導入の背景

人脈を可視化し、名刺情報を全社で共有できる仕組みを作りたかった

日総工産株式会社は製造業を中心とした人材サービス会社です。特に人材育成に力を入れており、大手自動車メーカーや電機機器メーカーなどから高い信頼を得ています。
「人脈を大事にした営業ができると、成約に繋がりやすいと思います。社内の人脈を可視化できる仕組みを作りたいと考えていました」と語るのは営業部営業企画課課長の飯岡 真也氏。ホットプロファイル導入前、同社が抱えていた課題を飯岡氏に伺いました。
「当時の社内では情報共有ができていないために、『もったいない』と感じる場面が散見されていました。新規顧客獲得の手段は主にテレアポでしたが、人脈も情報もない状態では、どうしても門前払いになってしまいがちです。そんな状況でなんとかアポをとりつけ、お客様にお会いしたところ、『あの営業所の○○さんと面識があります』というお話がお客様から出てくるような状況がありました。情報共有できていないとお客様に対して失礼になってしまいますし、営業のチャンスも取りこぼしてしまいます。名刺情報をもっと大切にしたいという思いがありました」（飯岡氏）
同社は50年以上の歴史をもつ老舗企業であり、営業担当それぞれの独自性を重んじる社風もあって、「名刺は営業担当の個人資産」という考えが根強く残っていました。北海道から沖縄まで全国77事業所を有する同社では、お客様が別の都道府県へ異動された際も引き継ぎが上手くいかず、関係が一から作り直しになってしまうという問題も発生していました。
名刺の情報を会社資産として集約し、もっと活用できる形にしたいという思いから、名刺管理システムの導入検討を始めたといいます。

他の業務を掛け持ちする社員が多い。手間をかけずに情報共有したい

同社の顧客の割合は新規が2割、既存が8割程度です。新規顧客の獲得については主に本社の営業担当、既存顧客に対するルートセールスは主に全国各地の事業所にいる営業担当が担っています。
「当社の営業担当は、工場で働くスタッフの労務管理業務を兼任している場合が多いです。お客様先に派遣しているスタッフの備品管理・メンタルサポート・給与計算などを行いながら、お客様先を定期的に周り、当社から派遣しているスタッフの様子をお伺いしています。その際、同時進行でルートセールスも行っているのです。そのためどうしても労務管理業務の方が優先になりがちで、営業報告にはあまり時間をかけていられないという状況もありました」（飯岡氏）
営業報告を簡便に、かつ属人化させずに共有できる仕組みを作りたいと考えていました。

選択の理由

シンプルでかんたん。「人脈ツリー」で情報を集約できる

同社の営業担当者には、ITリテラシーにばらつきがありました。目の前にいる人を大切にする社風で、複雑・多機能なシステムがなじまない部分もあり、シンプルでかんたんな機能が求められていました。
機能面では「登録した名刺情報を本社で把握できる」「人脈ツリーで情報を整理できる」という2点を重視し、3社の名刺管理システムを比較検討しました。
「私たちがやりたいのは、名刺を見える化することです。情報を個人持ちではなく、本社で把握できることが大事でした。人脈ツリーで情報をしっかり整理できるのが必要事項でした。人と人との繋がりを重要視しながら営業を進めていくという方針と、コストバランスを鑑みて、ホットプロファイルが一番しっくりくるという結論に至りました」（飯岡氏）

導入効果

名刺が会社資産に。退職者の引継ぎも楽になった

ホットプロファイル導入前は「名刺は営業担当の個人資産」として営業担当者が退職後持ち帰ってしまう場合が多く、引継ぎに悩まされていました。ホットプロファイルを導入したことで、この問題が解決できました。
「ホットプロファイルを導入したことで、退職者が持っている名刺情報を会社資産として残せるようになりました。退職者と繋がりのあったお客様に『以前はお世話になりました』とお話できるだけでも印象が違いますので、本当に助かっています」（飯岡氏）

「名刺をスマホでカシャっとするだけ」かんたん運用

導入当初は営業担当からの否定的な意見もあったといいます。
「各営業、独自の管理方法ができあがっており、新しいシステムの導入には抵抗感があるようでした。ただセミナーを開いたり、電話をして『名刺をスマホでカシャッとするだけです』と説明したところ、『そんなに簡単なら使ってもいいよ』と受け入れてもらえました」（飯岡氏）
簡便さや有用性を地道に説明した結果、兼任者も含めた営業担当およそ300人が名刺情報を共有できる社内インフラとして定着したといいます。
大手自動車メーカーや電機機器メーカー等と取引がある同社では、企業ニュースがスマホアプリに自動で届く機能も社員の間で人気になっています。

社内報告書の作成が簡便に。管理職も使いやすい

「現場の営業担当者だけでなく、管理職にとっても使いやすい機能が充実しています」と飯岡氏は言います。
ホットプロファイルには登録した名刺情報を紐付け、報告書を作成できる機能があります。入力フォーマットも自社に必要な項目だけを入力できるよう簡単かつ柔軟にカスタマイズできるため、営業担当が余計な時間をかけず入力できるようになっています。
「以前はExcelを使って営業の活動量を業種別・地域別に分けてグラフ化し、報告書を作成していました。ただ膨大な時間を要してしまい、報告書を作るだけで終わってしまいがちなところがありました。ホットプロファイルを使えば、報告書作成の手間がかなり省けます。営業の活動量がダッシュボードにグラフで表示できるので、営業担当の行動把握を管理職が瞬時にできるようになりました。もっといろんな種類のグラフを作って有効活用していきたいですね」（飯岡氏）

今後の展開

ホットプロファイルの機能を使ってメール配信に挑戦

ホットプロファイル導入前、同社で新規顧客獲得といえば「現地に足を運んで営業する」のが基本でした。今後はインサイドセールスやマーケティングにも挑戦してみたいと考えています。
「今まで当社では、接点のあるお客様に一斉にメール配信を行ったことがありませんでした。ホットプロファイルの機能を使えば簡単にできると知り、試しに送ってみました。ご挨拶と日頃の感謝をお伝えする程度の文章でしたが、これをきっかけにお客様から案件のお問い合わせをいただきました。驚きましたね」（飯岡氏）
今後、メルマガ等の定期配信に少しずつ取り組んでいきたいと飯岡氏は考えています。

人材派遣で日本のものづくりを支えたい

「製造業においては、求職者の動きが十数年前と大きく異なっています。製造業の人気が低下し、求職者が以前ほど集まらなくなりました」（飯岡氏）
経済産業省の「2022年度版ものづくり白書」によると、製造業における若年就業者（34歳以下）は384万人（2002年）から263万人（2021年）に、全産業に占める若年就業者の割合は31.4%（2002年）から25.2%（2021年）に減少しています。同社ではこの事態を重くとらえており、これからの時代は単に人を集めるだけでなく、少ない人数でもお客様の生産を担保していく提案が必要になってくると考えています。
「メーカーのお客様も人員確保に苦労されており、その中で当社がいかにしてお客様の人員不足を解消していくかが問われています。信頼関係ができていないと、お客様と悩みの解消に繋がるような深い話ができません。人脈や提案力が今まで以上に重要性を増していると思います」（飯岡氏）
目の前のお客様や派遣スタッフを大切にしながら、今まで以上に人脈を活用し、提案力を向上させる。日本のものづくりを支える一助としてホットプロファイルが役立てられています。