AI OCRに関する基礎知識

はじめにAI OCRに関する基礎知識を抑えておきましょう。

AI OCRとは

AI OCRとはOCR技術とAI技術を掛け合わせることで、帳票の読み取り精度の向上、手書きの文字列や非定型フォーマットの文書の認識を可能としたものを指します。例えば、荷物を送る際の送り状やFAXによる手書きの注文などの文書も認識可能となり、何らかの形で手入力によってデータと紐付けしなければならなかった状況が大幅に改善します。

その他にもAIの機械学習やディープラーニング、データが蓄積されることでビックデータとして活用できるようになるため、様々な形の紙文書を情報資産として活かすことが可能になります。

AI OCRとOCRの違い

AI OCRとOCRの大きな違いはAIを活用しているか否かという点とAIの学習による読み取り精度の向上に差が出てくる点です。ただし、現在のOCRツールやソフトウェアはAIが組み込まれているものも少なくないので、明確な違いと言えるかは難しいところです。

むしろ、AI OCRとOCRの違いは現在と過去の技術との精度の違いと言えます。音声認識にも言えることですが、今までは機械では読み取ったり、聞き取ったりすることが難しい部分もありましたが、各技術の進化に伴い実務レベルで使用可能なほど精度が向上していることが違いとなる部分と言えるでしょう。

AI OCRとRPAやMAで業務効率化や自動化を

AI OCRはRPAやMAのツールやソフトと組み合わせることで、さらなる業務効率化や自動化の推進を可能とします。例えば、FAXで送られてきた内容に応じて、注文なのか問い合わせなのかを判断して自動的に対応したり、担当者にデータを引き継いだりすることも難しくありません。

もし、既に利用しているOCRのソフトやアプリがRPAやMAによる業務効率化が難しいのであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」の利用をご検討ください。UiPathやAutoジョブ名人、Automateなどと連携可能であり、各種作業や業務の自動化や業務システムへの入力業務の効率化を実現可能ですので、自動化の推進や業務効率化にもきっと役立ちます。

AI OCRの活用事例や業務に役立つポイント

次にAI OCRの活用事例や実際の業務で役立つポイントをご紹介します。

手書き文字やチェックの読み取り

AI OCRは手書き文字やチェック、マークなどの読み取りの精度も向上しているので、単調になりがちな目視による確認からの手入力の作業時間の削減に役立ちます。

様々な部分でデジタル化が進んでいる時代ではありますが、未だに手書きの文書による顧客やユーザーとのやりとりは決して少なくはありません。

また、すべてをデジタル化するためのデバイスの入れ替えやシステムの切り替えなどのコストが現実的でない場合も含めると、AI OCRによって最低でも目視によるチェックや手入力の部分を省力化することは、コストパフォーマンス的に見合う業務効率化と言えるでしょう。

FAXや名刺のペーパーレス化

AI OCRはFAXや名刺の電子化、ペーパーレス化も可能とします。多少歪んだ状態でも読み込めるようになったこと、FAXを紙ベースで出力せずにデータ化も可能になったことも業務に役立ちます。そもそもFAXや名刺も含めた紙ベースの文書や書類は保管するだけでなく、破棄することも少なくありません。もちろん、企業や組織の規模にもよりますが、物理的なスペースは有限であることを考えると処理の済んだ書類や文書の破棄は必然だからです。

本来であれば失ってしまう情報も蓄積しておけるということは、現時点では活用できなくても、将来的に役立つ情報資産が増えることにもつながります。

手入力や目視によるチェックのミスを限りなくゼロに

AI OCRによって紙文書のデータ化が推進されると、手入力や目視による確認作業そのものが少なくなるため、それらのミスを限りなくゼロに近づけることができます。

もちろん、顧客や取引先、ユーザーから送られてくるデータに誤りがある場合もあるため、完全にゼロにできるとは断言できませんが、大幅な削減につながるのは確かです。

また、自動化によって明らかにおかしな数字や文字列の場合は目視による再確認を促すことも可能であり、不要なエラーやミスを必要最低限監視、チェックできることも強みと言えるでしょう。

紙ベースの情報を一元化や検索、共有も簡単に実現

AI OCRで紙ベースの情報をデータベース化、一元化できれば、紙ベースの文書では時間や手間を要してしまう検索や共有が簡単に実現されます。紙ベースの書類や文書はどれほど蓄積されてもその2点が難しいことから活用に難しさがありました。無理に活用しようとすれば人的リソースを空費させることにも繋がりかねませんでした。

また、紙ベースの書類や文書の中に、ノウハウやマニュアルが含まれることも考えなければなりません。せっかくの効率的な作業手順を一部の人しか知らなかったり、紙としては明文化してあったけれど共有されていない情報はそのままでは活用できません。しかし、AI OCRによって手書きのマニュアル、またはノウハウのメモなどをデータ化できれば、最低でも現時点から未来においてマニュアルやノウハウを活用可能な状態で蓄積することが可能となります。

非定型フォーマットの帳票も読み取りできる

AI OCRは社内や組織外の帳票の読み取りも可能であり、すなわち非定型フォーマットの帳票の読み取りも可能です。B2Bの取引においては、様々なフォーマットで送られてくることもあり、やはり目視によるチェックや手入力しなければならない項目が存在します。

AI OCRであれば自動で表や項目の認識、データの紐付け、必要なデータの抽出と連携するツールへのデータの受け渡しも可能となり、顧客や取引先の環境に依らず業務を効率化できます。

また、非定型フォーマットは社内や組織内で作られた新しいフォーマットの読み取りも簡単にできるので、OCRによる業務の遅延や二度三度手間とならないようにすることも期待できます。

OCRで読み取った後の修正作業をする時代ではない

AI OCRによって文字認識の精度が上がること、またはAIの学習機能や蓄積されたデータによって精度や機能の充実が期待できることを考えると、早い段階でAI OCRに対応したソフトウェアやツールを利用した方がアドバンテージとなることは明白です。

もちろん、最初の段階に限らず全てのパターンには対応しきれない可能性はあるにせよ、AIの学習の成果、蓄積されたデータの差によって、将来的にほぼノーチェックで済むような環境を作り出すことにつながると言えます。

むしろ、今の時代はその都度、OCRで読み取った後、修正作業をする時代ではないということを理解し、早い段階で最新のOCR技術を導入しなければ、いつまで経っても目視によるチェックや手入力の作業を継続し続けねばならないことを留意しておきましょう。

まとめ：AI OCRをお求めなら「AnyForm OCR」がおすすめ

今回はAI OCRに関する基礎知識とOCRとの違い、AI OCRの活用事例や業務で役立つポイントをご紹介しました。

AI OCRに関する知見が増えてくるにつれ、重要性や必要性が理解できるようになります。しかし、既に利用しているOCRのツールやソフトウェアでは対応していないとお悩みのこともあるでしょう。

OCRは利用しているけれど、AI OCRのような認識の精度の向上、自動化や他のツールとの連携ができずにお悩みであれば、当社の提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」をぜひともご利用ください。