AI OCRとは何か。最新のOCR技術とAIを組み合わせることで何が可能になるのか気になっていませんか。
今回はAI OCRに関する基礎知識とOCRとの違い、そしてAI OCRの活用事例とメリットについて解説します。

AI OCRに関する基礎知識

AI OCRとは

その他にもAIの機械学習やディープラーニング、データが蓄積されることでビックデータとして活用できるようになるため、様々な形の紙文書を情報資産として活かすことが可能になります。

AI OCRとOCRの違い

むしろ、AI OCRとOCRの違いは現在と過去の技術との精度の違いと言えます。音声認識にも言えることですが、今までは機械では読み取ったり、聞き取ったりすることが難しい部分もありましたが、各技術の進化に伴い実務レベルで使用可能なほど精度が向上していることが違いとなる部分と言えるでしょう。

AI OCRとRPAやMAで業務効率化や自動化を

もし、既に利用しているOCRのソフトやアプリがRPAやMAによる業務効率化が難しいのであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」の利用をご検討ください。UiPathやAutoジョブ名人、Automateなどと連携可能であり、各種作業や業務の自動化や業務システムへの入力業務の効率化を実現可能ですので、自動化の推進や業務効率化にもきっと役立ちます。

AI OCRの活用事例や業務に役立つポイント

手書き文字やチェックの読み取り

様々な部分でデジタル化が進んでいる時代ではありますが、未だに手書きの文書による顧客やユーザーとのやりとりは決して少なくはありません。

また、すべてをデジタル化するためのデバイスの入れ替えやシステムの切り替えなどのコストが現実的でない場合も含めると、AI OCRによって最低でも目視によるチェックや手入力の部分を省力化することは、コストパフォーマンス的に見合う業務効率化と言えるでしょう。

FAXや名刺のペーパーレス化

本来であれば失ってしまう情報も蓄積しておけるということは、現時点では活用できなくても、将来的に役立つ情報資産が増えることにもつながります。

手入力や目視によるチェックのミスを限りなくゼロに

もちろん、顧客や取引先、ユーザーから送られてくるデータに誤りがある場合もあるため、完全にゼロにできるとは断言できませんが、大幅な削減につながるのは確かです。

また、自動化によって明らかにおかしな数字や文字列の場合は目視による再確認を促すことも可能であり、不要なエラーやミスを必要最低限監視、チェックできることも強みと言えるでしょう。

紙ベースの情報を一元化や検索、共有も簡単に実現

また、紙ベースの書類や文書の中に、ノウハウやマニュアルが含まれることも考えなければなりません。せっかくの効率的な作業手順を一部の人しか知らなかったり、紙としては明文化してあったけれど共有されていない情報はそのままでは活用できません。しかし、AI OCRによって手書きのマニュアル、またはノウハウのメモなどをデータ化できれば、最低でも現時点から未来においてマニュアルやノウハウを活用可能な状態で蓄積することが可能となります。

非定型フォーマットの帳票も読み取りできる

AI OCRであれば自動で表や項目の認識、データの紐付け、必要なデータの抽出と連携するツールへのデータの受け渡しも可能となり、顧客や取引先の環境に依らず業務を効率化できます。

また、非定型フォーマットは社内や組織内で作られた新しいフォーマットの読み取りも簡単にできるので、OCRによる業務の遅延や二度三度手間とならないようにすることも期待できます。

OCRで読み取った後の修正作業をする時代ではない

AI OCRによって文字認識の精度が上がること、またはAIの学習機能や蓄積されたデータによって精度や機能の充実が期待できることを考えると、早い段階でAI OCRに対応したソフトウェアやツールを利用した方がアドバンテージとなることは明白です。

もちろん、最初の段階に限らず全てのパターンには対応しきれない可能性はあるにせよ、AIの学習の成果、蓄積されたデータの差によって、将来的にほぼノーチェックで済むような環境を作り出すことにつながると言えます。

むしろ、今の時代はその都度、OCRで読み取った後、修正作業をする時代ではないということを理解し、早い段階で最新のOCR技術を導入しなければ、いつまで経っても目視によるチェックや手入力の作業を継続し続けねばならないことを留意しておきましょう。

