導入の背景

顧客情報を一元化して情報活用ができるツールを探していた

上場企業向けのIRコンサルティング事業を行っており、株主や投資家に向けて決算説明会などを行っている同社。顧客リストをExcelで管理していましたが、非効率な手作業が多いことに頭を悩ませていたといいます。IRマーケティング部副部長の五十幡 正博氏とIRマーケティング部マネジャーの佐土原 寿枝氏に当時の状況を伺いました。
「以前は顧客リストをExcelで管理しており、手動で行わなければならない作業が非常に多いのが悩みでした。情報は当社にとっては大事な経営資源ですので、効率よく使う仕組みを導入したいと考えていました」（五十幡氏）
「今までExcelで個別に管理していた情報を顧客管理ツールで一元管理できるようになれば、可視化された情報をもとに、お客様の状況に合わせたより多くの情報を提供できるのではないかという思いがありました」（佐土原氏）
ただ単に顧客情報を一元管理するだけでなく、蓄積された情報をもとにしたセミナー開催など、顧客に応じたコミュニケーションがとれる体制にしていきたかったといいます。

選択の理由

多機能だが「かんたん」。当社を理解した活用方法の提案があった

同社がホットプロファイルに出会ったのはおよそ2年前、コロナ禍に入る直前のことでした。当時、決算説明会は会場に来訪いただく形の開催が主で、名刺を起点とした顧客管理を軸にしながら社内システムのDXを図ろうとしていたといいます。しかし導入を検討している間にコロナ禍に入ってしまい、来場型の説明会が次々と中止に。オンラインでのセミナー開催を主軸としたシステム構築が急務となりました。
まず必要としている機能を洗い出すことにしました。すると、①顧客情報の一元化/かんたんなデータ更新、②セミナー案内メールの送信リスト作成、③メール配信および配信結果の可視化、④オンラインセミナー後のアンケート配布・回収・集計の合計4つの機能が必要とわかりました。
「他社製品もいくつか検討しましたが、求める機能が１つのパッケージですべて揃っており、当社の実現したいことへの理解が深く、具体的な活用提案があったのはハンモックさんだけでした」（佐土原氏）
ツールを初めて利用する担当者でも直感的に操作ができ、わからないことがあればヘルプデスクで迅速に対応してくれたことも、大きな魅力だったといいます。

導入効果

手入力が減り、業務効率と精度が向上

今まで蓄積してきた大量のデータをホットプロファイルに移行・整理し、2021年7月より本格運用を開始。業務効率が格段に上がり、手入力が減ったおかげで情報の精度も向上しました。
「顧客情報の変更が１カ所で済むようになり、作業効率が大幅に向上しました。セミナー案内メールの配信リスト作成にかかっていた時間も大幅に短縮できています」（佐土原氏）
他にもお客様情報の修正やアンケートの回収・集計作業など、これまで複数のリストやツールを組み合わせて行っていた作業がホットプロファイルだけで完結できるようになりました。

属人化の解消とタイムリーな情報発信につながった

ホットプロファイル導入後、それまで専任担当でしか対応できなかった業務を他の担当者でも対応できるようになった点や、短時間で作業が済むようになった点などに効果を感じているという同社。現場の声をIRマーケティング部マネジャーの佐々木 麻衣子氏に伺いました。
「今までは配信できる担当者が限られていたため、投資家へのリマインドメールなど『ちょっとしたメール』を送りたい時でも、わざわざ担当者へ依頼しなければならず、メールを送付するまで時間がかかっていました。ホットプロファイルを導入してからメール配信の自由度が格段に上がり、スピード感をもった情報発信ができるようになりました」（佐々木氏）
配信担当者の業務負担も大幅に軽減でき、お客様対応などより優先順位の高い業務に時間を使えるようになったと喜ばれています。

今後の展開

同じデータベース内でメール配信と効果測定が可能に

今まではメール配信専用のツールを利用していたものの、効果測定の機能がなく、お客様がメールをご覧になっているのか知る術がなかったという同社。そのためお客様の状況に合わせた適切なフォローが難しく、課題を感じていたといいます。
「ホットプロファイル導入でメールのクリック率や開封率が可視化されたため、お客様の興味度合いに応じて文面を変えたり、定期的にお申込みされるお客様の反応がなければ個別に電話をしてみたりと、データを活用したより細やかなフォローに繋げられるようになりました」（佐土原氏）

コロナ禍で変わった「コミュニケーションのデジタル化」に積極的に対応

決算説明会もコロナ以前は会場に来訪いただくものが大半でしたが、現在はオンライン開催が主流に。幅広い年代が参加されていますが、移行から2年経った現在、参加者もオンライン開催にすっかり慣れてしまったといいます。参加される方のオンライン志向が強まり、情報収集から実際にサービス利用に至るまで全てWebで完結させることが当たり前となりました。
「これからもホットプロファイルに新機能が追加されると思いますが、社会や顧客の変化に合わせて新しいものは積極的に取り入れ、お客様に新しい価値を提供していきたい。ホットプロファイルはその強い味方です」（五十幡氏）