SFAと連携した名刺管理でビジネスチャンスを生み出す!

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    SFAと連携した名刺管理でビジネスチャンスを生み出す!

    SFAとの連携で、名刺管理が案件に結び付く

    クラウドテクノロジーの進展や個人情報漏洩対策への意識から、企業全体として取り組む名刺管理の必要性が認知されてきました。名刺管理の導入によって、企業は顧客情報という資産の管理を通じて、顧客組織を可視化したり、セキュリティに対応することができます。

    ただし、経営視点における名刺管理の目的は、本来、顧客情報を案件に結び付けることにあります。案件に結び付けるためのツールとしてSFA(セールスフォースオートメーション:営業支援システム)がありますが、これは顕在化した顧客情報のみを扱い、潜在顧客を把握できないことや、担当以外の案件の進捗や人脈を組織的に把握できずに、既にある社内の情報を活かすことができないという側面があります。

    このような問題を克服し、顧客情報と案件を連携させるために有効なのが、名刺管理とSFAの連携です。顧客との接点を組織で把握し、名刺交換した顧客のデータを一元管理する名刺管理と、顕在顧客を把握し、受注につなげるためのSFAとを連携させることで、案件の発掘、進展、成約までを効果的に実施し、さらに売り上げ拡大という結果を生むことができます。


    名刺管理の目的、SFAの目的、連携によるメリット

    名刺管理は、顧客情報の管理に目的があります。営業担当者を含む、全社員が接触した社外の人たちの名刺情報を、一元的かつ効率的に管理し連携することにより、顧客組織を可視化します。案件につながっていない潜在顧客の情報を、蓄積して管理することで、新たな案件の創出につなげることも可能です。

    組織ツリーで人脈を可視化

    さらに、社内の誰が、どの顧客と接点を持っているのか、組織的に有効な人脈を知り、営業活動の突破口を見つけることができます。

    突破口を見つけたあとの営業活動を確実にするシステムがSFAです。SFAでは営業プロセスが可視化され、営業担当者が次に取るべきアクションが明確になります。営業担当者の活動状況も数値で把握でき、SFA上で上司が部下に指示が出せ、部下が上司に相談することができます。自動化されたプロセスに従い、案件に携わるさまざまな関係者が縦横無尽に連携しコミュニケーションを取り合うことによって、営業担当者の属人的な勘と経験に頼らない営業を実現するシステムがSFAです。

    これらが連携することによって、名刺管理で顧客情報を網羅的にカバーし、SFAによって営業活動が確実になり、営業力の底上げを図ることができるのです。

    名刺管理とSFAの連携で案件化する3つのキーワード

    SFAが名刺管理と連携することによって、企業の営業活動は「モレなく」「確実に」「効率的に」実施することができます。

    「モレなく」

    SFAを単体で利用している場合は、登録する顧客情報のモレが避けられません。名刺管理と連携し、名刺登録を必須プロセスとすることで、案件の見込みのあるなしに関わらず、すべての名刺データを蓄積することができます。さらに、新規名刺登録された顧客へのアクションをSFAで把握することができ、営業担当者がアクションをしていないような場合でも、コミュニケーション履歴の登録や現状報告を求めることも可能です。

    また、営業担当者の判断で「この人からは案件が出ないな」と勝手に落としていたリードであっても、名刺情報が連携されることで、他の視点からの検証や新たなアプローチの発見につなげることができます。他にも、セミナーや展示会で名刺交換をした顧客や、Web上で問い合わせをもらったユーザー、交流会で会った顧客などを名刺管理で登録しSFAに連携することで、現在進行中の案件との思わぬ接点を発見することもあるでしょう。

    さらに見込み案件に登録されたデータは管理された名刺情報と連携されているため、初めの接点から案件の進捗状況まで、時系列でもモレなく確認することもできます。

    「確実に」

    SFAでは、営業プロセスが可視化され、次に取るべきアクションが定義されているため、営業担当者が迷うことはありません。確認したいことがあれば、SFA上で上司とコミュニケーションを取ることができます。案件内容を見た上司が、各商談フェーズで適切な判断やアドバイスを行えるようになり、商談の取りこぼしなどを事前に防ぎます。

    SFAを単独導入した場合、パイプライン管理といった案件進捗管理では、行き詰まった案件に頭を悩ますかもしれません。しかし、名刺管理で顧客情報が連携されていれば、次の一手を顧客組織の視点から考える方法もあります。「顧客担当者の後押しをしてくれそうな人は、顧客組織のどこにいるのか」「自社の誰が顧客と接点を持っているのか」といった情報を明らかにすることで、社内外を問わずコミュニケーションを取るべき相手が明確になるのです。

    「効率的に」

    名刺管理によって顧客情報があらかじめ連携されていれば、日報入力の際に、基本情報の入力の手間が省けます。結果として、営業担当者のコミュニケーション履歴や商談内容のデータベースへの登録率も上がります。さらに、SFAという専用パッケージが統合されているため、表計算ソフトによる営業データ分析、管理と比較して大幅な業務改善、効率化が期待できます。このように効率的かつスピーディーに案件情報が登録され、レポーティングが実施されることで、営業担当者は顧客接点における営業活動に集中することができます。

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    名刺管理とSFAに必要な要件と連携プロセス

    名刺管理とSFAを活用するには、双方のシステム間のデータ連携が取れていることが必須です。名刺情報から案件が登録し、進捗している案件情報から名刺情報、企業情報の詳細を参照することで、案件フォローといった迅速なアクションを可能にします。その他にも必要とされる要件があります。

