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名刺管理コラム - Vol.10

名刺管理アプリ、欠かせない便利機能5選


名刺管理アプリの機能5選

外出が多い営業マンは
「出先で簡単に」あれこれ片付けたい

企業の最近の受付は、無人で、受話器を上げて相手を呼び出すタイプが増えています。しかし、受付の前で「部署はどこだっけ?」ということは少なくないでしょう。
名刺をデジタルデータ化して管理する名刺管理ツールのスマートフォン用アプリがあれば、いつでも出先で必要な名刺データを確認することができます。名刺管理アプリは一度使ったら、もう手放せない、営業マン必須のアプリです。
ただ、名刺管理アプリにも機能が多いもの、少ないもの、いろいろあります。機能や情報が多すぎても、出先で、短時間の内に、必要な情報を探したいときには邪魔になります。名刺管理アプリに欠かせない機能、これがないと出先で不便、あると格段に便利になる機能を厳選して紹介します。

名刺管理アプリに絶対ほしい機能

1. 訪問先の企業情報、アプローチ履歴確認機能

訪問するなら、少しでも濃い会話をして、相手との距離を詰め、受注に近づけたいものです。そのためには訪問前に、相手に関する情報をしっかり頭に入れて、情報武装しておく必要があります。
名刺管理アプリで見られるデータが単なる連絡先だけでは足りません。
たとえば社内の他の誰がこれまでにアプローチしたり、取引しているか、訪問先の会社に訪問相手以外に知っている相手がいるかなど、これまでの営業履歴はまず見ておきたいものの筆頭にあげられます。
ブラウザと連携して、相手先の会社のサイトがさっと開けるといった機能があれば、事前にしっかり情報を頭に入れておけます。
名刺管理アプリは、スマートフォンの小さい画面で見るため、情報の探しやすさが大切です。情報が多すぎたり、何回もクリックしないと必要な情報が見つからないと、結局、その名刺管理アプリは出先で役に立ちません。
必要最低限の情報がぱっとわかりやすく、まとまっていることも、出先での短時間での行動のためには大事な点です。


2. 営業活動の簡単報告機能

外出が多く、会社にいる時間のほうが圧倒的に短い営業マンにとって、営業日報を書くためだけに帰社するとか、出先のカフェなどでじっくり時間をかけて営業日報を書くなんて無理だと感じるでしょう。日々、細かく報告なんてできず、1週間分ためてからまとめて書いている方も少なくないでしょう。
名刺管理アプリを使い、営業日報が出先でも、選択式などで簡単に作成できたら、圧倒的に営業活動の報告が楽になると思いませんか。営業支援システムが連動した名刺管理ツールの中には、たとえば営業訪問の報告は、訪問先を選んでチェックイン、訪問目的は選択肢から選ぶだけで済むなど、営業活動を簡単に報告できる機能を持つ名刺管理アプリが用意されたものがあります。日報の項目などを自社用に、あるいは自部門用に簡単にカスタマイズできるものも存在します。
営業活動の報告が出先で簡単にできるようになれば、リアルタイムで報告できるようになり、上司にとっては部下の動きや、案件の状況を把握しやすくなります。また、同僚の動きもリアルに把握できます。


3. 現在地の情報から見る、地図連携機能

ひとつ訪問を終えて、予定外に時間が空いたときなど、現在いる場所に近い顧客がぱっと表示されたら、すきま時間などが有効利用できます。名刺管理アプリの中には、訪問先から近い顧客名を表示するだけでなく、地図とも連携して、ルート検索してくれるアプリがあります。訪問先選びは単に距離だけでは選べません。近いといっても、次の訪問先と反対方向だと不便で、多少遠くても、次の訪問先方向ならそのほうがいいという場合もあります。ルート検索と連携していれば、視覚的にわかりやすく選びやすく、さらに迷うことなくたどり着けます。


4. スマホからの名刺データ入力機能

大量の名刺の入力は、会社の専用スキャナで行うのが簡単ですが、少量の名刺なら、出先でその都度入力してしまったほうが楽だという方も多いでしょう。
多くの名刺管理アプリには、スマートフォンのカメラで名刺を撮影して入力する機能があります。ただし、スマートフォンのカメラはただでもきちんとは構えづらく、名刺に対して並行にカメラを構えて、名刺をまっすぐ撮影するというのは困難です。そのため撮影し入力した名刺画像は、しばしばゆがんでしまいます。
しかし中には、撮影した角度を読み取り、自動的に補正して、データを適切に書き換えてくれる機能を持つものがあります。名刺の入力は専任のオペレーターが人力で入力してくれる仕組みを搭載していることが多いので、きれいに撮影できるとオペレーターも読み取りやすく入力精度の向上につながります。
このように名刺管理アプリでの名刺データの入力が簡単かつ正確になれば、出先でのちょっとした空き時間を有効に使って、名刺データの入力ができるようになります。


5. スマホ紛失・盗難時のセキュリティ機能

電話からカメラ、さらには財布や名刺ケースまで兼ねるスマートフォンは本当に便利ですが、万が一落とした場合には大変なことになります。特に名刺管理アプリをスマートフォンに入れていた場合、そこから重要な顧客情報を取られたりしたら、とんでもありません。
そこで名刺管理アプリに欠かせない機能が、紛失や盗難時にも、大事な名刺データを護ることができるセキュリティ機能です。
中には、電話機を紛失したり盗難にあったりした時のためのセキュリティ機能が備わっているものがあります。たとえば、なくしたスマートフォンに電話して設定してあるパスワードを送ることで、電話機をロックする機能や、リモートでデータ削除ができる機能などです。
営業マンにとって、顧客の名刺データは重要な財産。その財産を盗られれば、単にその財産が失われるだけでなく、顧客の個人情報を流出させて多大なる迷惑をかけることになり、顧客の信頼まで失うことになります。
万が一の際のセキュリティ機能は、絶対に欠かせないものです。

まとめ

名刺管理アプリの必須の機能をご紹介しました。セキュリティ機能のようにふだんは必要ないものの、万が一に備えて絶対に欠かせない機能もあれば、営業日報の制作を容易にしてくれる機能など、なくても済むものの、一度使ったら手放せない機能もあります。
名刺管理アプリを導入する際は、これらの機能の有無をチェックして、外出が多く忙しい営業マンの営業活動をサポートしてくれるものを選んでください。

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名刺管理アプリ、欠かせない便利機能5選 - 名刺管理、営業支援ツール『HotProfile』

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