FAXを電子化する5つのメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法について

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    FAXは企業や組織における業務や作業に根付いていると同時に、デジタル技術を苦手とする顧客やユーザーとつながるための大切な連絡手段です。
    一昔前であればFAXの電子化は難しかったかもしれませんが、現在ではFAXを電子化、デジタル化、ペーパーレス化する技術も実務で利用できるレベルまで向上しています。
    今回は、FAXを電子化するメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法をご紹介します。


    FAXを電子化・ペーパーレス化・デジタル化する5つのメリット

    はじめにFAXを電子化する5つのメリットを見てみましょう。

    目視によるチェックや手入力など事務作業の負担が軽減される

    FAXの電子化によって目視によるチェックや手入力が必要な事務作業の負担が軽減されます。業界や業種による違いはありますが、いまだにFAXが現役で業務の一部として稼働しているのであれば、事務作業の負担を大幅に削減できるでしょう。昨今では働き方改革やDXの推進において、自動化できる業務は自動化すべきという流れでもあります。事務作業やバックオフィス系の業務の負担を軽減する取り組み自体が大切な要素であるということを理解しておきましょう。
    実際に電子化やペーパーレス化によって、百数時間、数百時間もの時間を削減した事例もあるため、具体的な効果も実感しやすいことから、まずは導入してみること、どれだけの負担や時間が削減できるか体験してみることが大切です。

    データ化されるのでデータを扱いやすくなる

    FAXはそのままですと電子化されないため、データとして扱うことはできません。しかしFAXの電子化によってデータ化されれば、データとして多面的な利用が可能となります。FAX用紙の場合、保存や保管、閲覧や検索が大変ですが、データであればすぐに検索、確認ができることから、業務効率化や最適化も期待できます。
    また、詳しくは後述しますが、DXの推進におけるビックデータの構築・蓄積・再利用といった部分においても、FAXの電子化は必要不可欠と言えます。データ化することで情報資産としての価値が高まり、将来的に役立つということも大きなメリットです。

    電子化されたデータはツールやソフトウエアと連携しやすい

    FAXを電子化することで得られたデータはツールやソフトウエアと連携しやすくなります。例えば、RPAと連携することで基幹システムへの入力、または社内のデータベースに登録することで関係する部署で直接データを利用して事務処理を進めることが可能になります。紙ベースですと、紙が届かなければ事務処理ができないことで遅延することもありますが、データであれば瞬時に届くため業務がスムーズに進みます。
    社内や組織内においてもFAX用紙やコピー用紙を持って行ったり来たりする必要がなくなり、物理的な移動に要する労力や時間も削減されます。データ化された情報が手元でいつでも参照・閲覧・編集可能になることで、業務全体のスピードもアップするということです。

    IT資産や情報資産、ビックデータとして蓄積できる

    FAXを電子化することで、データがIT資産や情報資産、ビックデータとして蓄積できるようになります。昨今では、データはひとつひとつでは利益になりそうもなくても、大量に集まることで利益を生むだけでなく、アイデアや新しいサービスや商品の創出につながることが期待されています。その他にも、新しいマーケティング展開や顧客やユーザーに合わせた提案にもつながる可能性もあり、いわゆる顧客ファーストや顧客目線、顧客満足度の向上にも役立つでしょう。
    その他にも部門や部署、もしくは場所や時間を問わずデータへのアクセスや共有が可能となることで、今までとは違った形でデータを活用できるようになります。ただし、データへのアクセスに関して適切に権限を割り振る必要がありますので、データの性質に合わせてセキュリティ性を考慮することも忘れないようにしましょう。
    安心・安全な業務体制を構築するためにも。FAXの電子化やOCRを導入するタイミングでは、あわせて統合的なセキュリティシステムの導入も検討し、セキュリティに対しても投資をしておくことをおすすめします。