    名刺管理ツールに求められる要件

    ・かんたん&確実にデータ化できる
    ・PCやスマートフォンで参照できる
    ・顧客組織や社内人脈を可視化できる
    ・名刺の重複があれば名寄せしてくれる
    ・同じ名刺を持っている人がいたら知らせてくれる
    ・役職や部署の変更をもらさない仕組みがある

    かんたんに名刺をデータ化

    新たなツールを導入する際には、ツールが定着しやすいものであるかも重要な要素です。そのため、名刺管理ツールは「名刺をスキャンするだけ」といったようなシンプルな手続きでデータ化、関係者への共有ができる必要があります。データ化された名刺は、社内外を問わず参照できなければなりません。外出先での参照を考慮すると、モバイルデバイスでの利用は必須となるでしょう。

    スマホでも有効活用

    名刺は、同じものが重複することや、同一人物に関する新旧の名刺が入り交じることもあります。名刺の重複に関してはできるかぎり自動で名寄せしてくれる機能があれば、新旧の判断に迷うことや、同じ人に2通のDMを送ることもなくなります。

    また、企業単位で名刺管理をすると、同じ名刺を持つ社員が複数存在するケースがあります。同僚とアプローチ戦略を話し合って実践することで、企業としての一貫性を保ち、信頼を獲得することもできるでしょう。該当する顧客の役職や部署に変更があった場合、そのうちの1人が新しい名刺を手に入れた時に、すべての関係者に知らせる仕組みも必要です。

    名刺管理と連携するSFAに求められる要件

    ・名刺管理ツールとのデータ連携ができる
    ・顧客とのコミュニケーション履歴を管理できる
    ・いつでもどこでも、活動報告を閲覧、作成、修正できる
    ・関係者が営業進捗を確認し、アドバイスや指示ができる
    ・進捗している商談をさまざまな切り口で参照できる

    顧客情報をいつでも参照可能

    顧客とのコミュニケーション履歴は、いつでもどこでも閲覧、作成、修正できます。したがって、SFAもモバイルデバイスにも対応していなければなりません。外出先では案件情報と名刺情報を行き来することも頻繁に起こりうるからです。パイプライン管理や内容の傾向把握など、複数の視点から商談を把握できるのも、SFAに求められる要件です。

    名刺管理とSFAが連携することで解決できる課題がある

    名刺管理ツールとSFAがシームレスに連携することで、それぞれを単体で利用していた場合に比べて、営業生産性が大きく向上します。

    名刺情報の登録後、登録された顧客に対するフォロー情報は、名刺管理単体では入れることができません。入力できるものはコンタクト履歴、メモ程度であり、営業活動の管理としては不十分です。仮にSFAを別のサービスで運用していた場合でも、データを手作業でエクスポート/インポートする必要があり、手間も時間もかかってしまいます。名刺管理ツールとSFAを別々に導入していた場合は、投資額も無視できないでしょう。

    一方、名刺管理とSFAが連携されることで、一気通貫の営業活動が可能になります。報告や管理をしたい顧客のデータは、名刺をスキャンすることで登録されるため、営業担当者がSFAに入力する手間を減らせるのは大きなメリットでしょう。登録されたデータから起票することで入力の手間が省けるだけでなく、誤入力による情報の信頼性低下も防ぐことができます。

    入手した顧客情報すべてに対するコミュニケーション履歴を管理でき、案件の確度に関わらず顧客情報を網羅的にSFAで取り扱うことで、隠れた案件の芽を見つけ出すことができるのです。

    確度が低い案件や顧客情報は、マーケティング部門によってリードナーチャリングのプロセスで活用されます。このような潜在顧客のリードは、購買意欲が高まった時点で再び営業に渡され、見込み案件として積極的に営業担当者によってフォローされます。フォローの際は、名刺管理ツールによって可視化された顧客の組織や人脈を活用して、確実にアプローチできるのです。

    このように、名刺管理ツールとSFAの連携によって、潜在的な顧客や案件ニーズの取りこぼしをなくしながら、見えている案件を確実にフォローする体制が実現するのです。

    名刺管理ツールとSFAのセット導入は組織に受け入れられやすい

    名刺管理ツールは、直接的に売り上げに結び付くものではないため、単体での導入に関して予算獲得をするのは難しい場合もあります。しかし、売り上げに直結するSFAとセットで検討することで、導入の障壁が下がる場合があります。

    反対にSFAの導入は営業担当者の間では抵抗を持たれる場合があります。SFAに案件登録をしない理由の一つは「入力が面倒だから」ですが、顧客情報の入力を名刺情報から自動入力できることで、その手間を省けるのです。

    名刺管理とSFAの連携はごく自然な流れである

    「タイムリーな情報管理、情報共有によりチームの営業効率を高め、成約数を伸ばす」という目的に照らせば、名刺管理とSFAの連携はごく自然な流れであり、統合されるべきものです。

    名刺管理によって営業先となる顧客を網羅的にカバーし、SFAとの連携によって案件をヌケモレなく、確実にフォローして成約に結び付けることは、これからの営業力強化に必要となるでしょう。


    名刺管理とSFAが一体化した『ホットプロファイル』

    顧客情報の属人的管理、勘と経験に頼った営業効率のばらつきなど、営業活動には営業プロセスの分断による多くの課題が残されています。それは同時に、営業力改善への大きなのびしろがあるということでもあります。

    名刺管理とSFAが一体化した『ホットプロファイル』ならば、名刺情報の登録、顧客アプローチの開始から、訪問結果やタスク、商談を一元的に管理することができます。名刺管理を入り口に設計してあるため、SFAを導入したことのない企業でもフローを確実にまわし、PDCAサイクルを確立することができます。

    名刺管理がSFAと連携することで、戦略的な営業による生産性向上のインパクトを、さらに大きなものにできるのです。

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