株式会社SHINDO 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

株式会社SHINDO

株式会社SHINDO

RPAなしで入力業務を自動化するAI OCRを導入。
スタッフの時間や場所に囚われない新しい働き方を実現

interview 株式会社SHINDO

Date 2022 . 05. 26

株式会社SHINDOは1970年、新道繊維工業所としてテープ、リボンなどの服飾副資材メーカーとして創業した会社です。国内だけではなく海外へも販路を広げ、ショールームをパリ・ニューヨークなど6店舗、欧米・アジア・各国に14の販社を展開。服飾副資材の自社ブランドS.I.C.の品揃えは4万点以上を誇ります。繊維事業のみならずFRP(繊維強化プラスチック)用強化材などを扱う産業資材事業、OA機器・自動車エンジン電装部品などに使われるシリコーン原材料の付加加工を行うSC事業なども展開しており、服飾副資材の世界トップメーカーとして躍進を続けています。

目的

  • 必ずしも人が行う必要のない単純作業の削減
  • 業務の平準化

課題

  • 手書き文字やフォーマットが複数あり、注文書の処理が煩雑だった
  • 入力スピードや精度に経験の差があり、業務が属人化していた

効果

  • 繁忙期の業務負担軽減に成功
  • 入力業務の属人化を解消

Interviewed
インタビューをした方

山下 佳宏

システム部

森 泉美

システム部

Background
導入の背景

株式会社SHINDO インタビュー写真

働き方改革に注力。属人化と単純作業をなくしたい

リボン、テープ、ブレード、ニットなど服飾副資材の世界トップメーカーである株式会社SHINDO。経済産業省から「健康経営優良法人」(2022年)として認定を受けるなど、従業員の働きやすい環境作りに積極的に取り組んでいます。同社がOCR導入の検討を始めたのも働き方改革の一環としてのことでした。同社システム部の山下氏と、システム部の森氏にお話を伺いました。

山下氏

従来はペーパーレスFAXで読み込んだ帳票をパソコン画面に出力し、それを見ながら手打ちしていました。熟練の事務スタッフであればかなりのスピードで正確に入力できますが、新人ではそういうわけにいきません。誰がやっても同じスピードで、誤りなく入力できるシステムが欲しいと考えていました。

森氏

同時に業務改善として、必ずしも人がやらなくても良い単純作業をなくしたいという思いもありました。

手書き文字やバラバラのフォーマットに悩んでいた

取引先企業の多くが衣料品メーカーや商社である同社では、服飾副資材という業界の慣習や即日発送を強みとする企業特性上、「手書きの注文書」が多いという課題がありました。リボン、テープ、ブレード、ニットといった服飾副資材は細かい発注が頻繁に行われるケースが多く、注文書に品名・サイズ・色番を手書きしてFAXでそのまま発注するという形態がほとんど。Excel伝票やEDI*を使う企業も一定数いるものの、手書きの注文書は帳票全体のおよそ3割を占めます。癖字の読み取りに時間がかかったり、フォーマットも各社でバラバラだったりと、注文書処理の煩雑さに悩みを抱えていました。

山下氏

当初は入力作業を効率化するため、当社で用意した共通フォーマットを使って発注してもらえないか依頼しようと考えていました。しかし、これでは先方の負担を増やしてしまいます。どうしたものかと考えていた時に、OCRというツールの存在を知りました。

*EDI(電子データ交換):電子化された契約書や文書を専用回線やインターネット回線を通してやり取りすること

株式会社SHINDO インタビュー写真
株式会社SHINDO インタビュー写真

Choice
選択の理由

株式会社SHINDO インタビュー写真

RPAなしで処理を自動化。PDFで入力、CSVで出力できる

同社では手書き文字に強く、各社バラバラのフォーマットでも対応できるOCR製品を比較検討しました。候補に挙がったのは8社。そこから1社に絞るため、重視したのが「RPAがなくても処理が自動化」でき、「PDFで入力し、CSVで出力」できることでした。

山下氏

当社ではFAXで受信した帳票を電話番号ごとに所定のフォルダにPDFで保存。事務スタッフはPDFデータを見ながら基幹システムに手入力をしていました。Anyform OCRであれば一連の業務フローはそのままに、入力業務を自動化できるという点が魅力的でした。
さらに、特別な知識がなくても自社で帳票設計できますし、CSVレイアウトの自由度が高いことも助かっています。

明朗な価格システムやマスター連携機能にも魅力

山下氏

価格面がわかりやすいことも魅力的でした。他社製品だと文字数や項目数で金額が変わったり、オプションで追加金額が発生したり、結局最終的にどれくらいのコストがかかるのか見えづらい場合も多いんです。AnyformOCRの場合はライセンス購入費と年間保守費の固定額の形で契約できます。枚数の制約を受けることなく、コストが一定額になるのが良かったです。

他にも帳票に何かしらのミスがあった際、商品情報や過去の取引情報を照会できる「マスター連携機能」などもポイントとなり、最終的にAnyform OCR導入を決定しました。

Effect
導入効果

株式会社SHINDO 導入イメージ図

繁忙期でも帳票処理が苦にならない。スタッフの心にも余裕

同社では福井県の本社で、服飾資材の帳票を中心にAnyform OCRを利用しています。年間1800枚の受注伝票と年間560枚の検査報告書でAnyform OCRを利用しており、今後さらに増加する見込みです。帳票の読み取り精度も高く、手入力と比較して1帳票あたりおよそ3〜4割程度の時間短縮を実感しているといいます。

山下氏

ゴールデンウィークなど、長期休みの前には注文が集中します。人間が一気に処理しようとすると作業はもちろん、精神的にもなかなか大変なものがあります。 Anyform OCR を使えば短時間で効率的に作業が終わるため、スタッフに心の余裕ができ、非常に助かっています。
Anyform OCR導入以前は各取引先の帳票を担当する事務スタッフをそれぞれ固定していましたが、今では誰でも同じ作業ができるようになりました。ローテーションが組めるようになり、事務スタッフの自由度が増して、時間や場所に囚われない働き方ができるようになりました。

Future
今後の展開

株式会社SHINDO インタビュー写真

サステナブルに挑戦を続けていく

近年「サステナブル経営」、SDGsに配慮し、人的資産も大切にした持続可能な経営方針に舵を切る企業が増えています。欧米、アジア各国に複数の支店・ショールーム・工場をもつ同社においても、サステナブルやエシカルに配慮した商品開発にいち早く取り組んでおり、20年以上前からオーガニックコットンを使用した商品を製造販売。1970年の創業以来、同社では人を大切にするサステナブルな労働環境の構築と、新規事業への挑戦を両輪にして成長を続けてきました。

山下氏

現状維持ではなく、常に新しいチャレンジをしていきたいと思っています。そのためには業務効率を上げて、新しいチャレンジができる余白を作らなければなりません。今後も業務改善やDXには積極的に取り組んでいきたいと考えています。

株式会社SHINDO インタビュー写真
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株式会社SHINDO ロゴ

株式会社SHINDO

https://www.shindo.com/jp/

創業: 1970年2月

資本金:3,000万円

事業内容:繊維事業、産業資材事業、SC事業(シリコーン)