SFAとは?基本的な機能やCRM・MAとの違いをわかりやすく解説

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    「SFAとかCRMとか何が違うのか、よくわからない...」
    営業に携わっておられる方であれば一度はSFAやCRMといった言葉を聞いたことがあると思います。
    とはいえ冒頭のようにSFAの定義やCRMとの違いが正直よくわからないという方も多いのではないでしょうか。
    そこでこの記事では、SFAの定義や基本的な機能紹介に加え、CRMさらにはMAとの違いなどについて解説します。
    SFAについて知りたいという方は勿論、CRMやMAとの違いも押さえておきたいという方は是非ご一読ください。

    SFAとは


    SFAとは

    SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムと呼ばれるものです。
    営業担当者が日々の営業プロセスを入力することで、顧客管理や商談のプロセス管理などができ、他にも次に取るべきアクションのアラート機能や営業プロセスの可視化など、営業にとって役立つ機能を提供してくれます。
    詳細は後述しますが、SFAを導入することで
    ・営業プロセスの効率化
    ・営業プロセスの可視化
    ・営業プロセスの標準化
    という3つのメリットを得ることができます。

    CRM・MAとの違い

    SFAはよくCRMやMAと混同されて認識されていますが、実際違いはあるのでしょうか。
    CRMはCustomer Relationship Managementの略で、顧客関係管理などと訳されます。
    その名の通り、顧客の担当者名・年齢などの基本的な属性や購買履歴、購買傾向などの情報を管理し、マーケティングの支援を行うためのシステムと言えます。
    CRMを導入することで「顧客の嗜好にあったサービスの提供」を可能にします。
    MAはMarketing Automationの略で、広告キャンペーンの効果測定や見込み顧客の行動分析、メールの配信・効果分析といったように、見込み顧客を獲得する段階で役立つシステムとなっています。
    それぞれの機能をまとめてみると以下のようになります。
    ・MA:興味・関心・情報収集段階の見込み顧客を管理するもの
    ・SFA:購買検討~商談中の見込み顧客を管理するもの
    ・CRM:既存顧客を管理するもの
    こうして見ると、顧客の検討段階による役割の違いがあると言えます。

    SFAの基本機能

    続いてSFAが搭載する基本機能について見ていきましょう。

    SFAの基本機能1:顧客管理機能

    一つ目の機能としては顧客管理機能が挙げられます。
    社名や電話番号、所在地、担当者とその役職、コンタクト履歴といった顧客に関する基本的な情報を入力・管理することができます。
    これらの情報をしっかりと入力しておくことで、担当変更や退職などで引継ぎが発生してもスムーズに移行でき、顧客に対するアプローチも一貫して行うことができるでしょう。

    SFAの基本機能2:案件管理

    案件管理機能もSFAの重要な機能の一つです。
    提案先企業や提案している商品・サービス、案件の進捗具合、受注見込み、売り上げ見込みなどを管理できます。
    これらの情報を日々営業担当者が入力することで、営業部門の責任者やリーダーが案件状況や確度を詳細に把握することができ、案件ごとに適切なフォローやアドバイスを提供することも可能となります。

    SFAの基本機能3:商談管理

    商談管理機能もSFAには搭載されています。
    過去の商談履歴は勿論、商談の目的や商談相手、提案内容などを適切に管理することができます。
    これらの情報は次のアクションを決める際に欠かせないものと言え、営業部全体の成果や効率化に直結する機能と言えます。
    またトップセールスの商談情報を共有することで、営業部門の標準化にも貢献できるでしょう。

    SFAの基本機能4:プロセス管理

    営業担当者のプロセス管理機能もSFAの機能の一つです。
    営業担当者のコール数やアポ数、訪問数、提案数などのアクションは勿論、成約率などの管理もすることができます。
    営業全員のプロセスを可視化できるので、先の商談管理と同様トップセールスの行動をベンチマークとして活用し、部門全体の営業力の底上げに繋げることができる点も見逃せません。

    SFAの基本機能5:売上予測・実績管理

    営業担当者個人や部署、チームごとの売上予測と実績の管理機能も備えています。
    予実をリアルタイムで把握することで「このままだと売り上げが達成しないかもしれない」という事態も早く認識することができ、早期に対策を打つことができます。
    営業部門の責任者としても、「確度の高い案件」や「売り上げ見込みの高い案件」にさらにリソースを割くといったような、より効率的な判断をする上で必要な機能と言えます。

