日置電機株式会社 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』

日置電機株式会社

製造業

効率とデータ品質が向上、
OCRでの手配ミス「ゼロ」を実現!- 日置電機株式会社

導入製品

  • AnyFrom OCR
  • AnyFrom FAX CTI

自動車や電子部品の研究から製造、維持管理まであらゆる段階で活躍し、「産業のマザーツール」とも呼ばれている電気計測器。その電気計測器に特化し、技術開発から製造・販売まで一貫して行っているのが日置電機株式会社である。「社会から必要とされる企業であり続けること」を目指して成長を続け、2015年には創業80周年を迎えた。
社内システムの電子化推進により、それまで全国の支店に分散していた受注業務を本社に集約し、受注センターを設置して効率化を実現した。今回は同社受注センター センター長の中谷様に、AnyForm OCR 導入の目的やその後の効果についてお話を伺った。

導入の背景:受注拡大に対応すべく、OCRでさらなる効率化を目指す

Q:導入の背景を教えてください。

当社の受注センターという部署が設置されたのは2013年ですが、それまでは各支店に受注業務担当者が1名、大きい拠点でも2〜3名いて、その支店で受注の手配を行う体制でした。そのため、受注担当者が休むと営業担当がその分の仕事をしたり、別の支店に処理を回したりといった対応が必要になっていました。しかし、ある時点から紙をパソコンで見る形で電子化を行い、全国の支店をネットでつなぐことで、全国の受注業務担当が全国の商品手配をできるようにしたのです。そこで受注業務を集約し、本社に受注センターを設置し、各支店では営業のフォローなど、その地域でしかできない業務をさせることにしました。

その後、会社全体の受注計画が拡大する一方で、25名いる受注センターの人員は増やさず、さらなる効率化による処理能力の向上が求められていました。また受注はFAXで受け付けているため、注文内容を基幹システムに入力する作業やそのミスが発生しており、それをなるべく抑えたいという品質面での課題もありました。そのためFAXの注文書から基幹システムへ、写真を撮るように移せる仕組みを探したことが AnyForm OCR 導入のきっかけです。

選択の理由:実例での精度検証と帳票設計機能が決め手に

Q:当社製品を選択していただいた経緯を教えてください。

AnyForm OCR は、当社の文書管理システムの運用を委託している富士ゼロックス長野さんを通じて紹介を受けました。実は今から2〜3年前になりますが、受注センターの設置後にもOCRシステム導入を検討したことがありました。しかし当時はOCRの認識率が満足いくものではなかったため、見送った経緯があります。その後も引き続き業務効率化への対策を探っている中で、ハンモックさんが新たに開発した技術でOCRの認識精度を高められそうだと伺ったため、再度検討を進めることにしたのです。

今回の導入では、顧客企業様の中でも受注量が多く、全注文書の50%前後を占める15社を対象にしました。事前に実際の注文書の画像を2社分ハンモックさんに提供し、高い読み取り精度が確認できたため、これなら大丈夫だと導入を決定いたしました。

精度以外に重視したのは、読み取り可能な帳票の種類を後から増やせるという点です。顧客の注文書は形式が変わることがありますし、当社としては今後増える新規の取引先の注文書も読み取れるようにしていきたいと考えていました。AnyForm OCR は、プログラマーではない自分たちでも帳票を設計して追加できるため、導入後にOCR比率をさらに高められるのではないかという期待を持てました。

AnyForm OCR運用の流れ 得意先 注文書 複合機 ゼロックス製 担当営業が内容を画面で確認 OCR帳票であれば 専用フォルダに保存 AnyForm OCR 注文書をOCR処理 OCR結果を OCR担当がチェック OCR結果を CSV出力

導入効果:処理工数の大幅削減と品質向上で、OCR推進の要望が強くなった

Q:実際に導入された効果はいかがですか?

日置電機株式会社

上位15社分の注文書をOCR化することで、それまで1枚の処理に3分程度かかっていたものが大幅に工数削減され、作業に余裕が生まれました。また、センターにいる25名のうち2名をOCR担当とすることで、さらなる効率化を実現しています。具体的には、OCRの注文書を受け付けたのが他の担当者だった場合に、OCR専用のフォルダーに次々と追加していけば良いようにしたのです。OCR担当の2名も業務に誇りを持って取り組んでおり、全体的にモチベーションが高まったと感じています。

また、OCR化された注文は効率が高まっただけでなく、手配ミスがゼロという驚異的な品質向上も実現しました。当社では年間24万件ほどの注文をいただいているのですが、手配ミスの件数を年間35件以下に抑えることを目標としています。OCRでは今までミスが出ていないため、その比率を高めることで目標にさらに近づけるのではないかと期待しています。

効率と品質がともに高まった結果を受け、社内からももっとOCR化を進めて欲しいという要望が強くなっています。これから私や担当者がハンモックさんから積極的に研修を受け、自前で帳票を設計して追加することでOCR比率を高めていきたいと考えています。

運用の工夫:OCR専任担当の選抜に性格を考慮し、作業効率アップ

Q:日常業務の運営において、工夫された点を教えてください。

OCRの担当は2名を専任としましたが、性格的に黙々と集中して作業できるタイプの者を選びました。画面を見ながら粛々と作業を進めるのが得意で、処理も速い人員です。それにより、作業効率と品質を高める努力を行っています。 また、通常の注文書とOCRの注文書は注文元のFAX番号で識別することで、担当以外の者でもOCRとそうでないものを素早く分別できるようになっています。これによりOCR担当者は、パソコンで AnyForm OCR にログインするだけですぐにOCRの注文書を開くことができ、作業が進めやすくなりました。

今後の展開:プログラミング不要の帳票設計で、OCR比率50%を目指す

Q:今後はどのような展開をお考えでしょうか?

注文手配の効率化だけでなく、品質も高まったため、社内ではOCR比率を100%にしたいという声もあるほどですが、年間取引件数が一定以上のお客様への対応を優先して進めたいと考えています。すでにハンモックさんのサポートを借りずに社内で設計した帳票を3社分追加していますが、今後はスキルを高めてより難しい帳票にも取り組みたいと思っています。商習慣上、今後も紙ベースの帳票はなくならないと考えていますが、OCRのような技術を活用することでなるべく自動化を図り、効率・品質ともに高めていきたいです。

取材日:2018年8月10日

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HIOKI 日置電機株式会社

日置電機株式会社

創業:1935年6月
資本金:32億9,946万円
社員数:873名(2018年6月30日現在)
URL:https://www.hioki.co.jp/jp/
事業内容:電気計測器の開発、生産、販売・サービス

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