株式会社イグアス 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

株式会社イグアス

情報・通信業

テレワークでFAX受注業務を実現したOCR。
ウィズコロナ時代の新たな業務改革がここに!- 株式会社イグアス

導入製品

  • AnyFrom OCR

株式会社イグアスは、多様なIT製品・ソリューション・クラウド・サービスをワンストップで提供 するディストリビューション事業やECサイトを通じてITサプライ用品を提供するサプライ事業、 3Dプリンター事業など、様々な事業を展開しています。 近年では、モリンガのサプリメントや バッテリースマートソリューションなど、事業領域をさらに拡大。 多くのパートナー企業の事業成 長を多彩な側面からサポートしています。

導入の背景:FAXによる受注が1ヶ月に500社・3500件
煩雑化する受注業務をスムーズに効率化したい

Q:導入の背景を教えてください。

箕田様

2020年の1月よりAnyForm OCRを導入した株式会社イグアス。サプライ用品のFAX受注業務が多忙を極め、その解決策としてOCRに注目したのが導入のきっかけです。

「サプライ用品の受注が1ヶ月に2万6000件ほどあり、その内FAXからの受注が500社・3500件ほどにのぼります。注文書はお客様によってバラバラなので、それぞれのお客様専用マニュアルを見て手入力し、基幹システムに取り込んでいく。これを5人体制で行います」と、全体を統括する業務管理本部の部長、箕田容子氏。現場を司る5人のメンバーのリーダーである行元知花氏がさらに業務の煩雑さを強調します。

「注文書には、商品名や商品コード、数量、売価など様々な入力項目があります。これらをきちんと入力いただけるお客様は、実は稀なのです。商品コードの欄に商品名が入っていたり、空欄があったりするケースも多い。『トナーを回収してください』など、個別のご要望が記載されているものもあります。これらを考慮して難しい受注と簡単な受注に振り分け、ベテランスタッフとまだ業務に慣れていないスタッフに注文書を差配します」

ベテラン社員の辞職による生産性の低下も懸念
誰が担当しても均質な業務推進を実現へ

行元様

ベテランスタッフと新人スタッフでは、業務スピードが3倍ほど違うと行元氏は言います。業務レベルに応じて仕事を差配するのも大変ですが、「ベテランが辞職した場合の影響の大きさも見逃せません」と箕田氏。そうした属人性を緩和することもOCR導入の目的でした。OCRを導入することで、誰が担当しても均質な業務推進を実現すること。それは、組織を持続的に強くする上でとても重要な要素です。そうした組織の強化を見据えて、同社は2年前からOCRの導入を視野に入れていました。

「弊社は3年前にグループ会社から独立しました。その際に基幹システムを一からつくったのですが、同時にOCRの導入を検討しました。しかし、当時のOCRは自社でレイアウト作成した帳票しか読み込めなかったのです。私たちはお客様の要望を優先し、お客様サイドで作成した注文書で受注します。結果、注文書がお客樣によってバラバラで複雑。当時はこれに対応できるOCRがなかったのです」

と箕田氏。そんな同社が選んだAnyForm OCR。その理由はなんだったのでしょうか。

選択の理由:3社に絞り、見積もりとデモを体験
読み取り精度と帳票設計の簡単さが決め手に

Q:選択の理由を教えてください

竹園様

2年ほど前から展示会やセミナーに参加するなど、OCRやRPAについて勉強を重ねたという同社。最終的に3社に絞り、見積もりとデモンストレーションを体験しました。

「AnyForm OCRに決めた理由はやはり性能ですね。お客様サイドで出力した注文書でも読み込みが可能なこと。そして何と言っても帳票設計がノンプログラミングで簡単にできる点がポイントでした。OCR項目を選択し、読み取るエリアをマウスで指定してドラッグする。パワーポイント感覚で設計出来ます。費用面ではもっと低価格のところもありましたが、帳票設計の簡単さは非常に魅力的でした」と、箕田氏。容易に帳票設計できることの重要性について、現場リーダーの行元氏がさらに言葉を重ねます。

「先ほど申し上げた通り、注文書がお客様ごとにバラバラでとても複雑な業務です。現場の業務を把握している者じゃないと設計がスムーズにいきません。ただ、受注業務をやりながら設計も行うのは大変なので、設計専門のスタッフが必要でした」。