    FAXを送信する側の顧客やユーザーに負担や影響がない

    FAXを電子化する仕組みにおいては、FAXを送信する側の顧客やユーザーに負担や影響がないのもメリットです。実際問題として現時点においてもFAXが現役の通信手段として利用されているのは、受信する側というよりも送信する側の問題である場合が多いです。確かにFAXは古いやり方、アナログなやり方かもしれませんが、FAXを廃止してしまうことでそれを愛用する顧客や利益を失ってしまうリスクがあることを考えると、安易に廃止すべきではないのも事実です。FAXを受信する側が電子化することで、顧客や利益を失わず、将来的にもFAXによる受注や注文を受け付けることも可能です。
    また、将来的に電子化・ペーパーレス化・デジタル化する場合においても、現時点から数年単位でFAXを存続させることで、FAXを他の方法へ移行させる準備期間を設けることにもなります。顧客やユーザーを少しずつデジタルに移行するという考え方を持つことで、FAXの利用者にも利便性を伝えられる時間を用意できるのもメリットと言えるでしょう。


    FAXを電子化・ペーパーレス化・デジタル化しない場合の5つのデメリット

    次にFAXを電子化しない場合の5つのデメリットについて説明します。

    FAXに記載されている情報=データが蓄積されない

    業務プロセスにおいて、FAXをそのまま事務処理に利用する場合、FAXに記載されている情報が蓄積されない、または蓄積されにくいというデメリットがあります。実際に基幹システムや社内システムにデータ入力をしないような範囲の内容であれば紙の帳票=FAXのまま事務処理が行われるケースも存在することから、データの蓄積にならないことで情報資産としての蓄積にもならないということです。
    現実問題としても出力されたFAX用紙をそのまま物理的に保存し続けることはあり得ませんから、いずれ廃棄処理されてしまえばFAXに記載されていた情報はすべて失われることになります。いわゆるビックデータの構築や活用といったことが難しくなり、電子化しておくことで保存や蓄積が可能だった情報資産を得られず、情報を無駄にしてしまいます。
    逆に言えば、FAXを電子化することで情報が無駄にならないということ、データを蓄積しやすくなることで、情報資産が増えていくというメリットを得られるのです。

    FAXに記載されている情報のデータ化に人的資源と時間的なコストを浪費する

    FAXに記載されている情報を人力によって基幹システムや社内システムにデータ化する場合、データ化のために人的資源と時間的なコストを浪費します。もちろん、一昔前であれば、FAXを目視によるチェックと、人力によるデータ入力作業を行って、データ化・電子化するという事務処理が普通でした。しかし、FAX情報を電子化する技術がある現代では、やはりアナログであり、非効率です。
    そもそも、FAXに書いてあることを、人間の処理を通してデータ化するというのは、電子処理が可能なFAXの電子化と比べても時間が掛かります。例えば、電子メールが良い例で、郵便であれば最低でも1日~2日の時間が必要です。電子メールであれば一瞬で届きます。FAXの電子化も同様であり、物理的な処理と電子的な処理の速度の差を理解し、効率的な方を選ぶべきということです。
    効率的な方法を選ぶことで、圧倒的に時間の節約につながること、時間の削減が業務上の「余裕を生む」ことも知っておきましょう。言い換えれば、人的リソースを確保できるということでもあり、生産性のある仕事により集中できるようになるということでもあります。

    新しい技術を受け入れる基盤や姿勢・体制が整わなくなる

    FAXの電子化、OCRによるペーパーレス化、どちらも決して難しい技術ではないと言えます。最適化や効率化、ムリ・ムダ・ムラの排除など、業務改善を実質的に進めたいのであれば、既に導入しておくべき技術です。しかし、導入されていないということは新しい技術を受け入れる基盤や姿勢・体制が整っていない状況と言えます。
    紙の帳票による事務処理がダメ、FAXによる人力による処理がダメということではなく、高効率で楽な方法を選べない、導入できないということは、他の部分でも同様に非効率なまま、利益が出にくいままになってしまう懸念を持つべきなのです。
    現実問題として、昨今ではFAXの電子化もOCRによるデータ化も洗練され、誰にでも扱えるようにデザイン・設計されています。知らない技術に触れることは誰しも不安を感じますが、今の技術であれば想像されているよりも簡単に導入・運用できることも知っておきましょう。 

