日研フード株式会社 様の導入事例|帳票・注文書・請求書・伝票の電子データ化ツールならOCRソフトの『AnyForm OCR』
日研フード株式会社
interview 日研フード株式会社
Date 2022 . 11. 14
日研フード株式会社は1964年に創業した食品製造会社です。「天然調味料を中心とした食品事業で、世界中の人々の健康に貢献する」を企業理念として掲げ、畜肉・海産物・農産物等を抽出加工した天然調味料や、茶葉から抽出した粉末飲料、機能性素材の製造・販売・研究・開発を行っています。海外市場にも力を入れており、製造工場を中国・タイに展開しています。商品はアジア・アメリカ・オセアニア・ヨーロッパの世界約40カ国へ輸出されています。
目的
課題
効果
尾西 美和 様
業務改革本部 受注センター
カップ麺に入っているパウダーやお菓子のシーズニング、粉末緑茶など、天然調味料や粉末飲料の製造販売を行う日研フード株式会社。主な取引先は食品メーカー・外食産業・問屋などで、受注業務に手作業が多く、特に繁忙期の帳票業務が煩雑であるという課題を抱えていました。同社業務改革本部受注センターの尾西 美和氏に当時の状況を伺いました。
尾西氏
私の所属している東京受注センターでは、多い月で5,800件ほどの受注入力を行っています。FAXでのご注文が8割、残りの2割はEDI*やメールによるご注文です。以前はFAXで出力した注文書に手書きで注文コードや連絡事項を記入し、基幹システムに注文内容を1件1件手入力していました。受注業務は6人で担当しており、繁忙期だと1人あたり1日3時間程度、6名あわせると1日に約18時間もの入力時間を要していました。
受注業務の全工程を人手で行っていたため、注文コードの引き間違えや単純な入力ミスなど、ヒューマンエラーの起きやすい環境でもありました。
1日に4回ある締め時間前は、タイトな時間の中で『絶対にミスをしてはならない』というプレッシャーが担当者の大きな負担になっていました。
元々入力業務が負担になっていたところに新型コロナウイルスによる緊急事態宣言が重なり、業務負担の軽減と在宅勤務への対応を実現させる手段として、OCRが候補に上がったといいます。
*EDI(電子データ交換):電子化された契約書や文書を専用回線やインターネット回線を通してやり取りすること
OCRを扱う4社で比較検討した際、課題となったのが大量の帳票設計でした。同じ得意先でも工場によって書式が異なる場合があったため、およそ400種類もの帳票設計が必要でした。
尾西氏
帳票設計まで行ってくれる会社もありましたが、1帳票あたりの値段設定をされているケースがほとんどでした。当社ではかなりの数の帳票設計が必要ですし、今後も増えていく可能性があります。最終的にいくらコストがかかるか把握しにくく、導入は難しいと感じました。
AnyForm OCRは自分達で帳票設計をする必要がありますが、特別な知識がなくても慣れてしまえば扱いやすいです。帳票設計数の制限もなく、年間に必要な費用が明確でした。実際にデモを見せてもらった結果、1番使い勝手が良さそうだと感じ、導入に至りました。
まずは得意先3社分から運用を始め、担当者が操作に慣れてきたところで徐々に取り込み枚数を増加しました。
尾西氏
AnyForm OCRを利用するようになってから、基幹システムへの入力時間が半減し、業務負担が大幅に軽減されました。また、 AnyForm OCRのマスタ連携機能を使えばあらかじめ得意先ごとの注文コードを紐づけておけるため、マニュアルを参照しながら注文コードを確認する必要がなくなりました。コードの引き間違えや手入力による入力ミスがなくなり、ヒューマンエラーも大幅に削減されました。その分、顧客満足度にもつながっていると感じます。入力業務が効率化された分、残業時間の削減や、業務フローやマニュアルの整備など後回しにされがちだった業務に時間をとれるようになり、現場で喜ばれています。
読み取り精度にも満足しています。送信元で一度紙に印刷をしてからFAXいただいている帳票だと画像が粗くなってしまうのですが、AnyForm OCRの方で読み取り精度に自信がない場合は該当部分に色をつけて教えてくれるため、非常に助かっています。
普段から帳票設計を担当しているという尾西氏。帳票設計に関しては、AnyForm OCRを導入するまで全くの初心者でした。
尾西氏
サポートセンターのご担当者に支援いただきながら帳票設計を覚えていきました。もちろん慣れるまでは設計に時間がかかってしまうこともありますが、特別な知識は必要ありませんでした。注文書のパターンが多い会社にとって、AnyForm OCRはとても使いやすいシステムだと思います。
尾西氏
AnyForm OCRの導入をきっかけに、部署内で手作業をできるだけなくし、積極的に業務を効率化していこうという機運が高まりました。たとえば、AnyForm OCR導入時、入力データを一括で取り込めるよう基幹システムの改修を実施しました。これによって、得意先のWebシステムを通したご注文についてもCSVデータを取り出して加工し、基幹システムへ一括取込みができるようになり、手入力をしなくてよくなりました。現在は東京受注センターでのみAnyForm OCRを利用していますが、本社にある静岡受注センターでも導入予定です。
今後も受注センターの業務改善を進め、従業員が働きやすい環境を作ることで、お客様満足度の向上につなげていく考えです。
創業: 昭和39年(1964年)3月31日
資本金:1億円
事業内容:畜肉・海産物・農産物等を抽出加工した天然調味料や、茶葉から抽出した粉末飲料、機能性素材の製造・販売・研究・開発
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