その役を担うことになったのが竹園氏です。OCRについての知識・経験はあったのでしょうか。

プログラミングの知識と経験が不要
入力ミスを回避する仕組みもポイント

ご就業中の様子

「帳票設計の担当になる前は、入金の消し込み作業をやっていました。FAX受注の業務は把握していましたが、プログラミングの経験は皆無。もちろん、OCRや帳票設計についても全くの素人でした。

最初は少し苦労しましたが、読み取りエリアを指定してマウスでドラッグするという方式がとてもわかりやすかったです」と竹園氏。

さらに、竹園氏は帳票設計だけでなく、ミスを抑制する仕組みも現場の業務負担を軽減していると言います。

「事前に必要事項を初期設定として登録することで、入力忘れを回避することができます。例えば、トナーの回収が必須のお客様には『トナー回収必須』と事前に登録しておくことで、誰が受注しても忘れることなくミスを未然に防ぐことができます」

こうしたきめ細かい機能も、選択の理由になりました。

導入の効果:業務の工数が軽減してスピードアップ
Wチェックが不要になり人員削減効果も

FAX受注業務を手入力で行っていた頃、業務の流れはどのようなものだったのでしょうか。

「まず、送られてきた注文書を見て、難易度に応じて担当者に振り分けます。担当者はお客様名で検索して専用マニュアルを呼び出し、その内容を考慮しながら数量、売価、商品コード、コメントなどを入力します。入力が終わったら、別の担当者と注文書を交換して間違いがないかチェックします。つまり、2人でWチェックを行うわけです。注文書によりますが、1件につき5分~10分の時間を要していました」と、現場リーダーの行元氏。AnyForm OCRの導入後、業務フローは大きく変わることになります。

「AnyForm OCRの導入後は、注文書をOCRで読み込むと画面上に入力項目が出てくるので読み込みの間違いがないかをチェック、修正があれば画面上で直して確定。CSVデータに変換して基幹システムに取り込まれます。その後、チェック作業を行いますが、1人で済むようになりました。修正がなければそのまま受注データになりますから、1件あたり1分ほどで完了します」と、行元氏はその効果を実感しています。

現場を統括する立場の箕田氏も「マニュアルを見る必要がなくなるなど工程が減り、業務のスピードが向上したこと。チェックが1人で行えるようになった人員削減効果が大きいですね」と満足気です。

緊急事態宣言時はテレワークで受注作業
帳票設計業務も含め問題なく業務を継続

そして、同社はOCRによる受注作業をテレワーク環境でも行いました。

「弊社も緊急事態宣言が発令された時期は、全社員が在宅勤務になりました。その間、受信したFAX注文書をPDF化して各担当者のフォルダーに振り分け、担当者はリモートデスクトップで自宅から会社のパソコンにアクセスし、帳票設計業務も含め何の問題もなくすべての受注業務を継続することができました」と、笑顔の箕田氏。

テレワークにも対応可能なAnyForm OCR。ウィズコロナ時代にふさわしい業務効率化システムとして、今後大きな注目を浴びそうです。

今後の展開:RPAとの連携を目指して奮闘中
社内全業務のOCR化も視野にDXを推進

「現在は、OCRでの読み込みは17%。1年後には500社すべての受注業務をAnyForm OCRで行うことを目標としています。同時にRPAとの連携を目指して奮闘中です。RPAのシナリオも竹園が担当するなど、すべて部内でやります」と、意気込みを見せる箕田氏。この成果が社内でも注目され、他部門でも様々な業務のOCR化を求める声があがっているようです。

RPAとの連携が実現すればデータ登録・変更・削除や各種検索作業、コピー&ペーストなど、事前に登録した単純作業を繰り返し自動処理することが可能となります。ルーティンワークはなるべくテクノロジーにまかせることで、さらなる効率化を図っていく。同社の見据えるDX(デジタルトランスフォーメーション)は、着実に前進していくことでしょう。

取材日:2020年8月5日

株式会社イグアス

株式会社イグアス

営業開始日:2006年4月1日
資本金:6億2千9百万円(資本準備金含む)
URL:https://www.i-guazu.co.jp/
事業内容:パートナー企業向けにハードウェア、ソフトウェアおよびサービスの販売
ITサプライ用品などの販売およびITを活用した調達代行
3Dプリンター、3Dスキャナー、関連ソリューション、サービスの販売
リサイクルバッテリー・サービスの販売
モリンガサプリメント、モリンガ茶の販売

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