SFAとは?基本機能や運用ポイント、選び方をわかりやすく解説

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    営業に携わっておられる方であれば、SFAという言葉を聞いたことがあるものの、 ・どういう機能があるのか ・MAやCRMとはどう違うのか といった疑問を抱えておられる方もいらっしゃるのではないでしょうか。 そこでこの記事では、SFAの搭載している機能やMA・CRMとの違い、運用のポイント、選び方に至るまで分かりやすく解説しています。 SFAについて知りたいという方は勿論、CRMやMAとの違いも押さえておきたいという方は是非ご一読ください。

    SFAとは

    まずはSFAとは何か、CRMやMAとは何が違うのか、といった基本的な知識をお話していきます。

    SFAとは

    SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムと呼ばれるものです。 営業担当者が日々の営業プロセスを入力することで、顧客管理や商談のプロセス管理などができ、他にも次に取るべきアクションのアラート機能や営業プロセスの可視化など、営業にとって役立つ機能を提供してくれます。 詳細は後述しますが、SFAを導入することで ・営業プロセスの効率化 ・営業プロセスの可視化 ・営業プロセスの標準化 という3つのメリットを得ることができます。

    CRM・MAとの違い

    SFAはよくCRMやMAと混同されて認識されていますが、実際違いはあるのでしょうか。 CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客関係管理などと訳されます。 その名の通り、既存顧客の担当者名・年齢などの基本的な属性や購買履歴、購買傾向などの情報を管理し、マーケティングの支援を行うためのシステムと言えます。 CRMを導入することで「顧客の嗜好にあったサービスの提供」を可能にします。 一方MAはMarketing Automationの略で、広告キャンペーンの効果測定や見込み顧客の行動分析、メールの配信・効果分析といったように、見込み顧客を獲得する段階で役立つシステムとなっています。 それぞれの機能をまとめてみると以下のようになります。 ・MA:興味・関心・情報収集段階の見込み顧客を管理するもの ・SFA:購買検討~商談中の見込み顧客を管理するもの ・CRM:既存顧客を管理するもの こうして見ると、顧客の検討段階による役割の違いがあると言えます。

    SFAの基本機能

    続いてSFAが搭載する基本機能について見ていきましょう。

    基本機能1:顧客管理機能

    一つ目の機能としては顧客管理機能が挙げられます。 社名や電話番号、所在地、担当者とその役職、コンタクト履歴といった顧客に関する基本的な情報を入力・管理することができます。 これらの情報をしっかりと入力しておくことで、担当変更や退職などで引継ぎが発生してもスムーズに移行でき、顧客に対するアプローチも一貫して行うことができるでしょう。

    基本機能2:案件管理

    案件管理機能もSFAの重要な機能の一つです。 提案先企業や提案している商品・サービス、案件の進捗具合、受注見込み、売り上げ見込みなどを管理できます。 これらの情報を日々営業担当者が入力することで、営業部門の責任者やリーダーが案件状況や確度を詳細に把握することができ、案件ごとに適切なフォローやアドバイスを提供することも可能となります。

    基本機能3:商談管理

    商談管理機能もSFAには搭載されています。 過去の商談履歴は勿論、商談の目的や商談相手、提案内容などを適切に管理することができます。 これらの情報は次のアクションを決める際に欠かせないものと言え、営業部全体の成果や効率化に直結する機能と言えます。 またトップセールスの商談情報を共有することで、営業部門の標準化にも貢献できるでしょう。

    基本機能4:プロセス管理

    営業担当者のプロセス管理機能もSFAの機能の一つです。 営業担当者のコール数やアポ数、訪問数、提案数などのアクションは勿論、成約率などの管理もすることができます。 営業全員のプロセスを可視化できるので、先の商談管理と同様トップセールスの行動をベンチマークとして活用し、部門全体の営業力の底上げに繋げることができる点も見逃せません。

    基本機能5:売上予測・実績管理

    営業担当者個人や部署、チームごとの売上予測と実績の管理機能も備えています。 予実をリアルタイムで把握することで「このままだと売り上げが達成しないかもしれない」という事態も早く認識することができ、早期に対策を打つことができます。 営業部門の責任者としても、「確度の高い案件」や「売り上げ見込みの高い案件」にさらにリソースを割くといったような、より効率的な判断をする上で必要な機能と言えます。

    SFAに搭載されている便利な機能

    次にSFAの便利な機能についてご紹介します。

    便利な機能1:タスク管理機能

    SFAにはタスク管理機能という営業にとって非常に役立つ機能があります。 タスク管理機能とは、顧客への定期訪問や提案、フォロー等の対応すべきタスクを可視化し、共有できる機能です。 プロセス管理と併せて活用することで、営業活動のPDCAを対応漏れなどなく円滑に遂行するために役に立つでしょう。

    便利な機能2:レポート機能

    レポート機能もSFAが搭載する便利な機能の一つです。 プロセス管理や売上予測・実績管理機能など、他の機能を用いて管理されている様々なデータを抽出し、グラフ化など分かりやすいレポートとして作成することができます。 レポート機能を適切に活用することで、現在の営業状況を一目で把握でき、計画策定の一助にできるでしょう。

    便利な機能3:アプローチリスト作成機能

    アプローチリスト作成の機能も忘れてはいけません。 SFAのデータベースで管理されている顧客情報を、様々な属性に基づいてアプローチリストとして抽出することができます。 特定のアクションを起こしている見込みの高い顧客を抽出してリスト化することも可能ですので、非常に効率の良い営業活動が可能になります。

