脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備や具体的な手順と期待できる効果について
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脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備
はじめに脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備について解説します。紙資源を利用した帳票や伝票を把握する
まずは紙資源を利用した帳票や伝票など、脱紙やペーパーレス化の対象の精査と把握からはじめましょう。社内や組織内でのみ利用する帳票、または社外で受け取ったり、送られてきたりする帳票など紙資源の帳票や伝票であればほとんどが対象と言えます。 脱紙やペーパーレス化においては「データ化できるかどうか」を判断するのではなく「なるべくすべてをデータ化する」という考え方を持つこと、そしてデータ化された情報を元に業務の流れや作業手順を再構築することを意識しましょう。現時点においてペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が完了したものを把握する
既にペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が完了している作業や業務を把握することも大切です。脱紙が現に進んでいる作業や業務の周囲から脱紙を進めた方が、より効率的・段階的に脱紙を進めやすくなります。 また、既に脱紙のために導入している技術があれば、その技術を利用したほうが効率的であるのも理由です。もし、ペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が進んでいないのであれば、同業他社や地方自治体などの先行事例をチェックして、どの部分から進めるべきかを調査しても良いでしょう。各種IT技術に関する知見や経験を持つ人材を把握する
社内や組織内で各種IT技術に関する知見や経験を持つ人材を調査し、把握しておくことも大切です。少しでもIT技術への理解がある人の方が導入がスムーズになるためです。同時にあまりITに強くない、ITが苦手、ITに疎いという意識がある人も把握しておくのもおすすめです。 なるべくならITに不慣れな人でも脱紙やペーパーレス化の技術が利用できるようにした方が、導入後の実務での運用段階の課題や問題が把握しやすくなるためです。ただし、昨今の脱紙やペーパーレス化の技術は誰にでも扱えるような仕組みおよびUIを備えているため、ほとんどIT知識がない方でも利用できるので必要以上に心配することはありません。脱紙やペーパーレス化するための具体的な手順
次に脱紙・ペーパーレス化を進めるための具体的な手順をご紹介します。OCRによるデータ化での脱紙・ペーパーレス化
脱紙やペーパーレス化の第一歩として、OCRによるデータ化を進めてみましょう。紙資源の帳票や伝票、書類をスキャナで読み込むことで、紙に記載されている情報をデータ化できるので非常に簡単であり、その後の業務が楽になります。 OCRの文字認識についても、一昔前より数段向上しており、ほとんどの文字列をデータ化することができます。ある程度のチェックは必要ですが、人力・手作業で入力するよりも圧倒的に早いのでおすすめです。FAXの電子化による脱紙・ペーパーレス化
FAXの受注や申し込みなどの業務を電子化する技術があります。FAXという連絡手段はまだまだ現役ですので、企業や組織側がFAXの電子化を進めることで、顧客やユーザーに負担をかけず、脱紙・ペーパーレス化が実現できます。 特に脱紙やペーパーレス化においてFAX業務はネックとなる可能性が高いことから、先にFAXの電子化を進めておくことで、その他の部分の脱紙・ペーパーレス化も進みやすくなります。アプリやサイトによるオンラインでの脱紙・ペーパーレス化
現代ではスマートフォンやタブレットも普及していることから、アプリや公式サイトなどでオンラインで注文や申し込みする仕組みを導入するのもおすすめです。最初から電子データとして入力をしてもらうことで、もっともスムーズに脱紙・ペーパーレス化が実現できるためです。 また、店頭などにおいても、タブレット端末とスタイラスペンなどで直接的にデータ化する仕組みも既に存在しています。将来的には電子契約・電子決裁なども標準化される可能性も高いことから、最初からデジタルで入力するということが可能であると知っておくと良いでしょう。