    従業員の技術的知見やスキルが育たず、アナログな方法から脱却できない

    FAXの電子化、またはOCRによるデータ化・ペーパーレス化はシステム的にもユーザーインターフェイス的にも洗練されています。誰でも扱えるような工夫が盛り込まれており、導入や実務での運用に困ることはないでしょう。
    しかし、FAXの電子化、OCRによるデータ化・ペーパーレス化に必要性を感じず、アナログな作業手順から脱却できない場合、従業員の技術的知見やスキルが育たないまま、やはり新しい技術が導入できないままになってしまいます。企業や組織を支える従業員の技術的知見やスキルが育たなければ、企業や組織全体の技術的な成長が見込めるはずはありません。
    そのため、日々の作業や業務において、少しずつIT技術に触れるようになると、従業員全体の成長が期待できます。IT技術に関する抵抗が少なくなり、新たなIT技術を受け入れる姿勢と基盤が整うということです。

    IT化・電子化・デジタル化した競合他社やライバル企業に太刀打ちできなくなる

    FAXを電子化しない場合の最大のデメリットは既に電子化している競合他社やライバル企業に太刀打ちできなくなることです。片やFAXを電子化しており、片や目視によるチェックと人力によるデータ化であれば、前者の方が効率的で、時間と人的資源を無駄に浪費することはありません。
    同じことをしているだけでも、時間的なコスト、人的なコスト、金銭的なコストに差が出てしまい、いずれ追いつけなくなくなるどころか、その差を埋めることは難しくなります。言い換えれば、同業他社との差を広げたくない、技術的格差を作りたくなければ、FAXの電子化やOCRの導入を前向きに検討すべきということです。
    逆に言えば、しっかりと必要な技術を導入することで、技術的格差を取り除けるということでもあります。技術的格差とともに効率化や最適化も実現できるということ、時間や労力の大幅な削減になることなど、ポジティブな効果を得られるようになります。

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    FAXの電子化を日常の業務や作業手順に組み込む方法や考え方

    次に、FAXの電子化を日常の業務や作業手順に組み込む方法や考え方をいくつかご紹介します。

    FAXを電子化=デジタルデータに変換する

    FAXを電子化=デジタルデータに変換するのが第一歩となります。目視によるチェックや人力かつ手入力による処理もある意味、電子化ではありますが、FAXを電子化できるツールやソフトウェア、デバイスの利用がおすすめです。事務処理の負担を軽減できるだけでなく、日常の業務や作業手順に組み込みやすいですし、何よりも誰にでもできるようになることで、作業負担が分散できるからです。
    また、同じく人力によるデータ化の場合も、アウトソーシングすることで事務作業の負担を軽減する方法もあります。FAXの内容によっては文字認識がしにくかったり、人の判断や経験を必要だったりすることもありますので、状況によって使い分けると良いかもしれません。
    基本的には社内や組織内で「人力によるデータ化」を避けること、アナログで非効率なやり方を極力少なくすることを前提としましょう。

    FAX用紙をスキャンして電子化する

    FAXを電子化する方法として、スキャナやカメラでスキャンし、専用のソフトウェアやツールで文字を認識してデータにするのが一般的です。いわゆるOCRと呼ばれる技術であり、一昔前であれば文字認識の精度が低いとされてきましたが、昨今では認識精度も向上し、実務レベルで利用することが可能です。
    OCRのツールやソフトウェアによっては帳票設計が可能になっており、レイアウトの異なる帳票を登録しておくことで読み取り精度を向上したり、データの分類や振り分けしたりするものもありますので、FAX上の情報量に応じてどのような機能が必要か精査し、必要な機能を備えているツールやソフトウェアを使うのがおすすめです。
    また、OCRはFAXではない紙の帳票のデータ化に最適であり、FAXの電子化と合わせて並行して導入することで、さらに労力の時間の削減につながります。

