案件管理・商談管理とは？SFAのメリットと営業プロセスを把握すべき理由

案件管理、もしくは商談管理を営業に任せきりにしていませんか？
もし企業や組織として「さらに成長したい」とお考えなら、案件や商談に関する情報を一元管理すべきと言えます。
今回は、案件管理及び商談管理に関する基礎知識に加え、管理に役立つSFAの機能や、SFAを活用して営業プロセスを的確に把握すべき理由についてご紹介します。

案件管理/商談管理に関する基礎知識

はじめに案件管理/商談管理に関する基礎知識を押さえておきましょう。

案件管理/商談管理とは

案件管理及び商談管理は、顧客との商談発生から契約成立に結びつくまでの進捗状況を管理することを意味します。
進捗状況に応じて適切なサポート及び効果的なアプローチを行ったり、状況を把握したりしておくことで、契約成立まで効率的に営業活動することができるというわけです。
また「顧客が持つ購買への意欲」や「商談が成約しそうな感触」といった、担当者のみが感覚的に認識している部分を数値化することで、組織全体で状況を把握することができます。
そのため組織的な営業展開が可能となり、顧客に合わせた綿密なマーケティングを可能とする点も特徴と言えます。
その他にも案件管理や商談管理によって得られたデータは、将来的なマーケティング施策や販売戦略に役立てることもできるので、SFAなどのツールを用いて営業の進捗状況を把握すべきという考え方が重視されています。

■管理すべき項目
案件管理/商談管理では以下のような項目の情報を管理することになります。

①獲得チャネル
どのチャネルで案件化したのかという点も重要な管理項目の一つです。
広告やWebサイト、SNS、営業のアプローチなど見込み顧客に対して展開している顧客接点（＝チャネル）のうち、「どのチャネルの割合が多いのか、費用対効果はどうか」といった点を分析することができます。

②担当者
案件担当者が誰かという点も管理すべき項目と言えます。
担当者が明確になることで、部門として適切にフォローアップすることも可能となり、自社営業担当者の対応漏れといった機会損失を防ぐことができます。

③進捗状況
案件の進捗状況も重要です。
該当案件が今現在どのフェーズにあるのかを把握することで、受注予定日や売上予想なども立てやすくなり、且つ進捗遅れのカバーなどといった対応も可能になります。

④受注確率
過去の案件事例のパターンを参考にしつつ、受注する確率を割り出して管理するケースも多いでしょう。
受注確率の精度が高ければ高いほど、売上予想も立てやすく、さらには受注確率が低い場合のリカバー施策の検討なども早々に行うことができます。

⑤売上予想
案件の売り上げ予想額も管理しておくとよいでしょう。
売上予想のデータがあることで、部門全体のリソースの配分といった戦略策定をしやすくなります。

予材管理との違い

案件管理/商談管理はよく予材管理と混同して捉えられていることがありますが、全く異なる管理手法です。
案件管理/商談管理は先述の通り、現時点で発生している具体的な商談や案件についての情報を管理することになります。
対して予材管理は、現時点ではまだ発生していない予材（将来的な売り上げの基になる予定材料）もあらかじめ積み上げて管理する手法で、目標とする数値の2倍に値する予材を組み込むことで、最低でも目標を達成できるように設計された管理手法なのです。

案件管理/商談管理のメリット

前述した項目を中心に案件管理/商談管理を適切に行うことで、以下のようなメリットを得ることができます。

■メリット①：業務の効率化
「誰が、どの企業の、どんな案件を担当しているか」といった基本事項に加えて、その状況や確度などを把握することができるため、状況に応じて適切なリソースを配分することができます。
確度の低い見込み顧客に対して、必要以上に時間や人材リソースをかけてしまう等の事態も防ぐことができるため、業務を効率化させることが可能です。

■メリット②：部門全体で進捗を把握し、連携できる
また部門全体で案件の進捗を把握することができるという点もメリットとして挙げられます。
案件情報が担当者だけで管理されていれば、対応漏れやミスなどに気づかずトラブルに繋がってしまう可能性があります。
部門全体で共有していれば、対応漏れやミスなどを発見しやすく、連携してカバーしあうことも難しくありません。

■メリット③：案件分析ができる
案件の分析ができることも重要なメリットです。
成績の良い営業メンバーの案件/商談記録を参照することで成功パターンを割り出すことも可能ですし、逆になぜ失注してしまったのかといった点も振り返って分析することもできます。
これらの分析を繰り返すことで営業の精度を高め、ひいては顧客体験の向上を実現することができるのです。

■メリット④：売り上げの見込みが立てられる
また商談管理/案件管理を行えば、全体としての売り上げの見込みが立てられるという点も見逃せません。
売上の見込みが立てられることで、目標に対して現在どれくらいの位置にいるのかをタイムリーに把握でき、「あとどれくらいのアクションが必要になるのか、案件数が必要になるのか」といった課題を把握することも可能になります。
そのため期末になって「まったく計画目標に届いていない、今からではリカバーできない...」といった事態を防ぐこともできるというわけです。

