3つの導入事例から見えてくるペーパーレス化を導入するべき具体的なメリット
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今回は、当社が提供するOCRソフト「AnyForm OCR」を導入された企業様の事例を元に、ペーパーレス化を推進すべき具体的なメリットをご紹介します。
1.オタフクソース株式会社様の導入事例
1つ目はオタフクソース株式会社様の導入事例です。課題や問題点、適用した範囲、具体的なメリットについて簡単にご説明します。
ペーパーレス化する前の課題や問題点
オタフクソース株式会社様は、FAXによる受注業務の事務作業の煩雑さが課題となっていました。電子データにするための事務作業は目視によるチェックと手入力が必要であり、同時に繁忙期や閑散期など波があることから、決まった人員や人的リソースを配置することにも苦慮されていたとのこと。
FAXによる売上は全体の約4割、FAXによる受注を廃止するという選択肢はあり得ず、FAXによる受注を残したまま、業務改善や効率化を考えるべきという方向性で進んだことがわかります。
ペーパーレス化を適用した範囲
ペーパーレス化を適用した範囲は、課題となっている「FAXによる受注業務」です。試用やテストを経て、最終的には専任の担当者に任せる形で業務を行う形になりました。たった一人で全体の15％もの作業をこなすことが可能となり、FAXによる受注業務の処理が大幅にアップすると同時に、煩雑だった事務作業が激減したとのことです。
導入する段階においても、受注する側の工夫で導入ができたことから、FAXによる注文をしてくれる顧客を置き去りにすることなく、スムーズに実務レベルでの運用に進めることができました。
ペーパーレス化による具体的なメリット
ペーパーレス化による具体的なメリットとして、1日に対応できる伝票の枚数が約3倍となり、担当者の判断が必要だった部分においても、自動で処理できるようになったという結果が出ています。
オタフクソース株式会社様の導入事例から見えてくるのは、OCRによって実質的に対応できる作業量が倍増し、結果として業務スピードのアップ、煩雑な事務作業の低減につながったこと言えます。実務に耐えられるレベルの認識精度と、実務に適用しやすいユーザーインターフェイスを持っているOCRを利用することで、業務改善や作業効率をアップさせることが現実的であることがわかります。
2.NDIソリューションズ株式会社様の導入事例
2つ目はNDIソリューションズ株式会社の導入事例です。課題や問題点、適用した範囲、具体的なメリットについて簡単に説明します。
ペーパーレス化する前の課題や問題点
NDIソリューションズ株式会社様が抱えていた課題は、毎月送られてくる請求書の処理をいかにスムーズかつ効率的にできるかという部分です。DXの推進の一環として、AIによる自動処理のためにも、精度が高く、扱いやすいOCRが必要だったとのことです。
これらの課題は一般的な企業や組織であれば内在する課題であり、解決しにくい問題点と言えます。実際に紙ベースの帳票の処理に追われ続けてしまうような部署や部門は少なくありませんし、人材不足やリソース不足で改善や解決に進まない業務・作業に分類されるのは間違いありません。
ペーパーレス化を適用した範囲
ペーパーレス化を適用した範囲は「請求書の情報を電子化するための手入力、目視によるチェック」の部分です。NDIソリューションズ株式会社様の場合は、工程ごとに3回の目視によるチェックを行っていました。間違いを起こさないために必須の作業であると同時に、事務作業における処理スピードを遅延させる要因だったとも言えます。
事務作業における目視によるチェックはうっかりミスやヒューマンエラーにつながりやすい部分でありながら、数字や桁間違いがあってはならない部分でもあり、かつ膨大な作業量となるケースが多いです。DXの推進においてもペーパーレス化や電子化、デジタル化が必要とされているのも、こうした事務作業に必要なリソースを削減するのが目的と言えます。
ペーパーレス化による具体的なメリット
ペーパーレス化による具体的なメリットはOCRの導入によって1つの請求書につき5分かかっていたものが1分で済むようになったことです。実質的に作業スピードが5倍、処理できる伝票の量も5倍となり、圧倒的に効率化されたことがわかります。
認識精度の高いOCRによって目視によるチェックが大幅に削減されたこと、データを自動振り分けに対応したことでその後のデータ処理の作業も格段に減ったとのことです。実際に作業する担当者の残業が減り、時間や気持ちの余裕が生まれるというメリットもあります。OCRの導入によってDXが推進され、従業員や担当者ベースで「DXの恩恵を感じられる」ことが伝わってくる導入事例と言えるでしょう。
3.株式会社イグアス様の導入事例
3つ目は株式会社イグアス様の導入事例です。課題や問題点、適用した範囲、具体的なメリットについて簡単に説明します。
ペーパーレス化する前の課題や問題点
株式会社イグアス様の抱えていた課題は1ヶ月500社、3,500件もあるFAX受注業務の効率化です。2人体制でのWチェックで間違いがないようにする作業ルールを徹底していたことから、1件につき5分～10分を要していたとのことで、注文書自体もバラバラだったことから、非常に煩雑な事務作業になっていました。
当初、既に導入されていたOCRはバラバラの注文書に対応できないOCRであったため、人的資源の投入によってカバーしていたような状況と言えます。実際に過去にOCRを導入したけれど、OCRの仕組みや精度がニーズに合わないというケースも少なくなく、OCRが使い物にならないという認識になってしまう、そうした原因が見えてくる事例と言えます。
ペーパーレス化を適用した範囲
ペーパーレス化を適用した範囲はFAX受注業務全般です。実際に導入する段階では当社も含め3社の中から選ぶ形になっていましたが、認識の精度や扱いやすいユーザーインターフェースであったことから当社が選ばれました。
当社のAnyForm OCRはバラバラの帳票を認識し、それぞれの項目をデータごとに分類して蓄積することが可能であり、まさに株式会社イグアス様の求めるスペックと仕様だったことが、最終的に選ばれた理由です。
ペーパーレス化による具体的なメリット
ペーパーレス化による具体的なメリットは、1件につき5分～10分、2人体制でWチェックだった状況を1件につき1分、1人で行えるようになったこと、同時にテレワークにも対応させることができたことの2点です。また、今後はRPAとの連携も考えており、さらなる業務効率化につなげ、DXを推進させることが目標となりました。
過去のOCRの精度や仕組みに満足できないお客様はかなり存在しておりますが、現在はOCRの精度が上がり、OCRを導入している企業や組織からすれば、なぜOCRを導入しないんだろう？こんなに便利なのに、と感想を持たれる程に差が生じています。OCRの精度が格段に向上したことを知り、DXの推進の受け皿が整い、結果として人的資源の再配置や人的リソースの有効につながった導入事例と言えます。
まとめ：DXの推進につながるペーパーレス化は実務で十分利用できるレベル
今回は、当社が提供するOCRソフト「AnyForm OCR」を導入された企業様の事例を元に、ペーパーレス化を導入すべき具体的なメリットをご紹介しました。
OCRの精度が低い、または誰にでも扱えるものではない、難しい、というのは過去の話です。現在においてOCRによるデジタル化、電子化、ペーパーレス化は、十分以上に実務で利用できるレベルであると一刻も早く認識を改められることをおすすめします
当社の提供するAnyForm OCRであればDX推進の一助となるだけでなく、業務や作業における基盤の構築から、煩雑な事務作業の低減にもつながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
