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株式会社ハンモックは、IT資産管理、情報漏洩対策、名刺管理、営業支援、
データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

名刺を自動データ化


企業において名刺情報は重要な資産です。しかし、営業担当者が自分の机の引き出し内に溜めていたり、また得意顧客の名刺を持ち歩いているケースが多いのが実情です。
『HotProfile』では面倒で敬遠されがちな名刺のデータ化を自動化し、一元管理することで、営業活動の強力な武器として活用することができます。

● 名刺の入力が面倒、机の中に溜まっている
● データを整理できずどれが最新の情報かわからない
● 外出先ですぐに顧客情報を確認できない

スキャンまたはスマホで撮影して送るだけ

お客様が名刺をスキャン、またはスマートフォンアプリで撮影し、送信した画像をもとに、オペレーターが目視により会社名や氏名、メールアドレスなどを正確に入力しデータ化します。 手間をかけることなく PC やスマートフォンでデータを活用できます。

データ化の流れ

データ化することにより、同一人物の名刺を関連付け

同じ人物は関連付けて登録されます。新しい名刺のステータスは「アクティブ」、過去は「非アクティブ」になり、手間をかけることなく最新名刺の管理ができます。

複合機からのデータ化に対応

複合機(MFP)の一面に並べた名刺を一度にスキャンし、デー タ化を依頼することもできます。

名刺をデータ化する際の入力内容について

送信された画像をもとに、オペレーターが目視により会社名や氏名、メールアドレスなどを入力します。
入力項目やルールについては Q.45 名刺をデータ化する際の対象項目を教えてください。 をご確認ください。


業種などの企業属性情報を自動で付与、会社データを分類できる

データが登録される際に『HotProfile』が搭載する企業データベースとの照合が行われ、企業の属性情報(業種、業種(詳細)、上場区分、従業員数、資本金)を自動で付与します。『HotProfile』に登録されることで、営業活動に有益な情報へと生まれ変わります。

情報を自動で付与

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手軽にデータを活用・共有

『HotProfile』に登録した情報はWebブラウザー、またはスマートフォンの専用アプリでいつでも、どこでも閲覧・共有できます。スマートフォンアプリではデータを端末に残さないため、便利なだけでなく、セキュリティ対策の観点からも安心して顧客データを活用できます。

共有範囲やタグ付け、管理項目の追加が可能

公開範囲やタグの設定、またお客様独自の管理項目を追加することができます。

Webアプリ


ダイレクトに既存のメーラーへ連携、宛先などを自動差し込み

名刺やリードのメールアドレス部分をクリックすることで、お客様が通常利用しているメーラーの新規作成画面を呼び出し、メールアドレス、会社名、部署名、役職名、姓、署名を自動で差し込むことができます。

自動差し込み


ダイレクトに電話や地図、ルート検索を実行

タップするだけでダイレクトに電話をかけたり、Google Maps アプリへ連携し、地図やルートの確認ができます。

スマートフォンアプリ

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人脈を可視化


試算してわかる、データ化する価値

営業担当者が引き出しの中に溜めてしまいがちな名刺を100%データ化し、マーケティング活動に活かすことで大きなコストメリットを得ることができます。マーケティング活動用の見込み客データ(リード)の獲得コストに換算すると明らかです。

◆BtoBビジネス企業 A社の例:
・有料Web媒体やリスティング広告を用いた新規リード獲得コスト:1件あたり15,000円
・1人の営業担当者が1ヶ月で新規獲得する枚数:平均10枚
・20人の営業担当者が1年間で新規獲得する枚数:2,400枚
⇒ 2,400枚(年間獲得)×15,000円(新規リード獲得コスト)=36,000,000円

回収し、100%データ化することで、非常に大きなコストメリットがあると言えます。またデータ化しないことで、多大なマーケティングコストの損失が発生しているとも言えます。営業活動の利便性向上のみならず、効率的なマーケティング活動への投資のためにもデータ化をお勧めします。