    受信するFAXのデータを直接電子化する

    FAXをFAX用紙、もしくはコピー用紙に印刷せず、直接電子化する方法もあります。また受信だけでなく、送信においても電子化することも可能ですので、FAXによるやりとりを完全にペーパーレス化、電子化やデジタル化に移行したい場合は直接電子化する方法も視野に入りましょう。
    FAXのデータを直接電子化することができれば、データ化された情報の管理がしやすいだけでなく、RPAなどの自動化も視野に入りますので大変おすすめです。

    電子化したデータをデータベースに登録する

    いずれかの形でFAXのデータを電子化したら、次はデータベースに登録する仕組みも考えましょう。ほとんどのOCRソフトウェアやツールは自動でデータを振り分けし、データベースに登録する仕組みを備えていますが、備えていない場合もあるかもしれませんので、OCRを導入する前であれば必ずチェックすべきです。
    電子化したデータを自動的にデータベースに登録・振り分けすることができれば、前項でもお話したRPAによる自動化がさらに進みやすくなります。

    データベースに登録されたデータを基幹システムで読み込む

    次に、FAXの情報を電子化し、データベースに登録したデータを基幹システムで読み込んだり、または別のデータに変換する、もしくは何らかのソフトウェアやツールと連携しましょう。間違っても電子化したデータを目視によるチェックと手入力で転記するような作業手順にしてはいけません。せっかく、FAXを電子化したのにアナログな形式で処理していては意味がないからです。
    考え方としてはFAXを電子化したタイミングから、最終的に納品書や請求書として紙ベースで印刷する場合を除いて、基本的にはデータで事務処理が進む仕組みを構築すべきです。これらはペーパーレス化、電子化、デジタル化などDXの推進に最低限必要な考え方でもあります。この点を間違ってしまうと、電子化するためにコストを費やしたのに、結局別の部分でコストの削減や作業負担の軽減にならず、業務の自動化や最適化、効率化の効果が失われてしまうという結果を招きますので充分に注意しましょう。
    基本的には労力をなくすこと=楽をすることを意識するのがおすすめです。どうすれば手間を減らせるのか、同じことの繰り返しから脱却できるのかをイメージしてみてください。


    FAXの電子化が具体的に進まない際にチェックすべきこと

    次にFAXの電子化が具体的に進まない際にチェックすべきことをご紹介します。

    人力によるFAXの電子化に要する時間と人員の把握

    FAXによる電子化が具体的に進まない時、まずは人力によるFAXの電子化に要する時間と人員の把握を行いましょう。FAXを介した作業・業務にどれくらいの時間が必要なのか、どれだけの人員を投入しているのかを可視化するということです。
    特に時間的なコストは業務や作業を担う側としては不満に感じにくいこともあります。非効率とは思っておらず、与えられた仕事を言われた通りにやっていれば良いという思いがあって不自然ではありません。だからこそ、管理する側、雇用する側がしっかりと業務量を可視化し、効率的かどうか、最適化できないかどうかも含めて判断し、FAXを電子化すべきかを検討する必要があります。
    また、昨今では各種IT技術はITに疎い、ITが苦手という人でも扱えるようになっていますので、必要以上に警戒感や不安を持たず、気軽な気持ちで導入・運用できるということも周知しておくと良いでしょう。

    人力によるFAXの電子化での業務プロセスのボトルネック・遅延

    FAXを介した作業や業務の可視化を行ったら、次は業務プロセスのボトルネックになっていないか、遅延の要因になっていないかをチェックしましょう。人力によるFAXの電子化は時間がかかるため、作業量が増えればそのまま遅延が生じるためです。
    そして、FAXの電子化によって、どれだけ時間が短縮されるのか、業務プロセスにおけるボトルネックの解消になるのではという視点で検討・精査してみてください。
    ボトルネックや遅延が解消されると、業務全体のスピードが向上します。同時に人的リソースが確保され、気持ち的な意味でも時間的な意味でも余裕が生まれますので、働き方改革にも取り組みやすくなるでしょう。