    SFAを導入するメリットとデメリット

    ここからはSFA導入のメリットとデメリットをご紹介します。

    SFA導入のメリット

    メリット1:営業活動の可視化 一つ目のメリットが営業活動の可視化です。 プロセス管理や商談管理機能などを活用することで、営業個人の動きや部門全体の活動を可視化することができます。 営業活動が可視化されることで個々の課題も把握しやすくなるので、営業担当者同士でアドバイスを提供したり、フォローしあったりすることが可能になります。 メリット2:営業活動の標準化 二つ目のメリットが営業活動の標準化です。 一つ目のメリットで挙げた可視化という効果によって、トップセールスの動きや商談内容などをベンチマークとして部門全体に共有することが可能になります。 そのため営業部門全体の能力の底上げ、標準化といった効果を得られるのです。 メリット3:営業活動の効率化 最後に挙げられるのが営業活動の効率化というメリットです。 案件管理機能や売上予測・実績管理機能によって「どの商談の確度が高いか」といった情報を得ることができるため、営業部門としての優先順位付けに役立ちます。 また先のメリットで挙げた標準化により、各営業担当者が成果に繋がる質の高い行動を取れるようになっていくので、部門全体の効率化を実現できます。

    SFA導入のデメリット

    デメリット:営業活動の入力工数がかかる SFA導入のデメリットを挙げるとするならば、「入力工数がかかる」という点です。 SFAの恩恵を受けるには、営業担当者が日ごろから必要なデータをしっかりと入力する必要があります。 外回りや商談で忙しく飛び回っている営業担当者からすれば、「いちいち入力するのは面倒だ」と感じてしまう部分も少なからずあるでしょう。

    SFAを上手く活用するためのポイント

    メリットとデメリットを確認したところで、次にSFAを上手く活用するためのポイントも併せてお話していきます。

    ポイント1:目的や得られる効果をしっかりと説明する

    デメリットでも触れたように、営業担当者にとって「入力する」という行為は思っている以上に面倒なものです。 そのような中、何も説明のないままSFAを導入してしまえば、結局使われることなく、宝の持ち腐れになってしまいます。 折角導入したSFAをフル活用して成果を上げるためにも、「何故SFAを導入するのか」という営業部門としての目的や、それによって得られる効果、実現できるコトをしっかりと営業担当者に共有することが重要になるでしょう。

    ポイント2:営業のプロセスを再構築する

    SFAを上手く活用する上で、営業プロセスを再構築することも重要なポイントになります。 ただただSFAを導入するだけでは真面目にコツコツと入力する人、後回しにしてしまう人、もしくは入力すらしない人といったようにバラつきが出てしまいます。 そのようなバラつきを防ぐためにも「いつ、どんな時に、どんな情報を、どんな理由で、誰が、入力するのか」といった運用上のルールや体制を策定し、SFAを含めた新たな営業プロセスを構築する必要があるのです。

    ポイント3:自社に合ったツールを導入する

    SFAツールは多くの企業が提供しており、ツールによって様々な特徴があります。 機能がかなり多いものから、シンプルで操作性に優れたものまで多種多様なので、自社の営業部門の適性や目的などに照らし合わせて、適切なツールを導入することが重要です。 実際に使う営業担当者からアンケートなどを取って、自社で実際に使いこなせるツールはどれなのかを内部でしっかりと検討した上で導入しましょう。

    SFAを選ぶ際のポイント

    とはいえ「自社に合ったツールを導入すると言われても、よくわからない」という方もいらっしゃると思います。 そこで最後に、SFAを選ぶ際のポイントをいくつかご紹介しますので、参考にしてみてください。

    ポイント1:メンバーにとって使いやすいか

    まず一つ目に挙げられるのは「メンバーにとって使いやすいか」というポイントです。 当たり前ですがSFAを導入しても、実際に使う営業メンバーが「使いにくい...」と感じてしまっては、使いこなすどころか最悪放置されます。 そうなっては導入費用だけが掛かるという最悪の事態を招きかねません。 そのためメンバーが使いやすいものを選ぶということが大前提となります。

    ポイント2:無料トライアルはあるか

    しかし「メンバーにとって使いやすいか」どうかは、正直使ってみないとわかりません。 そこで重要になるポイントが「無料トライアルはあるか」という点です。 SFAベンダーによっては無料トライアル期間を設けて、実際に使用感を確かめてもらえるようにしているところもあります。 そういったベンダーの提供するSFAをいくつか試してみて、メンバーが使いやすいと思ったSFAを導入するというのも一つでしょう。

    ポイント3:サポートが充実しているか

    最後のポイントは「サポートが充実しているか」どうかです。 導入時の初期設定や機能説明といったサポートは勿論のこと、運用後の保守やトラブルなどへの対応など一貫したサポート体制があるSFAが望ましいでしょう。 中には活用方法のレクチャー、活用事例などを提供しているベンダーもありますので、是非サポートの充実しているベンダーを見つけてください。

    まとめ

    当社は今回ご紹介したSFA機能を持つ営業支援ソフト「ホットプロファイル」を提供しております。 本文中でご紹介した機能を搭載していることは勿論、インターフェースもシンプル化しており、入力項目も最小限に抑えた仕様となっています。 また無料トライアルの提供や検討から導入、運用に至るまでのトータルサポートサービスも提供させていただいておりますので、SFA導入を検討されている方は是非お気軽にお問い合わせください。
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