    SFAを導入するメリットとデメリット

    ここからはSFA導入のメリットとデメリットをご紹介します。

    SFA導入のメリット

    メリット1:営業活動の可視化

    一つ目のメリットが営業活動の可視化です。
    プロセス管理や商談管理機能などを活用することで、営業個人の動きや部門全体の活動を可視化することができます。
    営業活動が可視化されることで個々の課題も把握しやすくなるので、営業担当者同士でアドバイスを提供したり、フォローしあったりすることが可能になります。

    メリット2:営業活動の標準化

    二つ目のメリットが営業活動の標準化です。
    一つ目のメリットで挙げた可視化という効果によって、トップセールスの動きや商談内容などをベンチマークとして部門全体に共有することが可能になります。
    そのため営業部門全体の能力の底上げ、標準化といった効果を得られるのです。

    メリット3:営業活動の効率化

    最後に挙げられるのが営業活動の効率化というメリットです。
    案件管理機能や売上予測・実績管理機能によって「どの商談の確度が高いか」といった情報を得ることができるため、営業部門としての優先順位付けに役立ちます。
    また先のメリットで挙げた標準化により、営業担当者それぞれが成果に繋がる質の高い行動をすることができるようになっていくので、部門全体の効率化を実現できます。

    SFA導入のデメリット

    デメリット:営業活動の入力工数がかかる

    SFA導入のデメリットを挙げるとするならば、「入力工数がかかる」という点です。
    SFAの恩恵を受けるには、営業担当者が日ごろから必要なデータをしっかりと入力する必要があります。
    外回りや商談で忙しく飛び回っている営業担当者からすれば、「いちいち入力するのは面倒だ」と感じてしまう部分も少なからずあるでしょう。

    SFAを上手く活用するためのポイント

    最後にSFAを上手く活用するためのポイントを3つお話していきます。

    ポイント1:目的や得られる効果をしっかりと説明する

    デメリットでも触れたように、営業担当者にとって「入力する」という行為は思っている以上に面倒なものです。
    そのような中、何も説明のないままSFAを導入しても結局使われることなく、宝の持ち腐れになってしまいます。
    折角導入したSFAをフル活用して成果を上げるためにも、何故SFAを導入するのかという営業部門としての目的や、それによって得られる効果、実現できるコトをしっかりと営業担当者に共有することが重要になるでしょう。

    ポイント2:自社に合ったツールを導入する

    SFAツールは多くの企業が提供しており、ツールによって様々な特徴があります。
    機能がかなり多いものから、シンプルで操作性に優れたものまで多種多様なので、自社の営業部門の適性や目的などに照らし合わせて、適切なツールを導入することが重要です。
    実際に使う営業担当者からアンケートなどを取って、自社で実際に使いこなせるツールはどれなのかを内部でしっかりと検討した上で導入しましょう。

    ポイント3:営業のプロセスを再構築する

    SFAを上手く活用する上で、営業プロセスを再構築することも重要なポイントになります。
    ただただSFAを導入するだけでは真面目にコツコツと入力する人、後回しにしてしまう人、もしくは入力すらしない人といったようにバラつきが出てしまいます。
    そのようなバラつきを防ぐためにも「いつ、どんな時に、どんな情報を、どんな理由で、誰が、入力するのか」といった運用上のルールや体制を策定し、営業プロセスに組み込む必要があるのです。

    まとめ


    当社は今回ご紹介したSFA機能を持つ名刺管理ソフト「ホットプロファイル」を提供しております。
    本文中に出てきた基本的な機能に加え、営業活動の分析レポート機能やターゲットリスト作成機能も搭載しております。
    さらに必要最小限の工数で成果に繋げて頂けるよう、インターフェースもシンプル化しており、入力項目も最小限に抑えた仕様になっています。
    「SFAを導入するかまだ決めてないけど、ちょっと話を聞いてみたい」という方も、「SFAの選び方が良くわからないから、教えてほしい」という方も、是非お気軽にお問い合わせください。
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