■メリット⑤：ナレッジを共有できる
各営業がどういったケースで、どういった営業の進め方をしているのか、といったナレッジを共有することができるという点も大きなメリットと言えるでしょう。
エースとされる営業メンバーの案件情報を部門全体で共有して営業力の底上げを図ったり、新卒育成などに活用したりすることで、会社全体の営業力の強化を図ることができます。

■メリット⑥：引継ぎなどもスムーズに行える
しっかりと案件管理/商談管理に取り組むことで、営業メンバーの異動や退職に伴う後任への引継ぎもスムーズに進めることができます。
引き継ぐことになる顧客と現在どういった商談をしているのかだけでなく、過去の商談や案件の経緯、アプローチ内容などを細かく把握することで、担当が変わっても的確なアプローチをすることが可能です。
顧客側からしても、「営業メンバーが変わったことで、また一から経緯などを説明しないといけない」といった事態を避けることができ、顧客体験価値の向上にも繋がります。

案件管理/商談管理をしない場合のリスク

営業からの報告書等により、ある程度の進捗状況を把握することはできますが、SFAなどのツールを活用しない従来の報告ベースでは、肝心な点をデータ化しにくいという課題があります。
営業と顧客との関係が属人化しやすいという点も見過ごせません。
適切な管理がされないまま営業が進んで商談が成立、あるいは破談となった場合、担当営業の感触以外に、組織として何もノウハウとして蓄積できないリスクも問題視すべきです。

案件管理/商談管理のポイント

ここからは案件管理/商談管理を行う上で押さえておきたいポイントをご紹介します。

項目の定義

項目自体の定義づけを明確にしたうえで、メンバー全員に周知することが案件管理/商談管理を行う上で重要になります。
管理項目が決まっていても、それぞれ入力する情報の内容や量、形式などが異なっていれば、後々分析する際に活用しづらいなどの弊害が生まれてしまいます。
案件管理/商談管理を効果的に行うためにも、管理項目の定義は明確にしておきましょう。

入力項目数の最適化

管理する項目、つまり情報量が多ければ多いほど良いと思いがちですが、案件管理/商談管理においては必要最小限の項目数に押さえることが重要です。
必要以上に項目を設けてしまうと、営業担当者が入力すること自体に抵抗感を覚え、結局十分な情報が集まらないといった事態を招きかねません。
そのため自社にとって「必要最小限の項目は何か」という点を洗い出して、成果に繋がるクリティカルな項目のみを管理すべきでしょう。

SFAを活用する

SFAには、顧客情報など一部のデータについては自動入力や読み取り機能などを有しているものがあります。
これらを利用することで営業メンバーの入力工数をある程度削減することができ、商談や提案などのコア業務に集中することができます。
また管理しているデータをレポートとして可視化したりすることもでき、部門間で共有する際にも重宝するでしょう。

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SFAとは

ここからは先ほどポイントでも触れたSFAについて、もう少し詳しく見ていきたいと思います。

SFAとは

SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムのことを指します。
SFAはまだ商談に至っていない見込み顧客へのアプローチを支援するMAや、既存顧客へのアプローチを支援するCRMと異なり、現在商談中の見込み顧客へのアプローチや情報の管理に特化したシステムです。
営業メンバーが日々の営業活動をSFAに入力することで、本記事のテーマである案件管理/商談管理を効率的に実施できることは勿論、以下のようなメリットを得ることができます。

・営業活動の可視化
・営業活動の標準化
・営業活動の効率化

それぞれ見ていきましょう。

SFAのメリット

■SFAのメリット①：営業活動の可視化
SFAを導入することで営業メンバーがどんな顧客に、どういったアプローチをしているのかは勿論、営業部門全体の活動を数値やグラフとして可視化することができます。
可視化されることで課題や問題点なども把握しやすく、改善にもつなげやすいという利点があります。

■SFAのメリット②：営業活動の標準化
営業メンバーの活動が可視化されることにより、良い成績を上げている営業メンバーの動きも把握できるようになります。
その情報を他の営業メンバーにも周知することで、営業活動の標準化を図ることができるでしょう。

■SFAのメリット③：営業活動の効率化
SFAを用いることで、どの顧客との商談が成約に結びつきそうか、といった情報を把握することができるため、活動の優先順位を明確にすることが可能です。
そのため無駄な動きを削減することができ、ひいては営業活動全体の効率化に繋がるというわけですね。

SFAの代表的な機能

SFAには以下のような機能が搭載されています。

■代表的な機能①：顧客管理機能
社名や担当者の電話番号、役職といった顧客に関する基本的な情報を管理する機能

■代表的な機能②：案件/商談管理機能
提案先企業や提案している製品・サービス、商談の内容や履歴などを管理する機能

■代表的な機能③：プロセス管理機能
営業メンバーが顧客に対して行った訪問や提案などのプロセスを管理する機能

■代表的な機能④：売上予測・実績管理機能
営業メンバー個人やチーム、部門における売上の予測と実績を管理する機能

SFAに関してより詳細を知りたいという方は以下の記事を、是非併せてお読みいただければと思います。
関連記事：SFAとは？基本的な機能やCRM・MAとの違いをわかりやすく解説

