オタフクソース株式会社 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

オタフクソース株式会社

食品業

1日あたりの処理速度が3倍に向上!
概念を覆したOCRで、業務効率化に手応えあり- オタフクソース株式会社

導入製品

  • AnyFrom OCR

広島県に本社を構え、ソースや酢、たれなど各種調味料の開発、製造、販売を手がけるオタフクソース。なかでもお好み焼き関連の製品ラインアップが充実していることで知られ、一般消費者だけでなく、飲食店はじめ業務筋からも強い支持を獲得する。最近は、お好みソースの原料として40年以上利用している「デーツ」の認知度向上や商品開発に取り組んでいます。商いを開始したのは1922年、2年後には創業100年を迎える老舗企業だ。
多くの取引先を抱える同社は、業務効率化の一環で受注分野に着目した。今回、持ち株会社、オタフクホールディングス株式会社 経営企画部IT企画課の山谷氏とオタフクソース株式会社ロジスティクス部営業事務サービス課 小堀氏、種元氏にAnyForm OCR導入の目的や効果について話を伺った。

導入の背景:複雑になる日々の業務に対し、人員配置や業務の平準化が課題

Q:導入の背景を教えてください。

看板商品の「お好みソース」

オタフクソースは、各種ソースの製造、販売を手がける当社の中核事業会社。そのなか受注業務の窓口となっているのがロジスティクス部営業事務サービス課です。

受注方法はEDI(電子データ交換)、専用Webサイト、FAXといったように多様であり、とりわけ手がかかるのがFAX受注。受注する総件数に占めるFAX受注の比率は4割ですが、業務量の比率では7割にも上るのが現状です。

FAX受注が煩雑である理由は、注文内容を電子データとして取り込む際、手作業を必要とするからです。つまりFAX注文書を手に、PCの画面を見ながら入力、その後、データに誤りがないか、注文を一覧化した文書にマーカーでチェックしながら確認していくという要領です。

さらにFAXを含め、受注業務全体に共通する問題は、シーズンや時期によって大きく変動する点。とくに発送業務が止まる、年末年始などの連休時には注文が通常の1.5倍~2倍と急増、一方、休みが明けると平常よりも極端に少なくなります。こういった事情があるため、適正な人員を配置するのが難しい面があるほか、業務の効率化、平準化がクリアすべき大きな課題となっていました。

選択の理由:約1年をかけ各社の製品を調査 要望にマッチしたのが選択理由

Q:当社製品を選択していただいた経緯を教えてください。

問題を解決するため、検討をスタートしたのがOCRの導入です。グループのシステムを統括する、経営企画部IT企画課のメンバーが中心となり、適切な製品を約1年かけ探しました。

複数のポイントに着目し、いくつかの候補から絞り込んでいきました。まず基本的な機能として重視したのは認識精度で、FAXで送られてくる文字を正確に読むことができるかについて確認しました。また実際に、当社の業務に適合しているかどうかも重要な選択基準でした。

そして最終的に最良の製品だと考えたのがハンモック社製のAnyForm OCRでした。認識精度が高いだけでなく、当社が求めていたイメージにもっとも近かったことが、選んだ理由です。

選択基準のうち、とくに後者の、具体的に求めていた当社のイメージとは「スモールスタート」が可能であること。最初は、一部業務で試せ、うまくいけば徐々に広げていける、つまりステップアップ導入できる製品がベストでした。最初から大きな投資をするのではなく、少しずつ業務の範囲を拡大できる点がマッチしていると判断しました。

運用の工夫:1名の専任スタッフが業務を担当 12社、全注文数の15%分をカバー

Q:日常業務の運営において、工夫された点を教えてください。

AnyForm OCRを最初に試用したのは2019年5月、その後、テスト導入を経て、同年11月から実際に運用を開始しました。ロジスティクス部営業事務サービス課に在籍するスタッフのうち1名を専任の担当者として業務を行なっています。

FAX受注のうち、AnyForm OCRで対応したのは、発注頻度が高く、比較的、処理がしやすいシンプルな帳票を選んで、まず12社分、全件数の15%をカバーすることを当面の目標に設定しました。

これまでの運用状況は、導入前に予想したよりもスムーズに業務を行えており、一定の手応えを得ています。当初は「限定された帳票に限定された文字じゃないとダメではないか」「OCR専用帳票を取引先に提供しないといけないのではないか」といった従来OCRの概念が強かった中でのスタートでしたが、自分たちの要望が盛り込めることが分かると、積極的に活用するようになっていきました。

また、フォーム設計など技術的なことで分からなかった時はAnyForm OCRサポートにすぐに問合せしていましたが、サポート内容も丁寧で回答も早かったです。社内では様々なIT製品を利用していますが、その中でも非常に満足しています。

導入効果:1日あたり一定の時間内で98枚の帳票を処理

Q:実際に導入された効果はいかがですか?

オタフクソース株式会社

AnyForm OCRの運用を開始してまだ数ヶ月しか経過していませんが、業務のスピード化を図ることができています。現状、1名の専任スタッフが、1日あたり一定の入力業務時間内で98枚の帳票を処理します。従来のように手作業でデータ化する場合、標準的な処理スピードは1日あたり30枚程度であることからすれば、3倍以上も効率が上がった計算になります。

速度が上がっただけでなく、担当者が判断しなければならない要素も少なくなったことも大きな効果のひとつです。つまり同じ取引先からの注文を受けるにしても、たとえば配送先の倉庫が複数ある場合、従来は熟練の担当者が適切な場所を指定してデータ化していました。AnyForm OCR導入後は、あらかじめ設定しておけば、自動で処理できるようになっています。

年々、取引先、注文量が増える一方、さらに受注内容が複雑化する傾向にあるため、とても頼もしい存在だと感じています。

最終的には、経験の浅いスタッフでも操作が可能となるようAnyForm OCRをより効果的に運用し、更なる効率化を目指していきたいと思います。

今後の展開:今後、FAX受注書の量を25%へ拡大 「最適な受注業務の姿」を議論したい

Q:今後はどのような展開をお考えでしょうか?

導入が順調だったことを受け、今後はさらに対象とするFAX受注書の量を順次、拡大する方針です。これまでで総受注件数の15%をカバーしていますが、2020年9月期末までには、比率を25%まで上げていきたいと考えています。

AnyForm OCRを導入したことにより、FAX注文書のデータ化は、効率的に行えるようになっているのはお話した通りです。少ない人員で仕事を進められていますが、新たに生まれた時間的な余裕を有効活用していきたいと思います。これまで業務をこなすことに手一杯で、着手できていなかった、最適な受注業務の姿についても議論していきたいと思います。

取材日:2020年3月10日

オタフクソース株式会社

オタフクソース株式会社

創業:1922年11月
資本金:1億円
URL:https://www.otafuku.co.jp/
事業内容:ソース、酢、たれ、
その他調味料の開発・ 製造・販売

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