    極端な形で「FAXの廃止」を進めようとしてはいないかどうか

    FAXの電子化が進まない時、極端な形でFAXの廃止を進めようとして、かえって検討段階から前に進まないことがあります。現実的にもFAXは今すぐになくなるものではありませんし、日常的にFAXを利用して作業や業務を行っているのであれば、いきなりFAXの廃止という前提で検討しても進むわけはないのは明白です。
    FAXの廃止ではなく、FAXの電子化という形で進めるように方向性を切り替えてみると、無理にFAXを廃止するための施策や条件に縛られずに済みます。将来的にはFAXの完全な廃止も良いかもしれませんが、最初の段階ではFAXの電子化から進めて、極端に「FAXの廃止」という考え方を持たないことをおすすめします。
    現実的にも完全なFAXの廃止は、各種ベンダーがFAXの販売や保守を行わなくなるタイミングですので、良い意味で焦りすぎず、拘りすぎずに進めると良いでしょう。

    雇用する側や管理する側がFAXによる作業や業務の実務を見ることも大事

    FAXの電子化が進まない要因のひとつに、雇用する側や管理する側がFAXによる作業や業務の実態を把握していない、または実務を行う人間の負担を理解していないことがあります。実際問題としてFAXから人力で情報を電子化すること自体は「ひとつひとつの作業は」大変ではありません。しかし、積み重なれば大変な労力であり、時間も多く必要とします。
    業務の可視化も同じですが、実際に担当する人がどのように感じているのか、また実際にどれくらいの時間が掛かり、どれだけ手間なのかを管理する側が把握することが大切です。その上でFAXの電子化によって従業員の負担が少なくなること、時間的な短縮につながることがわかれば、自然とFAXの電子化に前向きになるはずです。
    まずは「人的リソースと時間を浪費」していることに気づくべきであり、いわゆるムリ・ムラ・ムダの排除をすることで、働きやすく長く勤めたい環境を構築できることを理解し、雇用する側と従業員側の両方が楽に働けるよう進めていきましょう。

    既にFAXの電子化を実務で導入している企業や組織との格差を知るべき

    既にFAXの電子化を実務で導入している企業や組織は少なくありません。言い換えれば現時点において、IT格差、技術的格差があるということです。FAXの電子化によって時間的な余裕が生まれれば、コアな業務や生産性のある仕事に集中できます。作業や業務に追われる日々から解放されれば、心身ともに健康な状態を保てるでしょう。
    すなわち、IT格差と技術的格差とともに従業員満足度にも差が出てくるということです。従業員に余力や余裕があれば、顧客対応も良くなり、顧客満足度も向上します。FAXの電子化、またはOCRの導入は単に労力や時間の短縮ではなく、さまざまな部分でポジティブな効果を生むことも知っておくべきと言えます。
    実質的にはIT技術による格差は同じか同等以上の仕組みを導入するだけで解決できる問題です。だからこそ、しっかりと投資することが大切であり、単にコストの増加だけを見るのではなく、全体的にどれだけプラスになるのか、前向きな視点を持つことが大切です。


    まとめ:FAXの電子化は既に実務レベルで利用できる技術だということ

    今回はFAXを電子化するメリットと日常の業務や作業手順に組み込む方法をご紹介しました。
    FAXの電子化は既に実務レベルで利用できる技術であり、かつFAXを利用する顧客やユーザーを置き去りにしないことから注目されています。また、ペーパーレス化や電子化、デジタル化の技術もいわゆる「DXの推進」の基盤となることから、早い段階で導入しておくべきIT技術です。
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