ペーパーレス化のタイミングでFAXの廃止を検討する際の注意点

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    ペーパーレス化のタイミングでFAXを廃止したい。しかし、実際問題としてFAX廃止による影響が分からずお悩みではないでしょうか。
    今回は、ペーパーレス化のタイミングでFAXの廃止を検討する際の注意点についてご説明します。

    ペーパーレス化のネックになるのは「FAX」

    はじめに、ペーパーレス化のネックになるのがFAXである理由について見てみましょう。

    なぜ、FAXがペーパーレス化のネックになるのか

    FAXは、今でも多くの企業や組織が導入しているデバイスです。もちろん、IT系の企業においてはFAXどころか電話すら設置しない場合もありますが、それらの企業はその他のツールやオンラインサービスを用いることで代用しており、運営側・ユーザー側の利便性を損ねるどころか、高速化や効率化によりむしろサービスの質を高めているのが現状です。

    問題なのは、FAXと電話で間に合っているからと、ツールやオンラインサービスを利用する必要性を感じていない企業や組織、または消費者がいる点です。チャットツールやWebフォームなど、双方にスマホやタブレット、パソコンがあればペーパーレスかつデータの集約及び一元管理がシームレスに行えるのに、どちらかがITを扱えない、または必要性を感じていないために、結果としてFAXを残しておかねばならず、ペーパーレス化のネックとなってしまっているのです。

    取引先や顧客を失うことへの抵抗感や恐怖感

    実際にFAXや電話で成り立っている業界や業種、企業や組織においては、直ちにツールやオンラインサービスを使う必要はありません。裏を返せば、取引先や顧客が電話やFAXだけの場合、そうすることで売上や利益を失う可能性があるということです。FAXの方が親しみやすかったり、電話の方が早いと信じていたりする層に対して、企業や組織など運営の都合で急にデジタル化されてしまうことは、かなりの確率で不満に感じられてしまうこともあるでしょう。

    言い換えれば、FAXのままなら取引先や顧客を失わない、切り替えたら失うかもしれないという抵抗感や恐怖感は、なかなか払拭するのがむずかしい課題であるということです。FAXを廃止できないという現状があり、「このままでいい」「このままやるしかない」という意識につながることで、自社や組織内においてDXが推進されない足枷となり、デジタルの変革をできないまま、一部の業務や作業で目視や手動による入力をし続けなければならない状況になってしまうのです。

    業務や作業を変えること自体が難しい場合も

    企業や組織側、すなわち現場で働く身として考えた場合でも、いきなり別のツールやソフトウェア、デバイスを使ってくれとなれば難色を示すことも考えられます。業務体制や作業手順を変えるということ自体が難しいということです。ある程度上の世代であれば、人によってはパソコンやスマホは使わない、紙でなければダメだ!ということもあるでしょう。

    そうしたことは、現場の職人やベテランでもあり得ることであり、変革を強引に進めれば、貴重な人員を失う可能性すらあります。今さら言うまでもないことですが、FAXはよくできたデバイスであり、送信先と送る書類さえ間違えなければほぼ確実に届きますし、受け取ることができます。パソコンでメールを見る、スマホでチャットやトークを見るということに馴染みがなく、紙ありきで仕事をしてきた職種や担当、立場の人がいて、彼らを蔑ろにはできないという点も、ペーパーレス化やFAXの廃止が進みにくい現状を生み出していると言えるでしょう。


    FAXのせいでペーパーレス化が進まない場合のデメリット

    次に、FAXを廃止することで起きる課題や問題を解決できず、ペーパーレス化が進まない場合のデメリットをご説明します。

    FAXはどうする?で検討が終わってしまう

    実際問題として、FAXを廃止することによる悪影響が勝ってしまい、検討していても具体的に話が進まないことのほうが多いでしょう。FAXが業務に深く根付きすぎているために、社内や組織におけるペーパーレスやデジタル化が進まない、そのこと自体がデメリットと言えるでしょう。時短や効率化、売上や利益の拡大等、ペーパーレスやデジタル化によりもたらされる様々な恩恵を享受できないからです。

