを作成。営業パーソンを企業へ派遣する際に、提案・マッチング・会社見学の希望確認といったタスク管理を行い、チェックボックスにチェックをつけながら進捗管理できるようにしています。外部からエビデンスを求められた際にも、安心して提出できると喜ばれています。

ホットプロファイルとMAツールをYoomで連携し、月12時間の手作業を自動化

ホットプロファイル導入後、同社では外部MAツールへリード情報を手動で転記する運用負荷が課題となっていました。

「既存のMAツールはホットプロファイルと連携できず、問い合わせや資料ダウンロードが発生するたびに手入力が必要でした。名刺情報のインポートや月次のリード更新も手作業で、運用負荷が大きい状況でした」（松村氏）

営業側ではホットプロファイルの利用が定着していたため、「ホットプロファイルを基点にMAツールへ連携できる仕組み」の検討を開始した同社。この過程で、オールインワン自動化プラットフォーム「Yoom」を介してホットプロファイルと連携できる新たなMAツールがあることを知り、導入を決定しました。

「最初はどこから着手すべきか不安がありましたが、ＢＣＣ・ハンモック・Yoom の3社で打ち合わせを実施し、サポートを受けながら問題なく連携設定を完了できました。MAツール移行直後で学習コストも確保しづらい中、スムーズに運用開始できました」（松村氏）

現在は、ホットプロファイルで名刺・リード情報が登録されると、MAツール側に自動で情報が作成され、更新内容も双方向で同期されるワークフローを構築。さらに、ホットプロファイルで入力された活動報告がMAツールにもメモとして追加され、管理ステータスを自動的に更新するフローも構築されています。

「連携前は、MAツールへのリード追加に月4時間、リード更新に月1時間、さらにMAツールからホットプロファイルへの転記に月7時間――合計月12時間以上を手作業に割いていました。連携後はこれらがすべて自動化され、工数削減につながっています」（松村氏）

「Webサイトから問い合わせがあった際も、営業側へすぐにパスできる体制が整い、対応スピードが向上しました。営業もすぐにアクションに移れるようになり、部門間連携がスムーズになったと感じています」（和田氏）

今後の展開

事業成長を支える情報基盤として、ホットプロファイル活用をさらに強化

ＢＣＣ株式会社は、中期経営計画で掲げる「IT業界の人材不足を解決するカンパニー」という方針のもと、事業成長を支える情報基盤の整備を進めています。その中心に位置づいているのが、ホットプロファイルだといいます。

「IT営業アウトソーシング事業の中期的な展望として、『営業 × デジタル × 教育』を掛け合わせたＢＣＣ独自の成長モデルの確立を目指しています。AIやデジタルツールが普及する今だからこそ、人が価値を生み出すプロセスを重視し、現場や顧客の声を起点としたサービス創出を推進していきたいと考えています。当社にとっては、こうした取り組みを支える情報基盤がホットプロファイルです。営業・マーケティングデータを一元化し、次の成長につながる施策を生み出す"核"として、今後も活用を強化していきたいですね」（松村氏）