FAXを電子化する5つのメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法について

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    FAXは企業や組織における業務や作業に根付いていると同時に、デジタル技術を苦手とする顧客やユーザーとつながるための大切な連絡手段です。

    一昔前であればFAXの電子化は難しかったかもしれませんが、現在ではFAXを電子化、デジタル化、ペーパーレス化する技術も実務で利用できるレベルまで向上しています。

    今回は、FAXを電子化するメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法をご紹介します。

    FAXを電子化・ペーパーレス化・デジタル化する5つのメリット

    はじめにFAXを電子化する5つのメリットを見てみましょう

    目視によるチェックや手入力など事務作業の負担が軽減される

    FAXの電子化によって目視によるチェックや手入力が必要な事務作業の負担が軽減されます。業界や業種による違いはありますが、いまだにFAXが現役で業務の一部として稼働しているのであれば、事務作業の負担を大幅に削減できるでしょう。昨今では働き方改革やDXの推進において、自動化できる業務は自動化すべきという流れでもあります。事務作業やバックオフィス系の業務の負担を軽減する取り組み自体が大切な要素であるということを理解しておきましょう。

    データ化されるのでデータを扱いやすくなる

    FAXはそのままですと電子化されないため、データとして扱うことはできません。しかしFAXの電子化によってデータ化されれば、データとして多面的な利用が可能となります。ファックス用紙の場合、保存や保管、閲覧や検索が大変ですが、データであればすぐに検索、確認ができることから、業務効率化や最適化も期待できます。

    電子化されたデータはツールやソフトウエアと連携しやすい

    FAXを電子化することで得られたデータはツールやソフトウエアと連携しやすくなります。例えば、RPAと連携することで基幹システムへの入力、または社内のデータベースに登録することで関係する部署で直接データを利用して事務処理を進めることが可能になります。紙ベースですと、紙が届かなければ事務処理ができないことで遅延することもありますが、データであれば瞬時に届くため業務がスムーズに進みます。

    IT資産や情報資産、ビックデータとして蓄積できる

    FAXを電子化することで、データがIT資産や情報資産、ビックデータとして蓄積できるようになります。昨今では、データはひとつひとつでは利益になりそうもなくても、大量に集まることで利益を生むだけでなく、アイデアや新しいサービスや商品の創出につながることが期待されています。その他にも、新しいマーケティング展開や顧客やユーザーに合わせた提案にもつながる可能性もあり、いわゆる顧客ファーストや顧客目線、顧客満足度の向上にも役立つでしょう。

    その他にも部門や部署、もしくは場所や時間を問わずデータへのアクセスや共有が可能となることで、今までとは違った形でデータを活用できるようになります。ただし、データへのアクセスに関して適切に権限を割り振る必要はありますので、データの性質に合わせてセキュリティ性を考慮することも忘れないようにしましょう。

    FAXを送信する側の顧客やユーザーに負担や影響がない

    FAXを電子化する仕組みにおいては、FAXを送信する側の顧客やユーザーに負担や影響がないのもメリットです。実際問題として現時点においてもFAXが現役の通信手段として利用されているのは、受信する側というよりも送信する側の問題でもあります。確かにFAXは古いやり方、アナログなやり方かもしれませんが、FAXを廃止してしまうことで顧客や利益を失うことを考えると、安易に廃止すべきではないのも事実です。FAXを受信する側が電子化することで、顧客や利益を失わず、将来的にもFAXによる受注や注文を受け付けることも可能です。

    FAXの電子化を日常の業務や作業手順に組み込む方法や考え方

    次に、FAXの電子化を日常の業務や作業手順に組み込む方法や考え方をいくつかご紹介します。

    FAXを電子化=デジタルデータに変換する

    FAXを電子化=デジタルデータに変換するのが第一歩となります。目視によるチェックや人力かつ手入力による処理もある意味、電子化ではありますが、FAXを電子化できるツールやソフトウェア、デバイスの利用がおすすめです。事務処理の負担を軽減できるだけでなく、日常の業務や作業手順に組み込みやすいですし、何よりも誰にでもできるようになることで、作業負担が分散できるからです。

    また、同じく人力によるデータ化の場合も、アウトソーシングすることで事務作業の負担を軽減する方法もあります。FAXの内容によっては文字認識がしにくかったり、人の判断や経験を必要だったりすることもありますので、状況によって使い分けると良いかもしれません。

    FAX用紙をスキャンして電子化する

    FAXを電子化する方法として、スキャナやカメラでスキャンし、専用のソフトウェアやツールで文字を認識してデータにするのが一般的です。いわゆるOCRと呼ばれる技術であり、一昔前であれば文字認識の精度が低いとされてきましたが、昨今では認識精度も向上し、実務レベルで利用することが可能です。

    OCRのツールやソフトウェアによっては帳票設計が可能になっており、レイアウトの異なる帳票を登録しておくことで読み取り精度を向上したり、データの分類や振り分けしたりするものもありますので、FAX上の情報量に応じてどのような機能が必要か精査し、必要な機能を備えているツールやソフトウェアを使うのがおすすめです。

    受信するFAXのデータを直接電子化する

    FAXをFAX用紙、もしくはコピー用紙に印刷せず、直接電子化する方法もあります。また受信だけでなく、送信においても電子化することも可能ですので、FAXによるやりとりを完全にペーパーレス化、電子化やデジタル化に移行したい場合は直接電子化する方法も視野に入りましょう。

    電子化したデータをデータベースに登録する

    いずれかの形でFAXのデータを電子化したら、次はデータベースに登録する仕組みも考えましょう。ほとんどのOCRソフトウェアやツールは自動でデータを振り分けし、データベースに登録する仕組みを備えていますが、備えていない場合もあるかもしれませんので、OCRを導入する前であれば必ずチェックすべきです。

    データベースに登録されたデータを基幹システムで読み込む

    次に、FAXの情報を電子化し、データベースに登録したデータを基幹システムで読み込んだり、または別のデータに変換する、もしくは何らかのソフトウェアやツールと連携しましょう。間違っても電子化したデータを目視によるチェックと手入力で転機するような作業手順にしてはいけません。せっかく、FAXを電子化したのにアナログな形式で処理していては意味がないからです。

    考え方としてはFAXを電子化したタイミングから、最終的に納品書や請求書として紙ベースで印刷する場合を除いて、基本的にはデータで事務処理が進む仕組みを構築すべきです。これらはペーパーレス化、電子化、デジタル化などDXの推進に最低限必要な考え方でもあります。この点を間違ってしまうと、電子化するためにコストを費やしたのに、結局別の部分でコストの削減や作業負担の軽減にならず、業務の自動化や最適化、効率化の効果が失われてしまうという結果を招きますので充分に注意しましょう。

    まとめ:FAXの電子化は既に実務レベルで利用できる技術だということ

    今回はFAXを電子化するメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法をご紹介しました。

    FAXの電子化は既に実務レベルで利用できる技術であり、かつFAXを利用する顧客やユーザーを置き去りにしないことから注目されています。また、ペーパーレス化や電子化、デジタル化の技術もいわゆる「DXの推進」の基盤となることから、早い段階で導入しておくべきIT技術です。

    もし、FAXの電子化をお考えであれば、当社の提供する「RightFax」の利用をご検討ください。業務のペーパレス化・電子化・デジタル化を加速させることが可能となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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