OCRの必要性が感じられない場合に把握しておきたいこと

続いて、AI OCRのメリットは理解したけれど、OCRの必要性が感じられないこともあるかもしれません。実務や現場レベルでOCRを導入すべきと理解してもらうためにも、OCRの必要性を感じられない場合に把握しておきたいことについてお話します。

バックオフィスおよび事務系の作業に要する時間

まずはバックオフィスおよび事務系の作業に要する時間を計測しましょう。現状の事務処理に必要な時間を把握し、どれだけのコストや労力が発生しているのかを数値化するのが目的です。あまり難しく考えるよりも、担当者ごとにアンケートのような形で、実際に時間を計測してもらう形で把握するのがスムーズです。

バックオフィスおよび事務系の作業に必要な人員

次にバックオフィスおよび事務系の作業に必要な人員を把握しましょう。そして、現時点における人件費部分のコストを算出します。事務作業に要する時間とコストが見えてくると、バックオフィスおよび事務系の作業がどれほど膨大なものか実感できます。

バックオフィスおよび事務系の作業の一部にOCRを適用してみる

実際の時間や人件費のコストが見えた段階で、作業の一部をOCRに適用してみましょう。無料トライアルや導入テストを行うことで、具体的にどれだけの時間が削減されるのか、実際にどのような形で文字認識し、実務に反映されるのか体験できるからです。

明らかにOCRの方が時間的なコストが削減できるなら導入を検討する

実際にトライアルやテストでOCRによって時間的なコストが削減できるなら導入を前向きに検討すべきです。OCRの必要性が感じられないのは、現状維持のままで良いという視点や考え方とともに、実は導入しても時間的なコストが削減できないのではないかという思いが原因になりがちですが、テストによって効果が実感できれば導入しない手はありません。

非効率でアナログな方法に拘りすぎないように！

人力によるデータ入力は「頑張って」いるように見えます。もちろん、当の本人は頑張っていますし、それなりに疲れるのも現実です。しかし、AI OCRのように文字認識精度が高まった今の時代では、「無駄な労力」である可能性が高くなります。OCRやRPAで任せられるものは、システムや機械的な処理に任せましょう。簡単で楽にする技術を受け入れて、非効率でアナログな方法に拘り過ぎないことをおすすめします。

OCRに関するありがちな誤解はないかチェックしておこう

OCRに関するありがちな誤解があるままですと、OCRの導入に踏みきれないのも事実です。次にOCRに関する情報に誤解はないかチェックし、本当にOCRが不要か、それとも必要なのか確認するためのポイントをいくつかお話します。

一昔前であればOCRが使いづらかったのは事実

一昔前であればOCRが使いづらかったのは事実です。むしろ、使いづらかったのはOCRだけではなく、音声認識や音声による文字入力など、ほとんどの技術は事務処理の実務や現場では使えないとされてきました。しかし、今の認識技術は非常に高くなっているということを知らないままですと、古い情報からアップデートできていないことで損してしまいます。現在のOCR技術は向上していることを理解し、可能であればテストやトライアルで文字認識精度を体感することをおすすめします。

ベテランの意見や知見を鵜呑みにしていないか

ベテランの事務職の方や役職の方がいる場合、過去の経験や知識のみで話されることがあります。前項と同じように古い情報からアップデートしていないままですと、OCR技術の導入が遠のくか、遅れることになるので注意しましょう。現段階において「ベテランの意見」がOCRどころか他のIT技術の受け入れが進まない原因になっているのであれば、古い企業体質であることを自覚し、新しいものを受け入れることや情報をアップデートすることを推奨しましょう。技術でもシステムでも古いものであれば遅かったり、精度が低かったりするのは当然です。問題なのは古い情報を基準として、現在を判断してしまうことですので、OCRの精度が低いといった誤解も含めて、ベテランやその他の人の「主観」のみで判断しないことをおすすめします。

「自分でやった方が早い」という誤解が存在しないか

事務作業や事務処理に長けている方ですと「自分でやった方が早い」と考えてしまいがちです。実際に1つの作業を1回だけ行うなら早いかもしれません。しかしそれが何百件、何千件となればどうでしょう。OCRであればスキャナに帳票を差し込んでおけば、自動で読み取ってくれるので自分で作業をする必要がありません。読み込み精度が低い当時のことをいつまでも覚えていることで、これらの「楽」できることを知らないのは損であると理解しておきましょう。