    FAX以外の部分のデジタル化と、FAXを使い続けるという旧態依然とした業務手法の親和性が低く、業務改革・改善に暗い影を落とすことも考えられます。FAXを使い続けてしまうことで、たとえば組織内に蓄積したデータを業務改善に活用するといった新しい手法を使うことができず、日々進歩する技術から取り残される、その足かせに「便利なFAX」がなってしまうという、皮肉な状況が起きてしまいます。

    政府の「FAXの廃止」に対応しにくくなる

    2020年秋の首相交代に伴い、ハンコの廃止、FAXの廃止という話が持ち上がっています。具体的に政府がFAX廃止の方向で進めば、官公庁や民間もただちにそれにならうことが考えられます。

    もちろん現在でも、公的な手続きにおいてFAXの利用はそうあるものではありませんが、FAXが業務に深く食い込んでいる企業ほど、そのデジタル化には大きな痛みをともなうことが考えられます。

    DXの推進が滞り、デジタル化の波に乗り遅れる

    FAXが原因でペーパーレスを導入しないまま時日が過ぎれば、DXの推進が成されず、デジタル化の波に乗り遅れる結果を招きます。コロナ禍の飲食店においても、ウーバーイーツ等のWebサービスによって顧客とのつながりを保ったり、SNSを通じて顧客との接点を保ち売上を確保したりといったケースがありました。裏を返せば、ITを用いた新しいマーケティング手法に対応できずに廃業を余儀なくされた飲食店も存在するということです。どの業界、どの業種においても、何らかの形でDXを推進し、ニューノーマル及びアフターコロナに対応できなければ、いずれかのタイミングで事業を断念しなければならなくなる可能性があることも意識しておかなくてはなりません。

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    ペーパーレス化のタイミングでFAXを廃止する方法

    次に、ペーパーレス化のタイミングでFAXを廃止する方法についてご説明します。

    FAX以外の書類や帳票の代替案を考案し提案する

    FAXの廃止のために、取引先や顧客に合わせて書類や帳票の代替案を考案し、提案するという方法があります。例えば、スマートフォンやタブレット、もしくはパソコンでログインして受発注する仕組み、申し込みフォームの利用、チャットやSNSツールの利用、メールにデータを添付する方法などが挙げられます。

    そもそも、FAXより便利なデバイスがあることを知らないだけで、スマホもパソコンも持っているし使っている、という方もいらっしゃいます。具体例を示して発想の転換をうながすことで、「もっと早く言え」というようなことになるかもしれません。

    FAXより簡単な方法として提案できる仕組みを作り出すこと、FAXでなくてもFAXと同じように注文や問い合わせなどが可能であることなどをしっかりと伝えることが大切です。

    FAXの送受信を電子化するシステムを使う

    受け取る側、送信する側として、FAXの送受信を電子化するシステムを導入するのも効果的です。特にFAXによる個人客及び顧客が多い場合に有効であり、利用する側は何の負担もなく今まで通りに注文や連絡を行うことができます。場合によってはFAX以外の方法も提案しながら、適宜切り替えることを勧めて、最終的にはFAXの廃止につながるよう段階的に切り替える方法も考慮しておくべきです。

    ただし、FAXの送受信を電子化したものの、その後の作業は目視と手動のデータ入力に頼っているというのでは、画竜点睛を欠きます。電子的に受け取ったFAXをそのまま読み取ってデータ化する方法、またはパソコンの画面の内容をFAXとして送れるような方法を導入するようにしましょう。

    第一段階としてOCRによる読み取りでペーパーレス化する

    業界や業種的にどうしてもFAXの完全廃止が無理、将来的にも厳しいというのであれば、最低でもOCRによる読み取りを導入しましょう。OCRによってデータ入力部分の削減、紙ベースの文字列をデジタルし、ペーパーレス化が実現できるからです。少なくともOCRによって紙ベースの情報を電子化することで、情報資産の蓄積とデータの一元管理、活用、共有が可能となります。

