NDIソリューションズ株式会社 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

NDIソリューションズ株式会社

情報・通信業

AnyForm OCRは、社内DX推進のエンジン。
業務プロセスや働き方など、多彩な改革を加速。- NDIソリューションズ株式会社

導入製品

  • AnyFrom OCR

NDIソリューションズ株式会社は、企業の基幹系業務システムの開発・基盤構築を中心に幅広い事業を展開する創業38年のIT企業です。ICT領域で多彩な特色と強みをもつ各グループ企業と連携し、技術動向や市場動向を見据えた最先端技術を駆使して、様々な企業の事業成長に貢献。自社でDX(デジタルトランスフォーメーション)の取り組みを積極的に推進しながら、その知見と経験を顧客企業のDXに役立てています。

買掛金処理の煩雑さを解消し、
スムーズな業務フローを実現したい。

Q:導入の背景を教えてください。

澁谷様

NDIソリューションズでは、自社のDX推進の一環として2018年秋にAI画像認識技術とOCR、RPAを組み合わせて帳票処理の自動化を行いました。このシステムにおいて、AI画像認識技術を使用した帳票自動仕分け機能であるBPA2の開発に関わった、グループ会社エス・アイ・シー株式会社の先進R&Dデザイナー、澁谷梓氏に同システムのフローを解説していただきました。

「BPA2は、AIを利用した帳票の識別・自動仕分けのシステムです。仕入先から送られてきた請求書を画像データ化し、AIが帳票を識別して取引先ごとに自動仕分けします。仕分けした請求書データはOCRが自動で読み取り、帳票データはRPAによって業務システムに自動入力されます」

こうした業務フローで、肝となるのがOCRによる帳票の読み取りだと同氏は強調します。「AIによる自動振り分けの時点では、内容をチェックしているわけではありません。請求書の内容が合っているか確認するのはOCRの役割。このフェーズがとても重要なポイント」(澁谷氏)。

さらに、実際の買掛金処理の現場では、請求書のチェック業務が煩雑であり、時間と手間がかかっていたという状況がありました。
「仕入先から送られてくる請求書は多い月で約400件。形状、フォーマット、色など、すべてバラバラです。1枚1枚目検して日付や発注番号、請求金額などをチェックしていく作業が大変でした」と語るのは、現場で買掛金処理の業務を担当するBPA推進部購買グループの浜中恵里氏。現場の疲弊に加え、BPA2全体のスムーズな流れを実現するためにも、OCRの性能は重要なポイントでした。

初心者でもわかりやすい帳票設計。
画面遷移の少ない優れたUI

Q:選択の理由を教えてください

浜中様

OCRの選定に関しては、BPA2全体の流れを見据えつつ現場の声にも耳を傾けて何よりも使いやすさを優先。そんな中で注目したのがAnyForm OCRでした。
「とくに帳票設計がシンプルでわかりやすい点が決め手となりました。例えば、設計の際の各種設定では、正しく設定が行われているか否かの確認・修正が同一画面上でわかるようになっています。確認・修正のために下の階層に画面遷移する必要がないので非常に効率よく業務が遂行できます」と、満足気な澁谷氏。デザイナーとしてBPA2の構築に関わり、テクノロジーに精通しているものの帳票設計は初めて。今回一人で帳票設計を担うことができたのも、AnyForm OCRの優れたUI(ユーザー・インターフェイス)に因るところが大きかったようです。

また、現場の煩雑さを解消するための施策としては、人員の補充よりも業務の自動化に期待したい意向がありました。
「請求書などの買掛金処理は私一人で担当していますが、他にも業務があるのでかなり忙しい毎日でした。専任者を補充してもらう手もありましたが、その方が辞めてしまうとすべて台無しです。やはりOCRによる自動化が目検のミスを防ぐ意味でも望ましいと考えていました。AnyForm OCRは、操作項目が明確で目的に応じてどの操作を行えばいいか、すぐにわかる点が好印象でした」と、浜中氏は語ります。

3回行っていた目検が不要になり、
処理スピードと業務効率が大幅に向上。

Q:導入効果を教えてください

ご就業中の様子

導入後、顕著な効果として表れたのはやはり現場における業務効率化です。
「多い月で請求書が約400件と先ほど言いましたが、未だ約7割は郵送です。ひとつひとつ開封して請求書を取り出し、日付や請求金額などのチェック項目を目で確認する。このチェック作業を買掛金処理全工程で3回行います。1件あたりの請求で複数の明細があるとさらにチェック業務は複雑になり、一つの請求書の処理が5分以上かかる時もありました。AnyForm OCRの導入後は、自動で読み込んだデータを画面上で修正して完結。目視によるチェック業務がなくなったので、1件につき1分ほどで終わります」と、効果を実感する浜中氏。

1件の処理だけでも業務負担が大きく軽減されました。これが月に400件重なるわけですから、その効果は「残業がなくなった上に、発注業務やデータ精査や集計など、他の業務を並行して行えるようになりました」(浜中氏)と言うように、とても大きなものとなっています。

時間的余裕がもたらした高次の視点。
DXを推進する上で欠かせないもの。

一方、澁谷氏はAnyForm OCR機能の一つであるキーワード振り分けの利便性をあげます。
「社名や請求金額、会社の電話番号など、あらかじめキーワードを登録しておくと、ワードを紐づけて自動で振り分けをしてくれるのです。これはAIによる画像振り分けの補足機能としても非常に便利です」。さらに、同氏は処理スピードと業務効率の向上がもたらした時間的余裕の効果についても言及します。

「時間に余裕がないと、とにかくタスクをこなすのに精一杯になりがちです。余裕ができたことで、ただ受動的に仕事を行うのではなく、何が完了していて何が未処理なのかという視点をスタッフの多くが持てるようになりました。こうした高次の視点は、DXを推進する上で欠かせないものと言えます」(澁谷氏)。

紙の業務が残る経理部門にも、
デジタル化の波を広げていきたい。

テレワークが定着したオフィス風景

同社は、ほぼ全社員がテレワークを継続中です。テレワークの肝は言うまでもなくデジタル化です。テレワーク体制をいっそう強化するためにもOCRは重要なポイントとなると言います。

「まだ、請求書の7割が郵送です。現在、仕入先には請求書をPDFで送っていただけるよう要請している段階です。経理部門もまだまだ紙の業務が残っています。これらの領域をどうデジタル化していくか。そのカギを握るのがAnyForm OCRだと考えています。今回は、導入後すぐに明確な効果が出たわけですから、これを追い風にして経理の支払い業務などに広げていきたいですね」(澁谷氏)。

そして、その先に見据えているのは、社内DXの推進です。様々なシステムやICTツールを自在に連携させたデジタルトランスフォーメーションにより、労働環境、業務プロセス、働き方など多彩な側面を改革していく。そのエンジンの一つがAnyForm OCRと言えそうです。

取材日:2020年7月28日

NDIソリューションズ株式会社

NDIソリューションズ株式会社

営業開始日:1981年1月
資本金:4億円
URL:https://www.ndisol.jp
事業内容:IT関連製品販売および当製品をプラット・フォームとするシステム開発と、
アプリケーション・パッケージを活用したトータル・ソリューションの提供

導入のご検討・
ご相談はこちらから

お電話でのお問い合わせはこちら

tel0120-922786

海外・携帯電話・PHSからは
03-5291-6121
平日9:00〜12:00、13:00〜17:30(弊社休業日を除く)