バックオフィスおよび事務系の離職率や定着率はどうか

現時点におけるバックオフィスおよび事務系の離職率や定着率にも目を向けてみましょう。もし、定着しにくい、もしくはすぐに離職してしまうような状況であれば、事務処理による負担が原因である可能性が高いです。ありがちなのが、人が定着せず、人員が常に足りない、足りない状況で人が入って来る、人が入ってきたから一人辞めてしまう、という悪循環です。これらを解決するためにもOCRの導入は効果的であり、データ入力の負担を軽減することで人材が定着しやすくなります。

さらなるDXの推進や働き方改革も視野に入れておくべき

OCRはDXの推進と働き方改革の基盤になる技術でもあります。そのため、OCRに関する誤解を早い段階で正しておくことをおすすめします。そのほとんどが、古い知識や経験によるものであり、最新の技術と乖離していることが理解できれば、誤解を解くのもそう難しくありません。問題なのは誤解したまま、OCRも含めて新しい技術を受け入れないことです。むしろ、この機会にOCRの導入が進めば、必然的にDXの推進や働き方改革の前進につながります。

そもそも、変化するのは雇用する側も働く側も不安になるものですが、自分たちが楽をするため、より効率的に利益を出すためだと理解すれば、変化は怖いものではありませんし、積極的に変化すべきと考え方が変わるはずです。よりよい職場環境の構築や働きやすい環境にするためにも、ストレスや過度な負担を軽減する技術を受け入れることを前向きに検討しましょう。

AI OCR以外にペーパーレス化する方法や考え方

次にAI OCR以外にペーパーレス化する方法や考え方について解説します。

バックオフィス系業務のアウトソーシング

IT技術を用いず、バックオフィス系業務そのものをアウトソーシングする方法もあります。それなりのコストが発生するものの、確実に電子化・デジタル化できるため、「IT技術の導入および運用している余裕がない」場合に有効です。
また、一時的にアウトソーシングを利用して、人的・時間的リソースに余裕を持たせ、その上でペーパーレス化となる技術を導入・運用を行い、対応可能になったらアウトソーシングを解除するというような活用方法もあります。

FAXの電子化

FAXの電子化もペーパーレス化の技術として大変おすすめです。今でこそFAX以外の連絡手段も豊富ですが、顧客側はまだまだFAXを好む場合もあり、顧客を大事にするためにFAXを残しておくことができるのは重要と言えます。
現実問題として、完全にFAXを廃止、電話も廃止という強引な方法では、既存の顧客を失う可能性が高くなります。徐々にFAXから他の手段に変更するにせよ、まだまだ現役であるFAXを電子化で残しておくデメリットは少ないと言えるでしょう。

オンライン化やアプリ化

公式サイトやEC・モール・カートシステムなどの技術やサービスによるオンライン化もペーパーレスの仕組みとして優秀です。注文や申し込みの段階で顧客にデジタル的に入力してもらえるので労力も少なくなります。
同じく、スマートフォンやタブレットのアプリを作成するのも効果的です。いつも身近にあるデバイスにアプリをインストールしてもらうことができれば、新しい顧客の獲得だけでなく、既存の顧客の利便性向上にもつながるでしょう。

帳票が発生する最初の段階からデジタル化

何らかのデータおよび情報が発生する最初の段階からデジタル化するのもおすすめです。帳票、伝票、書類など、紙ありきの作業体制や業務の流れを根本から変えてしまうということでもあります。
例えば、中古品を買い取る実店舗において、タブレットを用いて客側に情報を入力してもらい、最終的にレシートを発行するまでは手書きすらないようなケースも既に存在しています。その他にもクレジットカードなどの利用時のサインにおいても、紙に手書きするのではなく、専用のタブレットデバイスとスタイラスペンを用いてサインするケースもあります。工夫次第で手書きさえもデジタル化できることから、紙でなければならないという思い込みを捨てることで、業務改善にもつながるでしょう。

電子決裁や電子契約の仕組みで事業活動全体のペーパーレス化

紙の帳票や書類、伝票から卒業できない理由に決裁や契約など、目視によるチェックおよび承認が必要という課題・問題があります。ハンコ文化とも共通する部分ですが、今までの企業や組織としてのあり方、デフォルトの仕組みでもあるため、なかなか変えにくいのが現状でしょう。
昨今では電子決裁や電子契約など、安全性や信頼性の高い技術もあることから、置き換えることができれば事業活動全体のペーパーレス化にもつながります。現実的にもテレワークやリモートワーク化において、電子決裁、電子契約が進むことで、さらに多種多様な働き方に対応できるのもメリットと言えるでしょう。