    当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、どのような帳票でも必要な情報を読み取ってデータ化することが可能です。また、FAXの電子化が可能となる「OpenText FAXサービス」との連携もできますので、取引先や顧客に負担をかけず、売上や利益にネガティブな影響を出さずにDXの推進が可能です。FAXを含めたペーパーレス化を導入したいのであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

    段階的なペーパーレス化で得られるメリット

    次に段階的なペーパーレス化で得られるメリットについて解説します。

    顧客やユーザーは今まで通りに安心して取引できる

    段階的にペーパーレス化を行うことで、顧客やユーザーは今まで通りに安心して取引できるというメリットがあります。企業や組織としても顧客離れやユーザー離れというデメリットを回避できるため、利益や売上を失わずに済みます。 また、顧客やユーザーによっては必ずしもアナログな方法を好むとは限らないため、オンライン化やペーパーレス化の方がスムーズで対応しやすいこともあるでしょう。その場合においても段階的にペーパーレス化を行う形であれば、利便性を求める顧客と今まで通りのやり方を求める顧客の双方を失わないので安心です。

    従業員への負担が少なく、業務プロセスも緩やかに変更できる

    段階的にペーパーレス化を行うことで、従業員への負担が少なくなり、業務プロセスも穏やかに変更できるようになります。いきなり紙の帳票の廃止!FAXの廃止!という形では無理がありますし、業務や作業の前後の調整や部門や部署の間の調整にミスが生まれる可能性も否めません。 まずはOCRによるペーパーレス化、次にFAXの電子化、ゆくゆくは企業活動全般におけるペーパーレス化・電子化・オンライン化という形で少しずつDXの推進を行うようなイメージが良いでしょう。並行して企業や組織としてのDX推進への取り組みを広報などで情報発信を行い、顧客やユーザーに対してもお知らせしておくことで、将来的に顧客やユーザー側にペーパーレス化やオンライン化を求める際にもスムーズに進められるようになります。

    本当にFAXを廃止するべきか検討する時間が得られる

    現実問題として本当に廃止するべきかを検討する時間が得られるのもメリットです。 ・顧客やユーザーからのFAXの利用が少ない ・FAXに関する作業や業務自体が少ない ・FAXの存在によってボトルネックとなる箇所がある ・FAXによる作業や業務が利益や売上の大半を占めている ・FAXのみを利用する取引先、顧客、ユーザーが多い 上記はFAXの廃止および電子化の必要性に悩む場合の一例です。これからもFAXを介した作業や業務を続けるべきなのか、またはあまり必要性はないが完全に廃止しても良いのかは悩みどころと言えるでしょう。同様にFAXを維持運営するための機器などのコスト、時間的なコスト、人員的なコストによって電子化すべきかどうかの争点となりますので、DXの推進や働き方改革、効率化や最適化の観点からも念入りに検討することをおすすめします。

    OCRとFAXの電子化で得られるメリット

    次にOCRとFAXの電子化で得られるメリットについて解説します。

    データ入力業務の負担・時間を大幅に軽減

    OCRとFAXの電子化で得られるメリットとして、データ入力業務の負担や時間を大幅に軽減することができます。現実問題として事務系の作業やバックオフィス系の業務は企業や組織として必要不可欠の存在と言えます。そのため、業界や業種によっては事務処理に要する時間・負担・コストは決して無視できません。 OCRによるペーパーレス化、FAXの電子化、このふたつを導入するだけでも、事務処理に要する時間・負担・コストが軽減され、時間的な猶予とともに心の余裕が生まれます。結果的にあせらず、急がずに仕事ができる環境となり、うっかりミスやヒューマンエラー、ケアレスミスの削減にもつながります。

    業務量の可視化がしやすくなり、適切な作業分配と人員配置が可能に

    データ入力業務が大幅に削減されることで、業務量の可視化がしやすくなるのもメリットです。実際に事務系の作業やバックオフィス系の業務は数値や指標による可視化が難しい場合も多く、IT化・デジタル化によって作業そのものが削減されることで、関連する作業や業務の定量的・定点的な可視化につながります。 業務量の可視化によって、適切は作業分配と作業量に基づいた人員配置が可能となり、ムリ・ムラ・ムダの排除になることから、業務プロセスにおけるボトルネックや属人化の解消も期待できます。同様に従業員への負荷が少なくなることで、心身の健康にもポジティブな影響となり、結果的に離職率の低下と定着率のアップにもつながるでしょう。

