テレワークでFAX受注業務を実現したOCR。
ウィズコロナ時代の新たな業務改革がここに！

箕田氏

AnyForm OCRに決めた理由はやはり性能ですね。お客様サイドで出力した注文書でも読み込みが可能なこと。そして何と言っても帳票設計がノンプログラミングで簡単にできる点がポイントでした。OCR項目を選択し、読み取るエリアをマウスで指定してドラッグする。パワーポイント感覚で設計出来ます。費用面ではもっと低価格のところもありましたが、帳票設計の簡単さは非常に魅力的でした

行元氏

先ほど申し上げた通り、注文書がお客様ごとにバラバラでとても複雑な業務です。現場の業務を把握している者じゃないと設計がスムーズにいきません。ただ、受注業務をやりながら設計も行うのは大変なので、設計専門のスタッフが必要でした。

竹園氏

帳票設計の担当になる前は、入金の消し込み作業をやっていました。FAX受注の業務は把握していましたが、プログラミングの経験は皆無。もちろん、OCRや帳票設計についても全くの素人でした。 最初は少し苦労しましたが、読み取りエリアを指定してマウスでドラッグするという方式がとてもわかりやすかったです。

竹園氏

事前に必要事項を初期設定として登録することで、入力忘れを回避することができます。例えば、トナーの回収が必須のお客様には『トナー回収必須』と事前に登録しておくことで、誰が受注しても忘れることなくミスを未然に防ぐことができます

行元氏

まず、送られてきた注文書を見て、難易度に応じて担当者に振り分けます。担当者はお客様名で検索して専用マニュアルを呼び出し、その内容を考慮しながら数量、売価、商品コード、コメントなどを入力します。入力が終わったら、別の担当者と注文書を交換して間違いがないかチェックします。つまり、２人でWチェックを行うわけです。注文書によりますが、１件につき５分～10分の時間を要していました。

行元氏

AnyForm OCRの導入後は、注文書をOCRで読み込むと画面上に入力項目が出てくるので読み込みの間違いがないかをチェック、修正があれば画面上で直して確定。CSVデータに変換して基幹システムに取り込まれます。その後、チェック作業を行いますが、１人で済むようになりました。修正がなければそのまま受注データになりますから、１件あたり１分ほどで完了します

箕田氏

弊社も緊急事態宣言が発令された時期は、全社員が在宅勤務になりました。その間、受信したFAX注文書をPDF化して各担当者のフォルダーに振り分け、担当者はリモートデスクトップで自宅から会社のパソコンにアクセスし、帳票設計業務も含め何の問題もなくすべての受注業務を継続することができました。

箕田氏

現在は、OCRでの読み込みは17%。１年後には500社すべての受注業務をAnyForm OCRで行うことを目標としています。同時にRPAとの連携を目指して奮闘中です。RPAのシナリオも竹園が担当するなど、すべて部内でやります。