ペーパーレス化導入後にDX推進や働き方改革する際の流れについて

次にペーパーレス化導入後にDX推進や働き方改革を実施する際の流れについて解説します。

RPAやAIによる自動化

ペーパーレス化が端につき、実務での運用段階に入れば、次はRPAやAI、機械学習などを利用した自動化が視野に入ります。もちろん、自動化は万能ではありませから、どの部分を自動化するかは精査する必要があるのも事実です。
ただし昨今のRPAによる自動化は、デスクトップ上で人間が作業している操作のほとんどを再現、自動実行できます。使い方次第で複雑な作業をさせることもできるため、業界や業種、部門や部署によってはペーパーレス化×自動化で、年間数百時間もの労力や時間を削減できる可能性があります。どのような自動化が可能か、事前に下調べしておくと良いでしょう。

自動化以外にも効率化や最適化につながるツールやサービスの導入

ペーパーレス化によって、情報のデジタル化・電子化が進めば、デジタルデータでなら利用できるツールやサービスの利用も視野に入ります。特に効率化や最適化はデジタルデータであることが大前提なツール、サービスもあるため、今まで利用したくてもできなかった仕組みを導入できるのはメリットです。
同様に社内のコミュニケーションツールや共有など、デジタルデータだからこそ円滑かつ便利に利用できるものも増えてきます。セキュリティ性を確保しながら、さらなる効率化や最適化を導入することで、より良い職場環境の構築にもつながるでしょう。

電子帳簿保存法やe-文書法への対応も視野に

バックオフィス系の業務では、電子帳簿保存法やe-文書法に関連する帳票や書類も少なくありません。早い段階で対応を視野に入れておくことで、行政に関わる部分においても効率化や最適化がしやすくなります。
デジタル庁の創設に伴い、日本全体のDXが一段と進みやすくなる可能性もあるため、アナログなままではなく、ペーパーレス化によってデジタル化しておくことも求められます。前述したように古くアナログなやり方に拘り過ぎることなく、柔軟に新しくデジタルなやり方に変化していくことをおすすめします。

ペーパーレス化で浮いた時間やリソースを生産性のある仕事に転換

ペーパーレス化は時間や人的リソースの不足や枯渇を解決する手段でもあります。ペーパーレス化によって浮いた時間やリソースを生産性のある仕事に転換すれば、企業や組織としても利益が出やすい体質になるということです。
言い換えれば、同業他社やライバル企業において、ペーパーレス化やデジタル化が進んでいるのに、自社はまだまだアナログにとどまっている場合、時間やリソースの差によって格差が生じることにもなりかねません。商品の開発やサービスの向上など、時間と人が必要な部分に注力できるかどうかに違いが出てくることを理解しておくと、ペーパーレス化の大切さがより深くわかるようになります。

従業員満足度を向上させることも重要

一昔前であれば事務作業に追われる日々は当たり前でしたが、今ではAI OCRやRPAなどで従業員の負担を減らしつつ、時間に余裕を持たせることができます。過度な残業や有給休暇の未消化なども解決しやすくなるでしょう。
従業員自身や家族とのプライベートな時間が増えてくれば、仕事に対するモチベーションも上がりますし、何よりも長く勤めたいと考えてくれる可能性が高まります。離職率の低下と定着率の向上という形で、従業員満足度の向上も意識しておきましょう。

まとめ：AI OCRをお求めなら「AnyForm OCR」がおすすめ

AI OCRに関する知見が増えてくるにつれ、重要性や必要性が理解できるようになります。しかし、既に利用しているOCRのツールやソフトウェアでは対応していないとお悩みのこともあるでしょう。

OCRは利用しているけれど、AI OCRのような認識の精度の向上、自動化や他のツールとの連携ができずにお悩みであれば、当社の提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」の導入をおすすめします。

また、帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューションである「DEFACT」では、アウトソーシングやFAXの電子化なども取り揃えておりますので、ペーパーレスかにお悩みであればお気軽にご相談、お問い合わせください。