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コラム
脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備や具体的な手順と期待できる効果について

脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備や具体的な手順と期待できる効果について

2021.10.25

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一昔前であれば現実的ではないと考えられていた脱紙・ペーパーレス化も、今では特に難しいこともなくスムーズに導入できる仕組みになりました。脱紙やペーパーレス化はDXの推進や働き方改革とも相性が良いため、なるべく早い段階で導入し、業務において当たり前になるようにした方が、効率化や最適化も進みやすくなります。今回は脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備、脱紙やペーパーレス化するための具体的な手順、そして脱紙やペーパーレス化によって期待できる効果についてお話します。

脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備

はじめに脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備について解説します。

紙資源を利用した帳票や伝票を把握する

まずは紙資源を利用した帳票や伝票など、脱紙やペーパーレス化の対象の精査と把握からはじめましょう。社内や組織内でのみ利用する帳票、または社外で受け取ったり、送られてきたりする帳票など紙資源の帳票や伝票であればほとんどが対象と言えます。脱紙やペーパーレス化においては「データ化できるかどうか」を判断するのではなく「なるべくすべてをデータ化する」という考え方を持つこと、そしてデータ化された情報を元に業務の流れや作業手順を再構築することを意識しましょう。

現時点においてペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が完了したものを把握する

既にペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が完了している作業や業務を把握することも大切です。脱紙が現に進んでいる作業や業務の周囲から脱紙を進めた方が、より効率的・段階的に脱紙を進めやすくなります。また、既に脱紙のために導入している技術があれば、その技術を利用したほうが効率的であるのも理由です。もし、ペーパーレス化やデジタル化、オンライン化が進んでいないのであれば、同業他社や地方自治体などの先行事例をチェックして、どの部分から進めるべきかを調査しても良いでしょう。

各種IT技術に関する知見や経験を持つ人材を把握する

社内や組織内で各種IT技術に関する知見や経験を持つ人材を調査し、把握しておくことも大切です。少しでもIT技術への理解がある人の方が導入がスムーズになるためです。同時にあまりITに強くない、ITが苦手、ITに疎いという意識がある人も把握しておくのもおすすめです。なるべくならITに不慣れな人でも脱紙やペーパーレス化の技術が利用できるようにした方が、導入後の実務での運用段階の課題や問題が把握しやすくなるためです。ただし、昨今の脱紙やペーパーレス化の技術は誰にでも扱えるような仕組みおよびUIを備えているため、ほとんどIT知識がない方でも利用できるので必要以上に心配することはありません。

脱紙やペーパーレス化するための具体的な手順

次に脱紙・ペーパーレス化を進めるための具体的な手順をご紹介します。

OCRによるデータ化での脱紙・ペーパーレス化

脱紙やペーパーレス化の第一歩として、OCRによるデータ化を進めてみましょう。紙資源の帳票や伝票、書類をスキャナで読み込むことで、紙に記載されている情報をデータ化できるので非常に簡単であり、その後の業務が楽になります。 OCRの文字認識についても、一昔前より数段向上しており、ほとんどの文字列をデータ化することができます。ある程度のチェックは必要ですが、人力・手作業で入力するよりも圧倒的に早いのでおすすめです。

FAXの電子化による脱紙・ペーパーレス化

FAXの受注や申し込みなどの業務を電子化する技術があります。FAXという連絡手段はまだまだ現役ですので、企業や組織側がFAXの電子化を進めることで、顧客やユーザーに負担をかけず、脱紙・ペーパーレス化が実現できます。特に脱紙やペーパーレス化においてFAX業務はネックとなる可能性が高いことから、先にFAXの電子化を進めておくことで、その他の部分の脱紙・ペーパーレス化も進みやすくなります。

アプリやサイトによるオンラインでの脱紙・ペーパーレス化

現代ではスマートフォンやタブレットも普及していることから、アプリや公式サイトなどでオンラインで注文や申し込みする仕組みを導入するのもおすすめです。最初から電子データとして入力をしてもらうことで、もっともスムーズに脱紙・ペーパーレス化が実現できるためです。また、店頭などにおいても、タブレット端末とスタイラスペンなどで直接的にデータ化する仕組みも既に存在しています。将来的には電子契約・電子決裁なども標準化される可能性も高いことから、最初からデジタルで入力するということが可能であると知っておくと良いでしょう。

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脱紙やペーパーレス化によって期待できる効果

次に脱紙やペーパーレス化によって期待できる効果を解説します。

事務処理に要する労力と時間の大幅な削減

OCRやFAXの電子化、またはオンライン化によって、今まで手入力していた事務処理が大幅に軽減されます。企業や組織の規模、または業界や業種によるものの、紙を主体とした事務処理が行われている場合、年間数百時間もの削減、その分の労力もゼロになるという効果が期待できます。労力や時間が大幅に削減できるということは、残業時間の削減、有給休暇の取得、時短勤務など働き方改革への取り組みにもつながっていくこと、従業員の心身の健康を維持しやすくなることなど、複合的にポジティブな効果が得られるのも利点と言えます。

紙資源に要するコストと管理や廃棄の手間の削減

紙資源に要するコスト、管理するための時間や労力、その後の廃棄の手間など、さまざまなコスト・労力・時間の削減も期待できます。実際、当たり前のように紙資源の帳票や書類で処理していた場合、コピー用紙やFAX用紙、帳票や書類を整理するためのダンボール、ダンボールを保管する場所、廃棄するための輸送費、廃棄処理するためのコストなど、時間もコストも非常に多く発生します。脱紙やペーパーレス化によってこれらの課題や問題が解決されることで、今までのコストや予算を別な部分に割り当てることもできます。時間も同様であり、紙に要していたリソースを生産性のある仕事に割り当てることで、生産性の向上も期待できるでしょう。

データの一元管理や情報資産管理がしやすくなり、業務全体がスピードアップ

脱紙やペーパーレス化によってデータ化が進めば、システムやツール、アプリなどで情報を扱えるようになり、必然的に業務全体がスピードアップします。利益や売上に到達する時間も短縮される効果も期待できることから、高効率で利益や売上を出せる企業体質に成長できる可能性も高まります。また、DXの推進で言うところのビックデータの活用やデータマイニング、テキストマイニング、またはデータの共有もしやすくなり、情報資産の蓄積と再活用・再利用にもつながります。紙資源の帳票は伝票のままでは活用できなかった情報も、データ化することで本当の意味での情報資産として利用できるということです。

まとめ：ペーパーレス化やオンライン化は既に導入しやすい技術だと知っておこう！

今回は脱紙やペーパーレス化に向けた業務体制の下準備、脱紙やペーパーレス化を進めるための具体的な手順、そして脱紙やペーパーレス化によって期待できる効果についてお話しました。まずは脱紙やペーパーレス化は決して難しい技術や仕組みではなく、導入するかしないかというレベルであることを理解しましょう。その上でどの部分から脱紙をするのか、ペーパーレス化をするのかを決定し、徐々に範囲を拡大するのが理想的です。当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを利用すれば、OCRによるデータ化、FAXの電子化など実現可能であり、脱紙およびペーパーレス化が一気に導入できます。しっかりとしたサポート体制で脱紙やペーパーレス化を確実に導入できるようお手伝いいたしますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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