名刺をデータ化する目的と最適な手法

紙で作られている名刺をデータ化する目的にはどのようなものがあるでしょうか。個人レベルや組織レベルで異なる利用目的や最適なデータ化手法について考えてみましょう。

◆データ化する目的と必要となること

  1. 住所録・連絡先リストとして使う
    営業担当者が得意顧客と連絡を取り合う上で、自身の携帯電話やメールソフトに顧客情報としてデータを登録し利用します。この場合”自分が分かれば良い”という個人的な範囲でデータを活用することが多いかと思われますが、そのデータを用いて一斉に得意顧客へ年賀状を送るなどの場合は注意が必要です。個人でメール送信や電話をかける場合はメールアドレスや電話番号が正確であれば良いことが大半ですが、組織的な利用において、例えば郵送物に利用する場合は会社名、部署、住所、氏名、役職など、多数の項目にわたりデータの正確性が求められることとなります。
  2. 社内システムの顧客マスタとして使う
    CRMや基幹システムなどの顧客マスタとして利用するために、名刺データを取り込みます。この場合も会社名や部署など、正確なデータの登録が必要です。さらにデータはさまざまなシステムや情報と連動することが考えられるため、データの更新や履歴を管理することが必要となります。
  3. マーケティング活動用のリード(見込み客)データとして活用する
    新規顧客開拓などのアプローチ活動を行うために名刺データを利用します。DMなどの郵送や一斉メール配信にあたり、データが正確であることが大前提となります。またデータに重複があってはいけません。複数の名刺や入手した顧客データより、同一人物を一意のデータとして集約して管理できなければマーケティング活動での利用は困難です。しかし、手作業で重複データをチェックしたり、マージ処理を行うことは非常に労力がかかります。

◆データ化する手法

名刺をデータ化するにはいくつかの方法があります。

  1. 手入力
    Excelリストなどへ手作業で1件1件入力を行いリスト化するという作業を誰もが一度は経験しているのではないでしょうか。当然のことながら時間がかかり、また多くの間違いやミスが発生してしまいます。面倒であるがゆえに本当に必要な名刺しか入力しなくなってしまいます。
  2. OCRソフトを使う
    名刺をスキャン、または撮影をするだけでOCR処理を行いデータ化するソフトウェアがあります。とてもかんたんですがOCRの精度は100%ではないため必ず間違いが発生します。その結果、人の手で修正を行う必要がありますが、その作業が面倒であるため継続できず、正確なデータの蓄積は困難です。
  3. 入力代行業者に委託する
    入力作業を専門とした業者へ紙の名刺をそのまま渡すだけで、入力作業後のデータ化したファイルを納品してもらうことができます。当然コストがかかりますが、展示会など自社で処理ができない量の名刺を一度にデータ化しなければならない場合は有効です。しかし、コストメリットが生まれるか否かはその後のデータの活用の仕方次第と言えます。Excelリストになったデータを他のメール配信システムやSFAにインポートして活用しなければ意味がありません。
  4. 名刺自動入力と管理・活用機能が一体化したクラウドサービスを利用する
    スマートフォンアプリでの撮影やスキャナーでスキャンするだけで、あとはその画像を元に外部のスタッフが入力を行い、クラウドのデータベースへデータを格納する名刺管理サービスがあります。最も手間がかからず、そしてデータが正確であることから近年急速にこのようなサービスの利用が普及しました。データを一意に管理でき、また人脈の可視化も行えます。個人での利用はもちろん、組織的な営業ツールとして、またマーケティング活動にまでデータを活かせるため、非常にコストメリットが大きいと言えます。

名刺をデータ化する目的はさまざまですが、企業・組織としての目的は営業やマーケティング活動における”活用のため”であると言えます。その目的を達成するための最適な手法として、名刺管理サービスを採用してみてはいかがでしょうか。

企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラである

重要な顧客情報である名刺はいまだ個人ごとの管理になっているのが現状です。管理を企業が徹底して行うことで、顧客情報を他部署や企業全体で共有することができ、営業生産性を飛躍的に高めることができます。 企業の名刺管理は営業活動の重要なインフラとなる時代なのです。 営業活動に活用できていないケースでの共通点、また管理することで実現する3つの内容について解説します。

営業支援コラム ~名刺管理、SFA、マーケティングツールの活用~ - Vol.1



名刺を自動データ化 - 名刺管理、営業支援ツール『HotProfile』

『HotProfile』は名刺をスマートフォンアプリで撮影、またはスキャナーで読み込み、転送するだけで、かんたん・確実にデータ化できます。営業担当者が負担を感じることなく管理できます。
『HotProfile(ホットプロファイル)』は「名刺管理」「マーケティング施策」「営業支援(SFA)」の3つの領域で分断された業務プロセスを有機的に結び付け、セールス&マーケティングのオートメーション化を実現する名刺管理、営業支援ツールです。『HotProfile』を活用することで営業担当者の名刺入力や報告の業務負荷を削減し、人脈を活かした活動や見込み顧客へのアプローチを支援します。また営業企画やマーケティング担当者はホットリードの発掘を促進でき、シームレスに営業へ見込み客を提供できます。経営者にとっては、低コストで「名刺管理」「マーケティング施策」「営業支援(SFA)」の各ツールをまとめて導入でき、飛躍的な営業生産性の向上を実現できる、営業支援ツールの決定版です。

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