SFAで営業プロセスを把握すべき理由

最後にSFAを導入することで、営業プロセスを的確に把握すべき理由をご説明します。

理由①：営業の報告は個人的かつ主観に基づいてしまうため

理由②：案件に関する情報や進捗状況が属人化しやすいため

案件や商談に関する情報及び進捗状況は属人化しやすい性質を持っています。
また、ノウハウや勘、経験によるとされる営業テクニックなどについても属人化しやすく、かつ実際に効果をあげているのか効果測定できないという側面もありました。
SFAによって進捗状況を把握しやすくなれば、何が良かったのか、何が悪かったのかを確認できるようになり、個人の感覚に頼る必要がなくなります。
また、適切な情報を蓄積できるようになれば、個々の営業による偶発的な成果に依存せずに済みます。
成果が出る営業手法をデータから読み取ることができ、それにより人を問わず再現性を高めることにも繋がるのです。

理由③：そもそも、営業活動は数値化しにくい

そもそも営業活動はなかなか数値化しにくいという問題があります。
何件訪問して、何枚名刺を貰って、何時間歩いた、移動したなどの数値は得られても、顧客の内情及び内心といった定性の部分については数値化できず、やはり個々の営業の感触頼みになってしまうのは否めないでしょう。
もちろんSFAなどのツールを利用したからといって顧客のそのときの心理状態まで正確に読み取ることはできませんが、過去の顧客情報や案件・商談情報の管理によって蓄積されたデータを活用することで、データに基づいた推測や試算が可能となります。
顧客に対して効果的だったアプローチを改善し続けることで、商談が成立しやすくなるのはデータがはっきりと示すところです。
実際問題としてKPIやKGIといったマーケティング手法においても、「数値化しにくい指標や目標は立てない」など、見えないものを見える化、可視化するべきだという考えが根本にあることを考えると、最前線である営業活動を可視化するのは当然とも言えるでしょう。

理由④：SFAによる営業支援は営業を育てる側面もあるから

旧来の考え方では、営業は「最終的に数字さえ作れば、どういったプロセスでもいい」とされる業界や業種、職種もありました。
そういった環境下では交渉内容やプロセスを一任されることも多くなり、結果として営業個人の能力や経験、ノウハウや勘に依存してしまっているという企業も多いのではないでしょうか。
しかし今後は、「数字を作りさえすれば、何をしてもいい」という漠然とした手法に頼らず、膨大なデータを管理し活用できるツールの力を借りることが主流となるでしょう。
データを検証しながら試行錯誤しつつ、再現性のある手法を組織全体で確立していくことの方が、長期的な視点で言えば明らかに組織の業績を安定させ、競争力を高めることになります。
またSFAによって営業活動が可視化されることで、どのタイミングでどのようなアプローチが効率的かつ効果的なのか、あるいはどういった流れになると失注しやすいのか、といったケーススタディができるようになります。
その結果、部門全体での営業育成や、営業が自分自身を成長させるきっかけ作りとなることも期待できるでしょう。

理由⑤：営業活動における情報やデータの蓄積及び共有が必須の時代に

既にSFAやCRM、MAなどを運用している企業や組織においては、営業活動における情報・データの蓄積や共有、そして活用が行われています。
業務全体のスピードの向上、名刺の獲得から利益に結びつけるまでの時間の短縮、獲得したリードを確実に顧客に育てる手法など、案件管理/商談管理をすることによって、より効率化や最適化が日々進んでいると言えます。
今までのように、営業個人の頭の中だけに商談の進捗状況が曖昧に記憶されている時代ではないということです。
今後は営業の属人化を解消し、優秀な営業の知識や経験を部門全体に共有することで、退職や異動に伴う担当者変更の時でも、営業の精度を維持することが重要になるでしょう。
それが最終的に顧客体験の維持・向上、ひいては自社の発展に繋がるのです。

まとめ：案件管理/商談管理にお悩みなら「ホットプロファイル」がおすすめ！

今回は案件管理/商談管理に関する基礎知識やSFAの導入で営業プロセスを的確に把握すべき理由などについてご紹介しました。
案件管理/商談管理はSFAの導入でさらに効率的に運用し、最適化することができます。
当社の提供する名刺管理ツール「ホットプロファイル」は、名刺管理機能を軸としつつも、SFA機能を搭載しているので、効率的な商談管理及び案件管理を実現していただくことが可能です。
各営業プロセスに応じて適切なデータを蓄積・管理することで、成果に繋がるアクションやプロセスの検討も可能になっておりますので、効果的に案件管理/商談管理を行いたいという方は、ぜひこの機会にご相談、お問い合わせください！

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