    生産性のある仕事に集中できる時間が得られる

    事務処理のIT化・デジタル化・電子化が進むことで、生産性のある仕事に集中する時間が得られるのもメリットです。企業活動の利益や売上につながる業務に専念できるということでもあり、企業や組織としての成長が見込めます。 それぞれの部門や部署においても事務処理に悩まされることなく、担当する業務に専念できるようになるため、業務プロセス全体のスピードアップにもつながるでしょう。業務プロセス全体のスピードアップはそのまま利益や売上に到達する時間の短縮となり、手に入れた利益や売上を元にさらなるDX推進も可能となります。

    ペーパーレス化によるDXの推進や働き方改革への影響

    次にペーパーレス化によるDXの推進や働き方改革への影響をご紹介します。

    ペーパーレス化によってDXの推進の基盤が構築できる

    DXの推進=デジタル変革の基盤として、情報の電子化は必須と言えます。そのため、OCRやFAXの電子化を行うことで、DXの推進の基盤が構築にもつながるということです。実際に紙の帳票やFAXを電子化・ペーパーレス化・デジタル化を行うことで、今まで蓄積されにくかった情報の蓄積と一元管理が可能になります。 AIによる機械学習・ディープラーニング・ビックデータの活用など、電子データに基づいたIT技術は多く、取り入れることで企業や組織としての成長となることを考えると、なるべく早い段階からDXの推進の基盤を手に入れておくこと、データの蓄積を始めることが重要です。

    時間的な余裕によって働き方改革に向けた施策を実行しやすくなる

    業界や業種による部分はありますが、例えばテレワークへの対応が進まない、または出産・育児休暇どころか年次有給休暇の取得が進まないなどの原因として、「時間的な余裕がないこと」が挙げられます。 人が足りない、人がいても作業や業務に追われている、人がすぐに辞めてしまうなどのネガティブな職場環境に陥っているような状況とも言え、可能であれば事務処理に関する部分の負担だけでも早急に取り除くべきと言えます。 言い換えれば、ペーパーレス化によって事務処理の負担や時間が軽減されることで解決できる課題・問題だということです。IT技術によって時間的な余裕を作り出すことで、お互いが休みやすく、無理をさせない、助け合える環境が整いやすくなるでしょう。

    IT技術を受け入れやすく、働きやすい環境が整えられる

    現実問題としてDXの推進の遅れはアナログかつ非効率な作業手順から脱却できないことにあります。今までのやり方が正しかった、間違っていたという問題ではなく、今までのやり方では新しいIT技術を受け入れにくいということを理解すべきです。 そして、IT技術を受け入れやすい環境が整えば、必然的に働きやすい環境が整えられます。FAXも含めた事務処理のIT化が進むことで、テレワークや時短、有給休暇の取得、残業の削減など、働き方改革が可能となる余力が生まれるということです。

    まとめ:FAXのペーパーレス化は段階的に行えば安全

    今回はペーパーレス化のタイミングでFAXの廃止を検討する際の注意点についてご説明しました。

    FAXの廃止という方向で考えることも大切ですが、顧客や取引先に合わせながら、段階的にFAXのペーパーレス化を行うほうが安全、安心と言えます。FAXも含めてペーパーレス化すること、可能な範囲で紙の帳票を電子化することは別の問題と捉えましょう。まずはデジタル化及び電子化してデータを蓄積可能な状態にすることを目標とすることが一番の近道かもしれません。

    実際問題として、紙ベースによる業務や作業は今すぐになくなるとは思えません。だからこそ、当社の提供する「RightFax」のようなFAXを電子化する技術を導入し、まずはデジタル化によるデータの蓄積を可能とし、情報資産を構築することを意識してみてください。そして、ゆくゆくはその他のDX推進となる技術を受け入れられる体制を整えることで、デジタル化の波に乗り、企業と従業員を末長く守り切る体制の構築につなげましょう。

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