業務改善や効率化につながるアイデアを実現するために「OCR」を導入すべき理由

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    業務改善や効率化はリソースの確保やコスト削減、もしくは生産性の向上が目的と言えます。しかし、業務改善や効率化を行うためのリソースがなく、アイデアがあっても実現できないような状況があるのも事実です。

    今回は業務改善や効率化につながるアイデアを実現するために「OCR」を導入すべき理由についてご紹介します。

    理由その1.OCRの導入で業務改善や効率化、そしてDX推進の基盤が整う

    まずは1つ目の理由であるOCRの導入で業務改善や効率化、そしてDXの基盤が整うという点について見ておきましょう。

    デジタル化・ペーパーレス化はDX推進の入り口

    デジタル化やペーパーレス化はDX推進の入り口と言えます。特に紙ベースの帳票、伝票、書類については電子データでないため情報資産としての蓄積がしにくいというデメリットがあります。そのため、紙ベースの情報をデータ化・電子化するための入力作業が未だになくならず、非効率的なのに慣習的に続けざるを得ない状況を生み出しています。

    OCRを導入し、デジタル化やペーパーレス化できる部分を増やしていけば、単なる転記のための手入力などの事務作業が減ること、何よりデータの一元管理や横断的な活用・再利用が可能になります。

    紙をベースとした事務作業は大幅に削減できる

    かつては紙ベースの事務作業のための人員を確保できていることが当たり前でした。人件費などのコストについても企業や組織として普通に計上できる、せざるを得ない時代もあったということです。

    しかし昨今では、簡単な事務作業はOCRやAI、RPAなどを活用することで大幅に削減できるようになっています。AIやRPAを導入する前提として、まずはOCRを導入し、現場ベースで誰もが当たり前に使いこなせるようにすることが重要になります。

    OCRなら特別なスキルや技能を必要とせず導入できる

    DXの推進となる技術の中でもOCRは特別なスキルや技能を必要とせずに導入できます。もちろん、パソコンやスキャナなどのデバイスを扱うための最低限の知識は必要ですが、そこまで難しいものではありません。

    すなわち、OCRを社内や組織内に普及・浸透させるのはそこまで難しくはないということです。にも関わらず目に見えて効果が出てきますので、OCRによって空いた時間で、さらにOCRを活用してもっと作業を減らせないかとアイデアを出したり工夫することができます。

    理由その2.OCRの導入や運用のノウハウが今後に役立つ

    2つ目の理由は、OCRの導入や運用のノウハウが今後に役立つことです。どのような形で今後に役立つのか、以下で簡単に説明します。

    OCRの導入や運用するための行動や経験=DXの推進そのもの

    まず、OCRの導入や運用するための行動や経験は、DXの推進そのものと言えます。実際にOCRを導入する段階で、どの部分の業務や作業にOCRを使うのか、どの帳票をOCRで読み込むのかなど、作業手順や帳票の洗い出しや把握が必要となり、具体的にどのような手順で現場に落とし込むかを考える必要があるからです。

    DXが推進されない理由、もしくはアイデアがあっても業務改善や効率化が行われない理由のひとつに「やったことがないから」というものがあります。同時に現状で充分に業務が回っているように感じている人が多ければ多いほど「わざわざ変える必要はない」となってしまいます。OCRの導入で変化に対する経験を共有することで、後々のDXの推進にも役立つということです。

    OCRを導入してから改善する余地や問題、課題が見えてくることも

    OCRを導入すると、導入する段階では見えていなかった改善する余地や問題、課題が見えてくることもあります。実際にデータの一元管理が可能となり、基本的にペーパーレスとなれば業務体制に変化が訪れることもあり、効率的になればなるほどさらなる効率化を求めたくなるものです。

    言い換えれば、それまでは改善することすらしなかったような環境においても、無理や無駄を省くことが「楽」だったり、少ない労力で同じかそれ以上の成果が得られることが理解されるということです。改善の余地や問題、課題を発見すること自体が推奨されるような環境になれば、結果として「改善ベースの効率的かつ雰囲気の良い職場」の創出にもつながるでしょう。

    業務改善や効率化が「机上の空論」か現実的かを知ることができる

    業務改善や効率化、またはDXの推進など「机上の空論」だと現場ベースに感じられてしまうことがあります。トップダウンで指示するだけでは、実際に作業する身としては納得できなければストレスになるからです。

    しかし、実際にOCRを導入し、実務で運用できるレベルにするための経験=成功体験があれば、業務改善や効率化が言葉だけではないということが浸透します。業務改善や効率化は現実的なものであり、何より現場で働く人にとってメリットがあることを理解してもらえるようになるでしょう。

    理由その3.アイデアを実現するためのリソースが確保できる

    3つ目の理由はアイデアを実現するためのリソースが確保できることです。実際にどのような形でリソースが確保できるのか見てみましょう。

    業務改善や効率化するための「余力」がない場合が多い

    業務改善や効率化はリソースの確保やコストの削減などが目的であり、そもそもその余力がないという場合が少なくありません。すなわち、業務改善や効率化のための行動を起こせない状況と言えます。どれほど優れたアイデアがあっても、現実のタスクに追われていてはそれを実現するのは困難です。無理に押し通そうとすれば、かえって非効率になる可能性すらあります。

    OCRによって事務作業の負担が軽減されればリソースが確保できる

    まずはOCRで事務作業の一部、もしくは紙ベースの業務や作業の一部を削減して余力を作ることです。その余力によってアイデアを考えたり、実現するための具体的な行動を取ったりすることができるようになります。

    業務改善や効率化のアイデアが受け入れられるようになれば、次は生産性を向上するための余力、リソースの確保も期待できます。余力がないから業務改善できないという停滞した状況を変えることで、本質的な業務改善や効率化につながるということです。

    人員の再配置や業務の割り振り・再分配で企業としての基礎体力をアップ

    余力やリソースの確保ができれば、人員の再配置や業務の割り振り、再配分が可能となります。同じ人材でも新しいことができるようになりますし、何よりも「現状で手一杯」や「リソース不足で何もできない」という状況から脱却することにつながります。

    企業としての基礎体力のアップが期待できますし、DXを推進するための受け皿や基盤も整うことから、さらなる業務改善や効率化につなげることもできるでしょう。「リソースを確保したいから業務改善や効率化する」のではなく、「まずはリソースを確保してから業務改善や効率化する」ことだということを理解することが大切です。

    まとめ:業務改善や効率化ができる「余力」を持つことから始めよう

    今回は業務改善や効率化につながるアイデアを実現するために「OCR」を導入すべき理由についてご紹介しました。

    単純な話ですが、余力=心の余裕でもあります。従業員の心の余裕が増えれば、職場の雰囲気も良くなりますし、無理や無駄のない業務量となれば、お互いを支え合う余力が生まれることで、ポジティブな循環に変化していくことも期待できます。

    もし、業務改善や効率化のアイデアを実現するための余力がなく、まずはOCRを導入してみたいとお考えであれば、当社の提供する「AnyForm OCR」の導入をご検討ください。高い認識精度と様々な帳票に対応できるツールですので、デジタル化・電子化・ペーパーレス化に必ず役立ちます。ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。


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